5.2.3. Beheer van belangenconflicten binnen de groep

5:16 Conflicterende belangen op het niveau van de groep moeten worden geïdentificeerd, voorkomen of beheerd. Het kan gaan om onder andere:

  1. belangenconflicten als gevolg van het uitoefenen van activiteiten die onderling conflicten kunnen genereren;
  2. intragroeptransacties en kapitaalverdeling binnen de groep;
  3. divergerende belangen tussen de instelling die verantwoordelijk is voor de groep en dochterondernemingen, of dochterondernemingen onderling, bv. inzake de toewijzing van corporate en regulatory opportunities;
  4. groepsbeslissingen die voor de verschillende metiers die worden uitgeoefend door de verschillende dochterondernemingen een verschillende impact hebben op het beheer van hun financiële positie.

5:17 Bij de uitoefening van hun vennootschappelijke opdracht moeten de bestuurders van de dochteronderneming beschikken over passende middelen om het vennootschappelijk belang van de vennootschap in betrokkenheid met haar deelgenoten te vrijwaren. Daartoe dienen groepsinterne mechanismen te worden ingesteld die toelaten om bepaalde groepsbeslissingen of - praktijken die aanleiding zouden kunnen geven tot een belangenconflict binnen de groep te onderkennen en onder de aandacht te brengen van de bestuursorganen van de dochteronderneming en de instelling die verantwoordelijk is voor de groep. In geval van intragroepverrichtingen of -transacties die mogelijk materieel zijn voor de dochteronderneming, is het gepast een ad-hoccomité van onafhankelijke bestuurders in te stellen dat een advies uitbrengt dat door het wettelijk bestuursorgaan van de dochteronderneming in overweging moet worden genomen, over het belang van de dochteronderneming in de context van dergelijke intragroepverrichtingen of -transacties.

5:18 Afhankelijk van het bestuursmodel dat de groep hanteert, moeten deze interne mechanismen ook steunen op bijvoorbeeld een robuuste toezichtsfunctie binnen het wettelijk bestuursorgaan van de dochteronderneming, de aanwezigheid in de beleidsbepalende organen van de dochteronderneming van bestuurders die onafhankelijk zijn van de instelling die verantwoordelijk is voor de groep of subgroep, of het bestaan van doeltreffende onafhankelijke controlefuncties binnen de dochteronderneming.