Der hinterlegende Dritte ist von seinem Kunden bevollmächtigt, als Beauftragter aufzutreten und Jahresabschlüsse bei der Belgischen Nationalbank zu hinterlegen.

Wenn der hinterlegende Dritte einen Jahresabschluss seines Kunden hinterlegt und die dafür fälligen Kosten zahlt, geht es hier buchhaltungstechnisch gesehen um von Dritten getragene Kosten. Gemäß Empfehlung Nr. 105/2 der Kommission für Rechnungslegungsstandards (CBN) werden die Kosten, die von einem im Auftrag Handelnden auf Rechnung eines Dritten (Auftraggeber, in diesem Fall die juristische Person, deren Jahresabschluss hinterlegt wird) getragen werden, ausschließlich als Kosten des Auftraggebers betrachtet; deshalb ist es Sache des Auftraggebers, diese Kosten als solche und gemäß ihrer Art in seine eigene Buchhaltung aufzunehmen. Der hinterlegende Dritte darf diese Ausgaben nicht als Kosten verbuchen, sondern muss den „Vorschuss“ auf der Aktivseite seiner Bilanz als Forderung gegenüber seinem Kunden-Auftraggeber ausweisen. Er kann den vorgelegten Betrag von seinem Kunden-Auftraggeber wiedererlangen, indem er ihm die Rechnung über die Kosten für die Erstellung des Jahresabschlusses vorlegt und darin die vorgelegten Hinterlegungskosten gesondert ausweist.

Eine Kopie des „Hinterlegungsvermerks des Jahresabschlusses“ wird zusätzlich per E-Mail an den Hinterleger geschickt, vorausgesetzt, dass die E-Mail-Adresse des Hinterlegers in den Kontaktdaten des „Profils“ des Hinterlegers in der Anwendung Filing korrekt angegeben wurde.

Ein hinterlegender Dritte kann bei der Belgischen Nationalbank kein Duplikat des „Hinterlegungsvermerks des Jahresabschlusses“ von einem seiner Kunden erhalten.