Validierungsbericht und Fehler

Durch den Validierungsbericht wissen die Hinterleger, ob ihr Jahresabschluss Fehler und/oder Warnungen enthält.

Die drei möglichen Optionen sind:

  • Grün: keine Fehler oder Warnungen. Alles ist in Ordnung;
  • Orange: Bei Warnungen erscheint ein Warntext. Trotz dieser Warnungen ist die Einreichung weiterhin möglich;
  • Rot: erscheint im Falle von Fehlern. Ein Hinterlegungsformular, das Fehler enthält, kann nicht eingereicht werden.

 WEITERE INFORMATIONEN Eine Übersicht über alle möglichen Fehler ist in diesem Dokument (verfügbar in Niederländisch und Französisch) beschrieben.

Abgelehnter Jahresabschluss

Wenn die Hinterlegung des Jahresabschlusses abgelehnt wurde, wird/werden der/die Ablehnungsgrund/-gründe immer im Validierungsbericht im Persönlichen Bereich des Hinterlegers angegeben. Der Status lautet dann „nach Prüfung abgelehnt“. Auch die Bemerkungen des Mitarbeiters der Bilanzzentrale und der/die Ablehnungsgrund/-gründe werden in jedem Fall angegeben.

Ihr Jahresabschluss kann auch abgelehnt werden, wenn die Zahlung nicht korrekt oder nicht rechtzeitig erfolgt ist. Der Status lautet dann „Wegen Nichtzahlung abgelehnt“.

In Kürze

Häufige Ablehnungsgründe

1. Die Jahresabschlussdatei erfüllt die technischen und/oder formalen Anforderungen nicht

Jede Jahresabschlussdatei muss einer Reihe technischer und formaler Anforderungen entsprechen, bevor sie als gültige Datei angenommen werden kann. Diese Kontrollen erfolgen in den meisten Fällen vollkommen automatisch. In einer begrenzten Anzahl von Fällen ist das Eingreifen eines Mitarbeiters der Bilanzzentrale erforderlich.

Automatische Validierung

Alle Jahresabschlussdateien durchlaufen eine automatische Validierung. Wie eine über das Internet hinterlegte Datei kontrolliert wird, hängt von dem Dateiformat ab, in dem der Jahresabschluss aufgestellt wurde und ob es sich um ein Standard- oder ein spezifisches Modell handelt:

  • bei XBRL-Dateien wird in dieser Phase an der hochgeladenen Jahresabschlussdatei immer Folgendes geprüft:
    • erfüllt die Struktur und technischen Voraussetzungen;
    • erfüllt alle rechtlich vorgeschriebenen rechnerischen und logischen Kontrollen des Inhalts;
    • enthält die korrekten kennzeichnenden Daten (wie Rechtsstellung) der juristischen Person, deren Jahresabschluss hinterlegt wird;
    • enthält korrekte Angaben zum Geschäftsjahr, für das der Jahresabschluss aufgestellt wurde.
  • bei PDF-Dateien wird in dieser Phase an der hochgeladenen Jahresabrechnungsdatei immer Folgendes geprüft:
    • erfüllt die technischen Voraussetzungen;
    • enthält dieselbe Unternehmensnummer wie die Unternehmensnummer der juristischen Person, die durch den Hinterleger ausgewählt wurde;
    • erfüllt für die Standardmodelle alle rechtlich vorgeschriebenen rechnerischen und logischen Kontrollen des Inhalts;
    • enthält die korrekten kennzeichnenden Daten (wie Rechtsstellung) der juristischen Person, deren Jahresabschluss hinterlegt wird;
    • enthält korrekte Angaben zum Geschäftsjahr, für das der Jahresabschluss aufgestellt wurde.

Bei der automatischen Validierung erhalten Sie sofort eine Nachricht von der Filing-Anwendung, wenn es ein Problem bei einer der oben angegebenen Kontrollen gibt. Die am häufigsten auftretenden Probleme sind dann:

  • „Unable to locate the following schema reference: http ://www .nbb.be/be/fr/pfs/ci/xxx-2020-02-01.xsd das bedeutet, dass Sie Ihre Jahresabschlussdatei mit einer veralteten Software erstellt haben; Sie sollten eine neue Datei mit einer neuen Version Ihres Buchhaltungspakets erstellen (dafür müssen Sie Ihren Software-Provider kontaktieren), oder die Datei mit der aktuellen Version von Filing erstellen.
  • Die PDF-Datei enthält Ebenen (layers) oder Kommentare (comments). Deren Verwendung ist jedoch verboten (siehe Protokoll für die elektronische Hinterlegung von Jahresabschlüssen und konsolidierten Jahresabschlüssen in Form einer PDF-Datei).
    Dies kann durch erneutes Drucken des Dokuments in PDF gelöst werden (oder durch Drucken und Scannen, falls erforderlich).

Visuelle Prüfung

Eine Jahresabschlussdatei wird nur visuell kontrolliert, wenn:

  • die Anwendung FILING bei der Validierung einer XBRL-Datei bestimmte Elemente feststellt, die eine Entscheidung von Ihnen oder von einem Mitarbeiter der Bilanzzentrale verlangen;
  • Sie eine PDF-Datei hochladen oder eine XBRL-Datei, die bestimmte Elemente in Form einer PDF-Datei enthält; neben der automatischen Validierung der Datei ist eine ergänzende Prüfung durch einen Mitarbeiter der Bilanzzentrale erforderlich.

Bei der visuellen Prüfung sind die am häufigsten vorkommenden Ablehnungsgründe:

  • „Unzureichender Kontrast, zu kleine Zeichen, Lesbarkeitsprobleme“: Oft geht es hier um Jahresabschlüsse, die in sehr kleinen Zeichen geschrieben sind oder mit einem Drucker ausgedruckt (und danach eingescannt) wurden, dessen Tintenpatronen beinahe leer waren.
  • „Der Jahresabschluss entspricht nicht dem geltenden Standardformular“: Meistens geht es hier um Jahresabschlüsse, in denen die Finanzdaten, die in ganzen Zahlen ohne Dezimalstellen ausgedrückt werden müssen, in Beträgen mit Dezimalstellen angegeben sind, oder um Jahresabschlüsse, die ein veraltetes Modell der Sozialbilanz enthalten.
  • „Fehlende oder inkohärente Daten (Beginn/Abschluss/Generalversammlung)“: Die häufigsten Fehler bestehen darin, dass das Datum der Generalversammlung nicht an der richtigen Stelle angegeben wird, die Generalversammlung noch nicht stattgefunden hat oder die Generalversammlung vor Abschluss des Geschäftsjahrs stattgefunden hat.
  • „Die erste Seite fehlt oder ist nicht konform“: Unternehmen mit einem spezifischen Modell sollten ein spezifisches Deckblatt für ein vollständiges Modell oder (in begrenzten Fällen) ein spezifisches Deckblatt für ein verkürztes Modell verwenden, mit einem angepassten Code für jede Art von Unternehmen, wie z. B.: Kreditinstitute, Investmentgesellschaften und Verwaltungsgesellschaften von Organismen für gemeinsame Anlagen
    (Voll-ig, Verk-ig), Versicherungsgesellschaften (Voll-ver, Verk-ver), Verwertungsgesellschaften von Urheberrechten (Voll-AUT) und andere (Ausnahmefälle) (Voll-A, Verk-A), sofern auf dem Deckblatt die Rechts- oder Verwaltungsgrundlage angegeben ist, die die Verwendung eines bestimmten Modells rechtfertigt. Vereinigungen und Stiftungen, die ein abweichendes Schema hinterlegen, sollten diesem ebenfalls ein besonderes Deckblatt vorangestellt haben.
  • „Der Jahresabschluss ist nicht in einer einzigen Sprache verfasst“: Dieser Ablehnungsgrund wird häufig für Jahresabschlüsse angegeben, bei denen die Sprache der Bilanz und Ergebnisrechnung eine andere ist, als diejenige, die für die Dokumente verwendet wird, die zusammen mit dem Jahresabschluss hinterlegt werden müssen, wie der Bericht der Kommissare oder der Geschäftsbericht; übernommene Fachbegriffe aus einer anderen Sprache wie Cash Flow, Human Resources oder Public Relations Manager sind jedoch zulässig.
  • „Die eingereichten Informationen stimmen nicht mit der PDF-Datei überein“: Meistens geht es hier um das Anfangs- und/oder Enddatum des Geschäftsjahres: die Daten auf der ersten Seite des Jahresabschlusses stimmen nicht mit den in der Anwendung Filing eingereichten Daten überein, oder weil ein identischer Jahresabschluss auf Zahlung wartet.
  • „Dieser Jahresabschluss wurde bereits früher eingereicht“: Jahresabschlussdateien werden häufig ausgehend von einer Jahresabschlussdatei eines früheren Geschäftsjahres aufgestellt; manchmal wird dann versehentlich nicht die überarbeitete Jahresabschlussdatei, sondern die Jahresabschlussdatei des Vorjahres hinterlegt.

2. Die Hinterlegungskosten werden nicht oder nur teilweise bezahlt

Wurden die automatische Validierung und die visuelle Kontrolle erfolgreich bestanden, erhält die Hinterlegung den Status „Bereit zur Zahlung“. Die geschuldeten Hinterlegungskosten können dann per Debitkarte, Bancontact, Kreditkarte oder Banküberweisung bezahlt werden. In der Anwendung Filing ist es möglich, sich für die Zahlung durch Dritte zu entscheiden, sofern die E-Mail-Adresse des Empfängers angegeben wird, der dann einen Zahlungslink per E-Mail erhält.

Ein hinterlegter Jahresabschluss wird automatisch abgewiesen, wenn die Hinterlegungskosten nicht spätestens sechs Arbeitstage nach der Erteilung des Status „Bereit zur Zahlung“ eingegangen sind. Die Nichtbezahlung oder teilweise Bezahlung ist dabei häufig auf Folgendes zurückzuführen:

  • Die Hinterlegungskosten wurden erst am sechsten Arbeitstag vom Hinterleger überwiesen (wobei der Zahlungsdienstleister CCV im Auftrag der Nationalbank den Betrag erst am siebten Arbeitstag oder noch später erhält), wobei die Hinterlegungskosten spätestens am sechsten Arbeitstag beim Zahlungsdienstleister CCV eingehen müssen; um Missverständnissen vorzugreifen, bitten wir Sie nachdrücklich darum, die Überweisung der geschuldeten Kosten unverzüglich vorzunehmen;
  • Der Zahlungsdienstleister CCV erhält einen falschen Betrag: Dies geschieht nicht selten bei Sammelhinterlegungen, wenn die Hinterlegungskosten von mehreren Bankkonten mit derselben strukturierten Mitteilung überwiesen werden.

Schließlich wird der Hinterleger per E-Mail über die Ablehnung wegen Nicht- oder Teilzahlung der Hinterlegungskosten und über das Verfahren zur erneuten Einreichung des abgelehnten Jahresabschlusses informiert. Dazu muss der Hinterleger jedoch eine korrekte E-Mail-Adresse in der Rubrik „Mein Profil“ der FILING-Anwendung angeben.

3. Für die Zahlung der Hinterlegungskosten wird eine falsch strukturierte Mitteilung verwendet

Im Falle einer Zahlung per Banküberweisung wird nur die korrekt strukturierte Mitteilung akzeptiert, die mit der Hinterlegung nach der Zahlungsauslösung verbunden ist. Dies erfordert die obligatorische Angabe der Zahlungsart „Überweisung“. Eine strukturierte Mitteilung ist wie folgt aufgebaut +++ 012/3456/78910 +++.

Verwenden Sie also WEDER die L-Referenz des Zahlungsantrags oder des Zahlungsauftrags (z. B.: L221222120931602CB8D6B58.1), die bei der Zahlungsauslösung erstellt wurde, NOCH Ihre CCV-Referenz (z. B.: d018ac14-7612-11ed-a7f8-c14b249a6cff).

4. Der Jahresabschluss wird vom Hinterleger selbst gelöscht

Der Hinterleger kann den Jahresabschluss selbst löschen. Diese Option ist verfügbar, solange die Zahlung der Hinterlegungskosten noch nicht erfolgt ist. Gegebenenfalls muss der Hinterleger den Hinterlegungsvorgang vollständig neu beginnen, wodurch sich das offizielle Hinterlegungsdatum ändert (mit möglichen Folgen für den angewendeten Tarif).