L’efficacité du dispositif de LBC/FTP au sein des institutions financières est grandement tributaire de l’aptitude de leur personnel et de leurs représentants à contribuer à sa mise en œuvre. Cette aptitude dépend de leurs connaissances techniques et leur sensibilisation à l'impérieuse nécessité de prévenir les opérations de BC/FT, deux aspects auxquels il revient à l’AMLCO de veiller (voir la page « Gouvernance »).

1. La sensibilisation

L’AMLCO doit sensibiliser le personnel de son institution financière aux risques de BC/FT auxquels celle-ci est exposée, tenant compte du contexte plus général, tant national qu’international, dans lequel elle exerce ses activités, ainsi qu’aux raisons pour lesquelles il s’impose de réduire ces risques. La sensibilisation consiste ainsi à diffuser des informations générales sur le sujet de la LBC/FTP à l’attention de tous les membres du personnel. Elle peut revêtir diverses formes : lettres d’entreprise, intranet, réunions, etc. Par ce biais, le personnel est et reste informé des risques, incluant les méthodes, tendances et typologies de BC/FT, ainsi que de l’approche fondée sur les risques mise en œuvre par l’institution financière pour réduire et gérer ces risques.

2. La formation

Outre la sensibilisation de portée générale, l’AMLCO doit veiller à ce que soit dispensée une formation (théorique et pratique) en matière de LBC/FTP, destinée à faire en sorte que les personnes concernées par les risques de BC/FT soient effectivement à même de mettre en application les mesures de LBC/FTP en vigueur au sein de l’institution financière. La BNB recommande que, dans la mesure du possible, cette formation soit dispensée par l’AMLCO ou des membres de son équipe, le cas échéant, en association avec le service en charge de la formation du personnel. Dans l’hypothèse où cette tâche est néanmoins sous-traitée à un tiers, il appartient à l’AMLCO de s’assurer (i) que le sous-traitant dispose des connaissances requises en matière de LBC/FT permettant de garantir la qualité des formations à dispenser, (ii) que les conditions d’encadrement de cette sous-traitance soient fixées et respectées et (iii) que le contenu de cette formation soit adapté aux spécificités de l’institution financière concernée et que l’expérience acquise sur le terrain par l’AMLCO de cette institution dans le passé y soit correctement reflétée (cf. infra).

Lorsque l'institution financière met en place un programme de sensibilisation ou de formation développé à l'étranger, par exemple par son siège social ou sa société mère, l'AMLCO doit s'assurer que ce programme est adapté aux dispositions légales et réglementaires applicables en Belgique, et en relation avec les typologies BC/FT et les activités spécifiques de l'institution financière.

En termes de champ d’application ratione personae, la formation doit viser tous les membres du personnel (quel que soit leur statut) de l’institution financière qui sont concernés par les risques de BC/FT, ainsi que ses agents indépendants (et donc pas les courtiers) et, si l’institution financière est un établissement de monnaie électronique, ses distributeurs.

S’agissant des modalités de la formation, elles doivent être adaptées à l’organisation de l’institution financière et tenir compte de sa nature et de sa taille, ainsi que de son profil de risques de BC/FT.

Quant à l’objet de la formation à dispenser, il doit être proportionné aux risques de BC/FT auxquels peuvent être confrontées les personnes auxquelles elle est dispensée. Une distinction peut être faite à cet égard entre :

• les personnes travaillant dans la fonction compliance sous la responsabilité de l’AMLCO: la formation doit être approfondie et couvrir tous les aspects de la LBC/FTP, en vue de permettre à l’institution financière de respecter l’ensemble de ses obligations en la matière ;
• les personnes en contact avec les clients ou chargées de l’exécution de leurs opérations (préposés, agents et distributeurs): la formation doit leur permettre de détecter avec efficacité les opérations atypiques et d’en alerter l’AMLCO dans les plus brefs délais conformément aux procédures internes ;
• les personnes chargées de développer des procédures ou des outils informatiques ou autres applicables à des activités sensibles au risque de BC/FT : cette formation doit leur permettre d’y intégrer adéquatement la problématique de la LBC/FTP.

Le programme de formation peut comprendre plusieurs sessions qui, conformément à la Loi anti-blanchiment, sont définies en tenant compte des fonctions exercées par les personnes concernées et de leur exposition aux risques de BC/FT. D’une manière générale, la BNB recommande néanmoins que l’ensemble des sessions de formation couvre globalement les éléments suivants :

1. l’ensemble des obligations légales et réglementaires belges applicables à l’institution financière en matière de LBC/FTP (évaluation globale et classification des risques, évaluation individuelle des risques, obligations de vigilance, détection et analyse des opérations atypiques, déclaration de soupçons, embargos, gels des avoirs, transferts électroniques de fonds, etc.) ;
2. l’organisation interne, c’est-à-dire l’approche fondée sur les risques ainsi que les politiques, les procédures, les processus de mise en œuvre mis en place au sein de l’institution et l’existence d’une procédure de signalement interne (whistleblowing interne);
3. l’expérience acquise au sein de l’institution dans le passé et, en particulier, les cas d’opérations atypiques déjà identifiés autrefois ;
4. les évolutions récentes concernant le phénomène de BC/FT dans la pratique (typologies, facteurs de risques, etc.) ;
5. l’existence d’une procédure de signalement à la BNB (whistleblowing externe : voir l’article 11, § 1^er, alinéa 3, de la Loi anti-blanchiment).

La BNB rappelle également aux institutions financières la nécessaire actualisation de la formation en fonction de l’évolution des dispositions législatives et réglementaires et, plus largement, de tout changement ayant une incidence sur l’organisation LBC/FTP.

Concernant la fréquence des formations, celles-ci doivent être dispensées tant lors de l’engagement de nouveaux employés (formation à brève échéance après prise de fonction), que de manière continue, chaque fois qu’une actualisation est nécessaire en raison, notamment, de l’évolution des risques identifiés ou de l’organisation de l’institution financière.

La BNB recommande également de mettre en place un dispositif de suivi des formations et de vérification de leur bonne compréhension par les collaborateurs auxquelles elles ont été dispensées. A cet effet, des tests peuvent être soumis aux collaborateurs concernés à l’issue de la formation. L’institution financière doit également être en mesure de justifier à la BNB les formations suivies par les collaborateurs concernés par les risques BC/FT, les agents et les distributeurs.