Nouveaux établissements : commentaires et recommandations
Tout établissement introduisant auprès de la BNB une demande d’agrément qui, une fois celui-ci obtenu, l’assujettira également à la Loi anti-blanchiment et, plus précisément, au contrôle LBC/FTP de la BNB, est tenu de faire parvenir à la BNB les documents et informations suivants en accompagnement du dossier d’agrément et ce au moins deux mois avant le début des activités commerciales en Belgique :
- des informations concernant l’évaluation globale des risques (ou « business-wide risk assessment » telle qu’exigée par l’article 16 de la Loi anti-blanchiment) permettant d’identifier et de gérer de manière appropriée les risques inhérents en matière de BC/FT auxquels l’établissement financier sera exposé en Belgique ou permettant, le cas échéant, de les limiter. La page « Reporting des institutions financières » précise le contenu et la forme attendus du reporting en question ;
- l’organisation mise en place au sein de l’établissement (notamment quant au fonctionnement du modèle en 3 lignes de défense, aux liens hiérarchiques ou encore aux lignes de reporting) pour les aspects LBC/FTP ;
- les politiques et procédures LBC/FTP conformes aux exigences locales qui seront applicables aux activités déployées en Belgique (voir la page « Politiques, procédures, processus et mesures de contrôle interne»), en ce compris les différents SLAs qui pourraient être conclus en cas d’externalisation de tâches relatives à la LBC/FT (voir la page « Exécution des obligations par des tiers ») ;
- les informations nécessaires relatives à la personne qui est désignée haut dirigeant responsable de la LBC/FTP et à la personne qui est désignée « AMLCO » (voir la page « Gouvernance »). Ces informations devront inclure, au minimum :
- le curriculum vitae des personnes susvisées ;
- un organigramme indiquant la position des fonctions susvisées au sein de l'institution financière et représentant leurs liens hiérarchiques et fonctionnels ;
- si le haut dirigeant responsable de la LBC/FTP cumule cette fonction avec une autre fonction susceptible de générer, dans son chef, un risque de conflits d'intérêts, une description des mesures mises en place par l'institution financière pour en prévenir la matérialisation ;
- si l'AMLCO exerce d'autres fonctions ou effectue d'autres tâches au sein de l'institution financière ou au sein du groupe auquel elle appartient, une estimation du temps effectivement consacré aux tâches de LBC/FTP et une évaluation des conflits d'intérêts potentiels que ce cumul de fonctions ou de tâches pourrait engendrer ;
- en cas de fusion éventuelle des fonctions respectives de haut dirigeant responsable de la LBC/FTP et d’AMLCO dans le chef d’une seule personne, la justification de l’application du principe de proportionnalité ;
- le planning du lancement des activités en Belgique ainsi que des informations sur le modèle d’entreprise et le volume d’activités envisagés.
Lorsque le projet inclut la création concomitante ou à bref délai de filiales, de succursales ou d’autres formes d’établissements dans d’autres Etats membres de l’EEE ou dans des pays tiers, le dossier doit également inclure les politiques et procédures au niveau du groupe, y compris le processus d’évaluation par ces entités du groupe des risques auxquels elles sont exposées, ainsi que la description des modalités de contrôle par l’établissement belge du respect de ces politiques et procédures par ses filiales, succursales ou autres formes d’établissement (voir la page « Maisons-mères belges »).
Les établissements financiers relevant du droit d’un autre Etat membre de l’EEE ou d’un pays tiers qui entreprennent les démarches en vue d’établir en Belgique une filiale ou succursale, doivent quant à eux fournir la preuve de la vérification que la politique LBC/FTP définie au niveau du groupe et applicable dans la filiale ou succursale est bien conforme aux obligations légales et réglementaires belges (voir la page « Filiales et succursales belges »). La BNB estime par ailleurs que l’AMLCO d’une succursale en Belgique devrait être désigné parmi les employés qui sont physiquement localisés dans la succursale concernée (voir au point 2.2.2. de la page « Gouvernance » et au point 3. de la page « Filiales et succursales belges »).
Enfin, il est renvoyé vers la page « Points de contacts centraux » pour les institutions financières qui relèvent du droit d’un autre pays de l’EEE ou d’un pays tiers et qui sont établies sur le territoire belge sous une autre forme qu’une succursale ou une filiale pour y proposer des services ou produits financiers.