Dossier 2024-3161 - Implémentation et exploitation d’applications ressources humaines et payroll par un secrétariat social.

Description du marché

Cet appel à candidatures s'inscrit dans le cadre d'une stratégie HRIT plus large dans laquelle la BNB a défini ses objectifs et sa feuille de route en matière de HRIT. Outre le payroll, la stratégie HRIT couvre tous les domaines des ressources humaines et leur mise en oeuvre technique. Au cours des prochaines années, la BNB implémentera divers systèmes qui auront un impact ou seront influencés par l'application payroll. En d'autres termes, le futur paysage dans lequel l'application payroll envisagée se trouvera diffèrera considérablement du paysage actuel des systèmes de ressources humaines à la BNB.

L'application payroll envisagée (y compris l'enregistrement du temps de travail) devra également être en mesure de s'intégrer à un HRIS à l'avenir et les possibilités à cet égard feront également partie de l'évaluation de l'appel d'offres.

Pour soutenir la stratégie HRIT, la BNB a besoin d'une application intégrée de gestion payroll auprès d'un secrétariat social agréé (SSA). La proposition doit d’office couvrir les points ci-dessous, qui seront précisés ultérieurement dans le cahier des charges. En outre, la possibilité doit être prévue de passer à l’avenir à un HRIS qui sera le système principal de certains de ces sujets. La proposition doit comprendre au moins les éléments suivants :

• • Gestion des données organisationnelles
• • Gestion des membres et des non-membres du personnel (tels que le partenaire, les enfants et d'autres personnes) en ce qui concerne les données à caractère personnel et les données contractuelles.
• • Gestion de la direction, des régents et des censeurs, de la commission des sanctions et du commissaire du gouvernement (travailleurs indépendants)
• • Gestion des retraités et autres bénéficiaires (paiement des pensions et autres prestations sociales)
• • Gestion de l’assurance de groupe (calcul des réserves et déclaration à l'assureur)
• • Gestion des rémunérations fixes et variables et des déductions (y compris les congés et pécules de vacances).
• • L'enregistrement du temps de travail
• • La mise en oeuvre du calcul des salaires
• • Gestion de certaines activités RH telles que les formations suivies et les évaluations.
• • Rapports et déclarations (légales)
• • Flexibilité de l'application en ce qui concerne la programmation de nouvelles données, les modifications, les améliorations et la suppression de données.
• • L'accessibilité des données historiques et des aperçus.
• • La mesure dans laquelle l'application peut gérer le «sur-mesure» de la BNB.
• • Les possibilités de l'application en ce qui concerne les champs préremplis, les champs obligatoires, les champs calculés et les contrôles croisés programmés.
• • La présence d'un module d'importation
• • Audit
• • Exigences techniques du système
• • Exigences liées au service
• • Interfaces
• • Le service fourni lors de la fin de la mission

En outre, la BNB met également en avant certaines exigences générales pour l'application proposée, à savoir :

• • La solution est de type SaaS.
• • Multilinguisme (français/néerlandais) de l'ensemble de l'application.
• • Grande flexibilité dans le paramétrage avec possibilité d'intervention manuelle (y compris l'utilisation de barêmes).
• • L'utilisation de procédures automatisées (assistants) et de contrôles croisés programmés avec notifications et suggestions.
• • Le stockage de données liées à la date aux fins de la consultation et de l'utilisation des historiques (le cas échéant).
• • Reprise des données historiques pertinentes pour le calcul de toutes les personnes actuellement gérées par la BNB.
• • Haut degré d'automatisation dans l'établissement du concept de salaire (salaire de base, salaire brut , allocations familiales extra-légales, etc.) et le brutage des allocations.
• • La reprise des codes, des descriptions et de la terminologie existants dans la mesure du possible (par exemple, gestion de l'organisation basée sur 9 chiffres, ventilation des unités organisationnelles).
• • Module de rapport flexible (y compris le rapport d'audit)
• • Reconnaissance du secrétariat social car, outre la mise à disposition de l'application, des tâches doivent également être effectuées en qualité de secrétariat social.
• • Un service en néerlandais et/ou en français avec application de Service Level Agreements (SLA)
• • Un système d'autorisation flexible. L'accès aux données peut être protégé de manière granulaire afin que les informations ne soient disponibles qu'en cas de besoin.
• • Respect maximal des standards ouverts (protocoles de réseau, formats de stockage, formats de fichiers, etc.)
• • Environnement sécurisé conforme à la législation GDPR.
• • Libre accès aux données de la base de données à tout moment, même en cas de résiliation du contrat ou d'annulation des licences.

Les aperçus ci-dessus ne sont toutefois pas exhaustifs et la BNB se réserve toujours le droit de tenir compte de critères d'évaluation supplémentaires lors de l'évaluation de la solution.

Le texte complet de cet avis de marché est publié au Bulletin des Adjudications du 19/04/2024
référence : 4123cba2-c221-4606-81f0-4d89f0447896 - 01

Le candidat est prié d'introduire sa candidature (ainsi que le Document Unique de Marché Européen-DUME) via la plateforme e-Tendering: (https://www.publicprocurement.be).