Overeenkomstig artikel 23 van het antiwitwasreglement van de NBB moeten de financiële instellingen over een toezichtssysteem beschikken waarmee zij kunnen nagaan of de bepalingen van Verordening 2015/847 zijn nageleefd.

Dit toezichtssysteem is meer bepaald bedoeld om ervoor te zorgen dat bij alle geldovermakingen die de financiële instellingen als IBDA of BDA van de begunstigde ontvangen, systematisch de volledige informatie is gevoegd die op grond van Verordening 2015/847 vereist is over de betaler en de begunstigde van de geldovermaking.

2.1. Toepassingsgebied van de verplichting om over een toezichtssysteem te beschikken

De verplichting om over een toezichtssysteem te beschikken voor geldovermakingen geldt voor de financiële instellingen die betalingsdiensten aanbieden (met name als BDA van de begunstigde of als IBDA).

2.2. Verwachtingen van de NBB met betrekking tot het toezichtssysteem

De NBB verwacht dat elke financiële instelling die als BDA van de betaler optreedt, over doeltreffende internecontrolemechanismen beschikt waarmee zij systematisch kan nagaan of bij alle geldovermakingen waarvoor zij in deze hoedanigheid optreedt, de vereiste informatie over de betaler en de begunstigde van de verrichting is gevoegd, overeenkomstig de artikelen 4 tot 6 van Verordening 2015/847. Zij verwacht dat de financiële instellingen de geldovermaking niet uitvoeren wanneer de vereiste informatie ontbreekt of onvolledig is.

Wanneer de financiële instelling optreedt als IBDA of BDA van de begunstigde, bepaalt het antiwitwasreglement van de NBB dat het systeem voor het toezicht op de ontvangen geldovermakingen:

1. betrekking moet hebben op alle rekeningen, overeenkomsten en verrichtingen van de cliënten;
2. een snelle opsporing mogelijk moet maken van eventuele inbreuken op de bepalingen van Verordening 2015/847;
3. geautomatiseerd moet zijn, behalve als de onderworpen financiële instelling kan aantonen dat dit niet vereist is gezien de aard, het aantal en het volume van de verrichtingen waarop toezicht moet worden gehouden; en
4. eerst aan een valideringsprocedure moet worden onderworpen en daarna geregeld moet worden bijgewerkt.

De NBB verwacht dat dit toezichtssysteem de financiële instelling in staat stelt alle in de voornoemde gemeenschappelijke richtsnoeren van de ESA's beschreven controles doeltreffend uit te voeren, onder de in deze richtsnoeren vastgestelde voorwaarden, zodat een waarschuwing wordt gegenereerd wanneer bij een ontvangen geldovermaking niet alle informatie is gevoegd die vereist is overeenkomstig Verordening 2015/847 en zodat de financiële instelling de vereiste maatregelen kan nemen voor het omgaan met geldovermakingen waarbij de vereiste informatie ontbreekt of onvolledig is of die zijn ingevuld met karakters of gegevens die niet toegelaten zijn.

Bovendien wordt van de financiële instelling verwacht dat zij, overeenkomstig de artikelen 8, lid 2, en 12, lid 2 van Verordening 2015/847, de NBB in kennis stelt van de gevallen waarin een BDA herhaaldelijk nalaat de vereiste informatie over de betaler of de begunstigde te verstrekken, en van de maatregelen die zij als gevolg daarvan heeft genomen. Om te beoordelen wanneer een BDA geacht moet worden “herhaaldelijk te hebben nagelaten” de vereiste informatie te verstrekken, wordt verwezen naar de kwantitatieve en kwalitatieve criteria die zijn vastgelegd in de gemeenschappelijke richtsnoeren van de ESA's (zie punt 47 e.v.). Daarin wordt ook vermeld welke informatie in voorkomend geval moet worden verstrekt aan de bevoegde toezichtautoriteiten. Deze informatie moet worden bezorgd aan het SWG/FT-toezichtsteam van de NBB via het e-mailadres [email protected]. De NBB zal vervolgens zelf de EBA hierover informeren.

2.3. Beheer van door het toezichtssysteem gegenereerde waarschuwingen

De NBB is van oordeel dat het adequate beheer, in overeenstemming met Verordening 2015/847 en met de voornoemde gemeenschappelijke richtsnoeren, van de waarschuwingen die door het hierboven bedoelde toezichtssysteem worden gegenereerd, onder de verantwoordelijkheid van de AMLCO valt.

Ter wille van de efficiëntie kunnen de interne procedures van de financiële instelling bepalen dat de operationele diensten een voorlopige analyse moeten uitvoeren van de waarschuwingen die gegenereerd worden door het systeem voor het toezicht op de geldovermakingen, om de klaarblijkelijke relevantie ervan te bevestigen. Wanneer uit deze voorlopige analyse niet geconcludeerd kan worden dat het om vals alarm gaat, moeten de betrokken verrichtingen worden voorgelegd aan de AMLCO, om te bepalen welk gevolg er aan deze waarschuwingen moet worden gegeven overeenkomstig Verordening 2015/847, de gemeenschappelijke richtsnoeren van de ESA's en de interne procedures.

Bovendien moet de AMLCO onder haar eigen verantwoordelijkheid zo spoedig mogelijk een proces opzetten voor de analyse van de waarschuwingen die gegenereerd worden door de systemen voor het toezicht op de geldovermakingen, om overeenkomstig de artikelen 9 en 13 van Verordening 2015/847 te bepalen of er dan niet vermoedens van WG/FT zijn. Voor meer informatie over deze analyse wordt verwezen naar de webpagina’s “Analyse van atypische feiten en verrichtingen” en “Melding van vermoedens”. In dit verband wordt ook verwezen naar de punten 44 tot 46 van de gemeenschappelijke richtsnoeren ter zake van de ESA’s.

Over het algemeen beveelt de NBB ook aan dat de financiële instellingen erop toezien, in overeenstemming met Verordening 2015/847, dat alle beslissingen en opvolgingsmaatregelen die worden genomen (evenals de redenen voor die beslissingen) schriftelijk worden vastgelegd.