Melding van vermoedens: commentaar en aanbevelingen van de NBB

Inhoud

Eén van de belangrijkste verplichtingen inzake SWG/FTP voor financiële instellingen is dat zij een vermoeden moeten melden bij de CFI zodra zij weten, vermoeden of redelijke gronden hebben om te vermoeden dat geldmiddelen, verrichtingen of een feit waarvan zij kennis hebben, verband houden met WG/FT.  Hieronder wordt een beknopte toelichting gegeven bij de gevallen waarin een vermoeden moet worden gemeld (zie punt 1), bij de praktische modaliteiten voor de overdracht van een melding aan de CFI (zie punt 2), bij de gevolgen van een melding van vermoedens (zie punt 3) en bij de interne controlemaatregelen die ter zake moeten worden ingevoerd (zie punt 4).

1. Gevallen waarin een vermoeden moet worden gemeld aan de CFI

1.1. Melding van een vermoeden van WG/FT na analyse van atypische feiten of verrichtingen

Overeenkomstig artikel 47, § 1, van de antiwitwaswet moeten de financiële instellingen bij de CFI een melding verrichten wanneer zij weten, vermoeden of redelijke gronden hebben om te vermoeden dat de volgende zaken verband houden met WG of FT:

  1. geldmiddelen die door hun cliënten worden aangehouden, ongeacht het bedrag;
  2. verrichtingen die worden uitgevoerd door hun cliënten of waartoe hun cliënten opdracht hebben gegeven; of
  3. feiten, waaronder pogingen tot verrichtingen, waarvan zij kennis hebben.

De CFI moet verplicht worden ingelicht wanneer de op de pagina “Analyse van atypische feiten en verrichtingen” beschreven analyse tot de conclusie leidt dat een atypische verrichting, de betrokken geldmiddelen of de desbetreffende atypische feiten verdacht zijn.

1.2. Andere gevallen van meldingen van vermoedens

In artikel 47, § 3, van de antiwitwaswet wordt de Koning gemachtigd om bij een in ministerraad overlegd en op advies van de CFI genomen koninklijk besluit te bepalen in welke gevallen geldmiddelen, verrichtingen en feiten in ieder geval dienen te worden gemeld aan de CFI zonder dat op basis van een analyse van de AMLCO moet kunnen worden geconcludeerd dat er een vermoeden van WG/FT is.

Evenzo wordt in artikel 54, § 1, van de antiwitwaswet de Koning gemachtigd om de verplichting tot melding aan de CFI uit te breiden tot de geldmiddelen, verrichtingen of feiten waarbij natuurlijke of rechtspersonen zijn betrokken die banden hebben met landen of gebieden waarvan de wetgeving als ontoereikend wordt erkend of waarvan wordt aangenomen dat hun gebruiken een hinderpaal vormen in de strijd tegen WG/FT, zonder dat deze geldmiddelen, verrichtingen of feiten moeten worden geanalyseerd ter staving van het vermoeden dat ze verband houden met WG/FT.

Tot op heden is er echter geen koninklijk besluit genomen dat uitvoering geeft aan deze twee bepalingen van de Wet.

De bepalingen van Europees recht die aan bepaalde landen beperkende maatregelen opleggen ter bestrijding van de proliferatie van massavernietigingswapens en de financiering ervan, voorzien ook in een rechtstreeks toepasselijke verplichting voor de financiële instellingen om hun financiële inlichtingeneenheid (FIE) – in België de CFI – onverwijld op de hoogte te brengen van gevallen waarin er redelijke gronden zijn om te vermoeden dat geldmiddelen of verrichtingen verband zouden kunnen houden met de financiering van de proliferatie van massavernietigingswapens. Momenteel zijn deze gevallen van verplichte melding aan de CFI opgenomen in artikel 23, lid 1, punten e) en f), van Verordening (EU) 2017/1509 van de Raad van 30 augustus 2017 betreffende beperkende maatregelen tegen de Democratische Volksrepubliek Korea en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 329/2007.

Voor een overzicht van en toelichting bij alle mogelijke gevallen van verplichte melding aan de CFI kunnen de financiële instellingen de Richtsnoeren van de CFI met betrekking tot de melding van informatie aan de CFI raadplegen.

2. Modaliteiten voor de overdracht van een melding aan de CFI

2.1. Territoriaal toepassingsgebied van de verplichting tot melding van vermoedens aan de CFI

De verplichting tot melding aan de CFI geldt voor alle financiële instellingen als bedoeld in artikel 5, § 1 van de antiwitwaswet, d.w.z. de financiële instellingen naar Belgisch recht en de in België gevestigde bijkantoren, alsook voor bepaalde financiële instellingen die ressorteren onder het recht van een andere lidstaat van de EER en die aan de Belgische antiwitwaswet zijn onderworpen omdat ze diensten aanbieden in België via (verbonden of onafhankelijke) agenten of via distributeurs. In dit verband wordt verwezen naar de pagina “Toepassingsgebied”.

Daarnaast wordt in paragraaf 2 van artikel 47 van de antiwitwaswet bepaald dat, wanneer de financiële instelling werkzaam is in een andere lidstaat van de EER zonder er over een vestiging te beschikken, vermoedens betreffende verrichtingen die worden uitgevoerd in het kader van het vrij verrichten van diensten en die betrekking hebben op cliënten die in die andere lidstaat zijn gevestigd, eveneens dienen te worden overgemaakt aan de CFI (als FIE van de lidstaat van herkomst / “home country”).

Wanneer een financiële instelling echter werkzaam is op het grondgebied van een andere lidstaat van de EER via een dochteronderneming, een bijkantoor of een andere vorm van vestiging (met name agenten of, in het geval van instellingen voor elektronisch geld, distributeurs die hen daar vertegenwoordigen), is deze op het grondgebied van een andere lidstaat gevestigde vestiging niet onderworpen aan de Belgische antiwitwaswet maar aan de antiwitwaswetgeving van het land van ontvangst. Verdachte feiten en verrichtingen die overeenkomstig deze wetgeving plaatselijk worden vastgesteld, moeten bijgevolg worden gemeld aan de FIE van het land van ontvangst. Noch de vestiging op het grondgebied van dat land van ontvangst, noch haar Belgische moederonderneming mogen of kunnen hun wettelijke meldingsverplichting naar behoren nakomen door deze feiten of verrichtingen te melden aan de CFI. Voor dit onderwerp zij ook verwezen naar de pagina “Toepassingsgebied” en naar de commentaar en de aanbevelingen van de Bank op de pagina “Belgische moederondernemingen” (hoofdstuk 3: Toepassing van de lokale wetgeving door in het buitenland gevestigde bijkantoren en dochterondernemingen). Deze verduidelijkingen doen geen afbreuk aan het feit dat informatie moet worden uitgewisseld binnen de groepen telkens wanneer dit noodzakelijk is (zie de pagina “Belgische moederondernemingen”, hoofdstuk 2, paragraaf 2.2.3.) of dat een Belgische vestiging rekening moet houden met de verdachte feiten of verrichtingen die worden vastgesteld door een andere entiteit van haar groep, zodat een gepaste analyse kan worden uitgevoerd van de door deze Belgische vestiging vastgestelde atypische feiten of verrichtingen die verband houden met dezelfde personen (zie de pagina “Analyse van atypische feiten en verrichtingen”, paragraaf 2.2. Verantwoordelijkheden van de AMLCO).  

2.2. Melders

Overeenkomstig artikel 49 van de antiwitwaswet moet de melding en informatieverstrekking aan de CFI in principe worden verricht door de AMLCO. De AMLCO kan deze verantwoordelijkheid echter delegeren aan leden van zijn dienst die daartoe onder zijn toezicht en zijn directe verantwoordelijkheid handelen. Daarnaast moet elke bestuurder, werknemer en vertegenwoordiger van de betrokken financiële instelling of van het bijkantoor in kwestie persoonlijk informatie verstrekken aan de CFI telkens wanneer de normale procedure via de AMLCO niet kan worden gevolgd.  Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de AMLCO niet beschikbaar is om dit zelf tijdig te doen of wanneer de personen binnen de onderworpen entiteiten betrokken lijken te zijn bij een witwasactiviteit of bij een geval van financiering van terrorisme en de informatieverstrekking via de gewone procedures zouden belemmeren.

Bij Europese financiële instellingen die in België een beroep doen op agenten of distributeurs en die voldoen aan de criteria vermeld op de pagina over de centrale contactpunten, moet de melding en informatieverstrekking aan de CFI in principe worden verricht door het aangewezen centraal contactpunt.

2.3. Modaliteiten voor de melding

In artikel 50 van de antiwitwaswet wordt verduidelijkt dat de in de artikelen 47, 48 en 66 bedoelde informatie en inlichtingen schriftelijk of op elektronische wijze moeten worden gemeld volgens de door de CFI vastgestelde modaliteiten. Deze modaliteiten zijn momenteel vervat in de Richtsnoeren van de CFI van 26 oktober 2017 met betrekking tot de melding van informatie aan de CFI. 

In de praktijk raadt de NBB de financiële instellingen aan hun vermoedens te melden via de beveiligde website ORIS, die op 1 september 2006 werd gelanceerd door de CFI.  Daartoe ontvangt de melder onder de verantwoordelijkheid van de AMLCO een of meer beveiligde toegangscodes die vervolgens intern worden verspreid zonder dat de CFI de identiteit moet kennen van de medewerker die de melding verricht. Op deze manier gebeurt de melding in naam en voor rekening van de melder. Het systeem biedt melders bovendien de mogelijkheid om een deel van het meldingsproces te automatiseren.

2.4. Inhoud van de melding

Bij de melding van een vermoeden moet ten minste de volgende informatie worden verstrekt:

  • de identificatiegegevens en professionele gegevens van de melder;
  • de identificatiegegevens van de cliënt en, in voorkomend geval, van de uiteindelijke begunstigde waarop de melding betrekking heeft alsook, indien met de cliënt een zakelijke relatie is aangeknoopt, het doel en de aard van deze relatie;
  • de beschrijving van de verrichting en de elementen van de analyse die tot de melding hebben geleid;
  • de uitvoeringstermijn als de verrichting nog niet is uitgevoerd.

De financiële instellingen zien erop toe dat ze geen onvolledige meldingen verrichten die niet toelaten de aan het vermoeden ten grondslag liggende feiten te kennen.

De beschrijving van de verrichting en de elementen van de analyse die tot de melding hebben geleid, moet de opvallende stromen bevatten en/of de belangrijkste bedragen alsook de personen die bij deze stromen betrokken zijn.

In voorkomend geval worden bij de melding van vermoedens alle andere stukken gevoegd die nuttig zijn voor de behandeling ervan door de CFI (met name bankafschriften, indien mogelijk in een formaat dat elektronisch kan worden gebruikt, documenten betreffende de opening van een rekening of de ondertekening van een verzekeringsovereenkomst, enz.).

De NBB herinnert eraan dat het essentieel is meldingen van vermoedens correct op te stellen, ongeacht de modaliteiten voor de overdracht ervan. Een duidelijke, bondige en nauwkeurige weergave van de in de melding opgenomen gegevens is erg belangrijk voor de efficiëntie van het SWG/FTP-beleid.

2.5. Tijdstip van aanhangigmaking bij de CFI

2.5.1. Beginsel van melding vóór de uitvoering van de verrichting

Overeenkomstig artikel 51 van de antiwitwaswet geldt in het algemeen dat vermoedens onmiddellijk aan de CFI moeten worden gemeld, voordat de verrichting wordt uitgevoerd, in voorkomend geval met vermelding van de termijn waarbinnen de verrichting moet worden uitgevoerd. 

In de volgende twee gevallen mag de melding echter onmiddellijk na de uitvoering van de verrichting plaatsvinden:

  • wanneer het door de aard van de verrichting niet mogelijk is de uitvoering ervan uit te stellen;
  • wanneer de vervolging van de begunstigden van de witwasactiviteit zou kunnen worden bemoeilijkt door de uitvoering van de verrichting uit te stellen.

De eerste afwijking is van toepassing wanneer de verrichting onmiddellijk plaatsheeft. Dit is bijvoorbeeld het geval voor een manuele wisselverrichting waarbij onmiddellijk deviezen worden omgewisseld, of voor een verrichting die rechtstreeks door de cliënt zelf wordt uitgevoerd zonder tussenkomst van een medewerker van de financiële instelling, bijvoorbeeld door gebruik te maken van een “home banking” toepassing of een mobiele applicatie. Deze afwijking kan ook van toepassing zijn wanneer de verrichting binnen een zeer korte termijn dient te worden uitgevoerd, wat een systematische opsporing vooraf bemoeilijkt. Dit geldt met name voor de verrichtingen van de banksector, van de sector voor beleggings- en betalingsdiensten en, meer uitzonderlijk, van de verzekeringssector, waarvoor een onmiddellijke uitvoering van de verrichtingen vereist is. De instellingen verduidelijken in hun SWG/FTP-procedures voor welke verrichtingen de melding respectievelijk voor of na de uitvoering ervan moet plaatshebben.

De tweede afwijking is ook van toepassing wanneer de vervolging van de begunstigden van een witwasactiviteit zou kunnen worden bemoeilijkt door de uitvoering van de verrichting uit te stellen. Dit zou met name het geval kunnen zijn als er redenen zijn om te vrezen dat, indien de uitvoering van de verrichting zou worden uitgesteld, de cliënt zou kunnen worden gewaarschuwd en aangemoedigd om onmiddellijk maatregelen te nemen teneinde zijn geld, waarvan wordt vermoed dat het van illegale herkomst is, te onttrekken aan de onderzoeken van de CFI of van de gerechtelijke autoriteiten.

In deze twee gevallen moeten deze afwijkingen strikt ten uitvoer worden gelegd en moet aan de CFI worden meegedeeld waarom zij niet kon worden ingelicht vóór de uitvoering van de verrichting.

2.5.2. Termijn voor melding na de uitvoering van de verrichting

Na de uitvoering van een verrichting die voldoet aan de in artikel 51 van de antiwitwaswet bepaalde voorwaarden moet de melding onmiddellijk worden overdragen aan de CFI.  Met deze bepaling wordt een snelheidsvereiste ingevoerd die iedere financiële instelling ertoe verplicht ervoor te zorgen, ongeacht haar organisatie en in elke fase van haar proces dat in voorkomend geval tot een melding leidt, dat zo snel mogelijk de nodige inspanningen worden geleverd. Zo moeten de financiële instellingen erop toezien dat zij niet meer tijd dan strikt noodzakelijk besteden aan de onderzoeken en analyse die naar aanleiding van de melding van een atypisch feit of een atypische verrichting worden uitgevoerd.

2.6. Aanvullende meldingen en verzoeken om informatie van de CFI

In artikel 48 van de antiwitwaswet wordt bepaald dat de financiële entiteiten verplicht zijn binnen de door de CFI bepaalde termijnen gevolg te geven aan de verzoeken tot bijkomende inlichtingen die zij van deze laatste ontvangen. 

Daarnaast moet iedere inlichting die de in een melding van vermoedens opgenomen elementen kunnen ontkrachten, bevestigen of wijzigen, onverwijld ter kennis van de CFI worden gebracht, ongeacht het bedrag en a fortiori wanneer de cliënt nieuwe verdachte verrichtingen uitvoert.  Wanneer na een eerste melding van vermoedens meerdere verrichtingen ter kennis van de CFI moeten worden gebracht, kan de melder deze verrichtingen om redenen van efficiëntie bundelen in één bijkomende melding die betrekking heeft op een bepaalde periode van verrichtingen die voor iedere situatie afzonderlijk wordt vastgelegd. In dat geval dient de bijkomende melding de modaliteiten voor de bundeling van de gemelde verrichtingen te bevatten. Zo kan het nodig zijn dat eenzelfde onderworpen entiteit meerdere aanvullende meldingen van vermoedens verricht als de omstandigheden dit vereisen.

3. Gevolgen van een melding van vermoedens

De voornaamste gevolgen van een melding van vermoedens aan de CFI zijn:

  1. mededelingsverbod;
  2. bescherming van de melders;
  3. verplichte individuele herbeoordeling van de WG/FT-risico’s van de cliënt; en
  4. verplichte bewaring van stukken die betrekking hebben op de uitgevoerde melding.

Voor de eerste twee gevolgen wordt verwezen naar de pagina’s “Mededelingsverbod” en “Bescherming van de melders”. 

Het derde hierboven vermelde gevolg vloeit voort uit artikel 22 van het antiwitwasreglement, waarin wordt bepaald dat, wanneer een financiële instelling met toepassing van artikel 47 van de antiwitwaswet een vermoeden meldt, ze een nieuwe individuele beoordeling uitvoert van de WG/FT-risico's overeenkomstig artikel 19, § 2, van de Wet, waarbij ze met name rekening houdt met de omstandigheid dat er in verband met de betrokken cliënt een vermoeden werd gemeld.  Op basis van deze nieuwe beoordeling en van haar cliëntacceptatiebeleid moet de financiële instelling besluiten de reeds aangegane zakelijke relatie ofwel voort te zetten, in welk geval ze waakzaamheidsmaatregelen ten uitvoer legt die zijn aangepast aan de opnieuw beoordeelde risico's, ofwel te beëindigen. De NBB vestigt de aandacht op het feit dat dit een individuele beslissing moet zijn die wordt genomen op basis van de individuele beoordeling van alle beschikbare informatie over de cliënt en de zakelijke relatie met deze laatste. Zij is van oordeel dat een principiële beslissing om de zakelijke relatie automatisch te verbreken wanneer een vermoeden is gemeld aan de CFI, niet in overeenstemming zou zijn met artikel 22 van het antiwitwasreglement, en dat deze beslissing er bovendien toe zou kunnen leiden dat de cliënt rechtstreeks en onrechtstreeks op de hoogte wordt gebracht van het feit dat over hem een vermoeden is gemeld aan de CFI.

Wat betreft het vierde gevolg worden de documenten over de door de financiële instellingen uitgevoerde verrichtingen bewaard gedurende een periode van tien jaar na de beëindiging van de betrokken zakelijke relatie.  Voor de meldingen van vermoedens geldt deze bewaarverplichting zowel voor de kopie van de melding van vermoedens en de eventueel daarbij gevoegde stukken als voor de bevestiging van ontvangst van de melding door de CFI.  Voor meer informatie hierover zij verwezen naar de pagina “Bewaring van gegevens en documenten”.

4. Interne controlemaatregelen

Van de financiële instellingen wordt verwacht dat zij periodiek en doorlopend waken over de geschiktheid van de organisatorische maatregelen die zijn ingevoerd om te voldoen aan de wettelijke verplichting om vermoedens te melden aan de CFI.  In dit verband verwacht de NBB dat de financiële instellingen in het bijzonder toezien op de termijn waarbinnen zij vermoedens melden. 

De NBB raadt de interne auditfunctie bovendien aan om bijzondere aandacht te besteden aan:

  • de geschiktheid van het door de AMLCO ten uitvoer gelegde beleid betreffende de melding van vermoedens, bijkomende meldingen en de behandeling van verzoeken tot informatie van de CFI;
  • de gepastheid van de termijnen waarbinnen vermoedens worden gemeld, teneinde te vermijden dat de financiële instelling vermoedens laattijdig meldt;
  • de naleving van de instructies van de CFI met betrekking tot de modaliteiten voor de overdracht van meldingen van verdachte verrichtingen en met betrekking tot de informatie die daarin moet worden opgenomen; en
  • de naleving van de gevolgen van de melding van een verdachte verrichting aan de CFI.