4.2.1. Cadre organisationnel et structure

Cadre légal et réglementaire :

  1. Loi de contrôle des sociétés de bourse : Art. 17
  2. Règlement BNB :
    • Règlement du 19 mai 2015 concernant le contrôle interne et la fonction d’audit interne
  3. Circulaires thématiques BNB pertinentes :
  4. Documents de référence internationaux :
    • Orientations EBA/GL/2021/14 en matière de gouvernance interne => §§ 61 à 84

4.2.1.1 Cadre organisationnel

4:87 L’organe légal d’administration met en place et garantit une structure organisationnelle et opérationnelle appropriée et transparente pour la société. Ceci implique notamment que les rapports hiérarchiques et la répartition des responsabilités soient clairs, bien définis, cohérents et dûment documentés.  Il est renvoyé aux §§ 61 à 64 des orientations EBA/GL/2021/14 pour plus d’informations à ce sujet.

4.2.1.2. Processus de décision, lignes de reporting et répartition des tâches

4:88 La société est dotée d’un processus de prise de décisions clair, transparent et documenté et prévoit une répartition claire des responsabilités et des rapports hiérarchiques au sein de son cadre de contrôle interne, y compris ses lignes d’activité, unités internes et fonctions de contrôle indépendantes.

4:89 Les lignes de reporting seront clairement définies. Le reporting interne sera adapté à la nature, à la taille, à la complexité et au profil de risque de la société, et couvrira toutes les activités de la société.

4:90 Lorsqu’ils mettent en œuvre le cadre de contrôle interne, les sociétés prévoient une séparation appropriée des attributions, par exemple en confiant à des personnes différentes les activités en conflit ou en confiant à des personnes différentes les responsabilités en matière de surveillance et de déclaration, et en mettant en place des barrières (chinese walls) pour empêcher la communication de certaines information (par exemple par le cloisonnement physique de certains services).

4.2.1.3. Organisation administrative et comptable

4:91 La société doit disposer d’une organisation administrative et comptable adéquate, impliquant notamment un système de contrôle procurant un degré de certitude raisonnable quant à la fiabilité du processus de reporting financier.

4:92 Sous le contrôle de l’organe légal d’administration, la direction effective ou, le cas échéant, le comité de direction prend les mesures nécessaires pour que la société dispose d'un reporting financier et prudentiel fiable.

4.2.1.4. Connaissance de la structure opérationnelle / « Know your structure »

4:93 Les administrateurs appréhendent bien la structure juridique et opérationnelle et les activités de la société, y compris en ce qui concerne les risques liés aux services et produits proposés. Ils doivent s'assurer que cette structure et ces activités sont compatible avec les stratégies économiques, en matière de risque et d’appétit pour le risque qui ont été adoptées. Les fonctions d'encadrement (secrétaire général, affaires juridiques, personnel, communication) et les fonctions de contrôle indépendantes reçoivent toutes les informations spécifiques dont elles ont besoin pour assumer correctement leurs tâches respectives.

4:94 Les sociétés qui font partie d'un groupe doivent pouvoir informer la BNB quant à la structure du groupe dont elles font partie, y compris en ce qui concerne les mécanismes de pilotage et de contrôle du groupe qui leur sont applicables. Lorsqu'une société constitue un grand nombre d'entités juridiques au sein de son groupe, leur nombre, et en particulier les interconnexions et les transactions entre elles, ne peuvent constituer un obstacle pour la bonne gouvernance ou la gestion et le contrôle efficaces des risques du groupe.

4:95 Pour plus d’informations, il est renvoyé aux §§ 65 à 69 des orientations EBA/GL/2021/14.

4.2.1.5. Structures complexes et activités non conventionnelles ou non-transparentes

4:96 Les sociétés peuvent développer une activité transfrontalière. La décision de développer des activités dans des juridictions étrangères est dictée par une série de facteurs et de circonstances qui peuvent être liés à des objectifs stratégiques, commerciaux ou financiers légitimes. Les structures ou activités étrangères complexes, notamment dans des centres financiers off‑shore ou des juridictions dénuées de transparence, peuvent toutefois entraîner des risques financiers, juridiques et/ou de réputation et à ce titre ne pas répondre à des exigences prudentielles.

4:97 Il est renvoyé aux §§ 70 à 76 des orientations EBA/GL/2021/14 pour plus d’informations à ce sujet. Par ailleurs, il est aussi renvoyé à la règlementation relative aux mécanismes particuliers et à la prévention en matière fiscale qui a été récemment revue (cf. notamment l’article 17, §2 de la loi de contrôle des sociétés de bourse et les circulaires NBB_2021_17 du 6 juillet 2021 concernant la politique de prévention en matière fiscale et NBB_2021_16 du 6 juillet 2021 relative aux mécanismes particuliers).