2.5 Évaluation d’aptitude par l’entreprise

2:120 L'évaluation d'aptitude individuelle et collective a lieu avant la prise de fonction et ensuite pendant l’exercice de la fonction, sur une base régulière.

2.5.1 Évaluation avant la prise de fonction

2:121 Avant de nommer un candidat, l'établissement réalise une enquête de « due diligence » dont le niveau concret dépend de la fonction envisagée. Le présent manuel ainsi que les orientations EBA/GL/2021/06 et le guide MSU contiennent des recommandations et des lignes directrices concrètes que l'établissement peut utiliser pour évaluer l’aptitude d’une personne.

2:122 Quand l’établissement a terminé l'enquête et souhaite retenir la candidature de la personne pour la fonction concernée, il est recommandé de consigner par écrit cette décision de sélection interne. La décision devrait non seulement contenir la décision de sélection mais aussi les considérations à la base de cette décision (motivation quant à l’aptitude individuelle et le cas échéant collective). Le cas échéant, on y mentionne également les accords qui ont été pris pour améliorer l'expertise de la personne concernée sur certains points. 

2:123 Une politique d’aptitude bien documentée par l’établissement, des profils de fonction rédigés avec soin et des décisions motivées en matière de sélection sont nécessaires pour l'évaluation d'aptitude réalisée par la suite par l’autorité de contrôle.

2.5.2 Réévaluation pendant l'exercice d'une fonction

2:124 Le critère d'aptitude revêt un caractère permanent: conformément à l'article 19 de la loi bancaire, les personnes visées doivent disposer en permanence de l’expertise adéquate et de l’honorabilité professionnelle.

1) Réévaluation périodique

2:125 L’établissement doit évaluer périodiquement l’aptitude individuelle et collective des personnes soumises au contrôle d’aptitude. Plus pécisément, l’article 31 de la loi bancaire prévoit que le comité de nomination doit évaluer, à tout le moins une fois par an, d’une part, la structure, la taille, la composition et les performances de l’organe légal d’administration et, d’autre part, les connaissances, les compétences, l’expérience, et le degré d’implication (notamment l’assiduité) des membres individuels de l’organe légal d’administration, ainsi que de l’organe légal d’administration pris dans son ensemble.

2) Réévaluation sur la base d’événements spécifiques

2:126 A chaque fois que l’établissement est informé d’un événement susceptible d’avoir une influence sur l’évaluation d’aptitude individuelle d’une personne soumise au contrôle de l’aptitude ou sur l’évaluation d’aptitude collective d’un organe de décision[1], il doit analyser l’opportunité de procéder à une réévaluation formelle eu égard à l’incidence de cet événement sur l’aptitude de la personne concernée et consigner par écrit les considérations prises en compte. Si l’établissement conclut qu’une réévaluation ad hoc est nécessaire, il doiten informer immédiatement l’autorité de contrôle.

§1. Evénements spécifiques devant entraîner une réévaluation de l’aptitude individuelle

2:127 Conformément aux orientations EBA/GL/2021/06, une réévaluation de l’aptitude individuelle d’un administrateur, dirigeant effectif ou responsable de fonction de contrôle doit être au moins effectuée dans les cas suivants:

  1. lorsqu’il existe des préoccupations quant à l’aptitude des membres de l’organe légal d’administration, des dirigeants effectifs et responsables de fonctions de contrôle concernés;
  2. en cas de nouveaux éléments ayant une incidence significative sur la réputation de la personne;
  3. lorsqu’il existe des motifs raisonnables de soupçonner qu’une opération ou une tentative de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme a eu lieu ou est en cours, ou lorsqu’il existe un risque accru de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme en rapport avec cet établissement, et en particulier dans les situations où l’établissement:
    1. n’a pas mis en œuvre des contrôles internes ou des mécanismes de surveillance appropriés afin de suivre et d’atténuer les risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme (par exemple, les risques constatés à la suite de contrôles sur place ou sur pièces);
    2. a commis un manquement avéré à ses obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme dans son pays d’origine ou à l’étranger; ou
    3. a sensiblement modifié son activité économique ou son modèle d’entreprise d’une manière qui laisse penser que son exposition au risque de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme a considérablement augmenté;
  4. à la suite de tout événement susceptible d’affecter de manière significative l’aptitude de la personne.

2:128 Le guide MSU reprend également une liste non-exhasutive de « nouveaux éléments » devant conduire à une réévaluation de l’aptitude individuelle.

§2. Evénements spécifiques devant entraîner une réévaluation de l’aptitude collective

2:129 Conformément aux orientations EBA/GL/2021/06, les établissements doivent réévaluer l’aptitude collective des organes décisionnels au moins dans les cas suivants:

  1. en cas de changement significatif dans le modèle d’entreprise, l’appétit au risque ou la stratégie en matière de risque ou la structure de l’établissement au niveau individuel ou du groupe;
  2. en cas de changements significatifs dans la composition de l’organe (par exemple lorsque de nouveaux membres sont nommés notamment à la suite d’une acquisition directe ou indirecte ou d’une augmentation d’une participation qualifiée dans l’établissement ou lorsque les membres sont reconduits dans leurs fonctions, si les exigences des fonctions ont changé ou si les membres sont nommés à une fonction différente au sein de l’organe);
  3. dans le cadre du réexamen des dispositifs de gouvernance interne par l’organe légal d’administration;
  4. lorsqu’il existe des motifs raisonnables de soupçonner qu’une opération ou une tentative de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme a eu lieu ou est en cours, ou lorsqu’il existe un risque accru de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme en rapport avec cet établissement, et en particulier dans les situations où les informations disponibles laissent penser que l’établissement:
    1. n’a pas mis en oeuvre des contrôles internes ou des mécanismes de surveillance appropriés afin de suivre et d’atténuer les risques de blanchiment de capitaux et de financement du terrorisme (par exemple, les risques constatés à la suite de contrôles sur place ou sur pièces, dans le cadre du dialogue mené avec les autorités de surveillance ou dans le contexte de sanctions);
    2. a commis un manquement avéré à ses obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme dans l’État membre d’origine ou d’accueil ou dans un pays tiers; ou
    3. a sensiblement modifié son activité économique ou son modèle d’entreprise d’une manière qui laisse penser que son exposition au risque de blanchiment de capitaux ou de financement du terrorisme a considérablement augmenté;
  5. à la suite de tout événement susceptible d’affecter de manière significative l’aptitude collective de l’organe légal d’administration.

3) Procédures et processus encadrant les réévaluations d’aptitude

2:130 Des procédures et processus doivent être mises en place pour contrôler de manière périodique ou sur base d’événements spécifiques l'aptitude individuelle et collective des personnes visées par le présent manuel.

2:131 Les réévaluations périodiques, l’examen d’opportunité quant à la réalisation d’une réévaluation ad hoc en cas d’événements spécifiques et la réévaluation sur base d’événements spécifiques en elle-même doivent être consignées par écrit et le document écrit devrait contenir non seulement l'évaluation finale mais aussi les considérations qui ont conduit à cette évaluation, y compris les faiblesses constatées et les accords passés pour y remédier.

2:132 Le résultat de la réévaluation, la raison pour laquelle la réévaluation a été effectuée et les éventuelles recommandations concernant les faiblesses constatées doivent être documentés et présentés à l’organe légal d’administration. 

2:133 Les établissements doivent informer immédiatemment l’autorité de contrôle si des carences significatives ont été identifiées à l’occasion des réévaluations périodiques ou déclenchées par des événements spécifiques. Cette information doit se faire via la communication d’un nouveau formulaire fit & proper « Nouveaux éléments ». 

2.5.3 Conclusion de l'évaluation ou de la réévaluation

2:134 Si l’évaluation ou la réévaluation réalisée par un établissement conclut qu’une personne ne satisfait pas aux conditions d’aptitude pour être nommée à la fonction envisagée, cette personne ne peut pas être nommée ou, si la personne a déjà été nommée, l’établissement doit la révoquer. À l’exception des critères relatifs à l’évaluation de l’honorabilité professionnelle, si l’évaluation ou la réévaluation réalisée par un établissement identifie des carences auxquelles il peut être facilement remédié dès lors qu’elles portent sur les connaissances, les compétences ou l’expérience de la personne concernée, l’établissement prend des mesures correctives appropriées pour corriger ces carences en temps utile. Le §169 des orientations EBA/GL/2021/06 donnent des exemples de mesures correctives.

2:135 En tout état de cause, l’autorité de contrôle doit être informée sans délai de toute carence significative constatée[2]. Les informations comprennent les mesures prises ou envisagées afin de remédier à ces carences et leur délai de mise en œuvre[3]. 

[1] Cf. article 60, §4 de la loi bancaire.

[2] Article 60, §4 de la loi bancaire.

[3] Voir notamment l’exposé des motifs de la loi du 5 décembre 2017 portant des dispositions financières diverses, Doc. parl., Chambre, 2017-2018, Doc. 54 ‑ 2682/001, p. 24: « la personne et l’établissement concernés portent la responsabilité première de communiquer sans délai à l’autorité de contrôle tout nouveau fait pertinent susceptible d’influencer l’aptitude de l’intéressé: ils sont tenus de fournir à tout moment des informations correctes et complètes à l’autorité de contrôle pour que celleci puisse se faire une opinion exacte de l’aptitude de l’intéressé. Le non-respect de ce principe peut, le cas échéant, amener l’autorité de contrôle à disqualifier la personne concernée, ce qui implique que cette dernière n’est plus considérée comme apte ».