Gebruiksvoorwaarden Filing CBSO

Gebruiksvoorwaarden Filing CBSO

Door het gebruik van de toepassing verklaart u zich akkoord met de gebruiksvoorwaarden die hierna worden beschreven.

De Nationale Bank van België (hierna 'de NBB' genoemd) stelt een informaticatoepassing (hierna ‘de toepassing Filing CBSO' of ‘de Toepassing’ genoemd) via het internet ter beschikking die het mogelijk maakt om jaarrekeningen en/of andere volgens het Wetboek van vennootschappen en verenigingen neer te leggen documenten in de vorm van een gestructureerd databestand op te maken, ZIP- of XBRL-bestanden te importeren, een aangifte te doen op basis van een PDF-formulier, deze te valideren en bij de NBB neer te leggen.

De NBB laat de gebruiker van Filing CBSO (hierna 'de Gebruiker' genoemd) daarom toe, nadat hij zich voorafgaandelijk heeft geïdentificeerd zoals hierna bepaald, deze software op haar website te gebruiken mits naleving van de huidige gebruiksvoorwaarden (hierna 'de Gebruiksvoorwaarden' genoemd).

De NBB behoudt zich het recht voor deze Gebruiksvoorwaarden te allen tijde te wijzigen om onder meer de doeltreffendheid van de opmaak en validatie van jaarrekeningen met de Toepassing te verhogen. Het publiek zal zo snel mogelijk van wijzigingen op de hoogte worden gebracht via deze website.

1. Toegang tot de toepassing Filing CBSO

De toepassing Filing CBSO is doorlopend toegankelijk. De NBB behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande verwittiging de toegang tot de Toepassing geheel of gedeeltelijk af te sluiten indien dit nodig of onvermijdelijk mocht zijn.

De Gebruiker dient zich ervan bewust te zijn dat het totaal aantal met de Toepassing op te maken, aan te vullen of neer te leggen jaarrekeningen en/of andere neer te leggen documenten tijdens bepaalde periodes zo groot kan zijn dat de Toepassing minder of niet toegankelijk wordt. Dit geldt in het bijzonder voor de laatste werkdagen van juni, juli, augustus en september.

2. Gebruik van de Toepassing

De Gebruiker dient bij het gebruik van de Toepassing de Gebruiksvoorwaarden na te leven alsook de toepasselijke wetten en regels. Het is elke Gebruiker onder meer verboden:

  • gebruik te maken van de Toepassing voor illegale of schadelijke doeleinden
  • de toegang tot de Toepassing te verhinderen, de Toepassing te verstoren, te wijzigen of minder efficiënt te maken, of schade te veroorzaken aan de Toepassing, de NBB of derden
  • gebruik te maken van de Toepassing om computervirussen of schadelijke of illegale informatie door te geven of te verspreiden
  • ongevraagde berichten te verzenden.

De NBB behoudt zich het recht voor om zonder voorafgaande verwittiging de toegang tot en het gebruik van de Toepassing eenzijdig op te schorten voor elke Gebruiker die deze Gebruiksvoorwaarden niet naleeft.

3. Gebruik van een geldige digitale sleutel

De User Authentication en de daarmee verbonden toegang tot de Toepassing gebeurt via CSAM, de toegangspoort tot de online diensten van de overheid of via IDAAS. Dit vereist het gebruik van een geldige digitale sleutel. Aanmelden is mogelijk met verschillende digitale sleutels:

  • aanmelden met een Belgische elektronische identiteitskaart (eID);
  • aanmelden met itsme of digitale ID;
  • aanmelden met eIDAS.
  • aanmelden met een gekwalificeerd certificaat op naam, uitgereikt door Globalsign of QuoVadis of met een Isabel-certificaat; commerciële certificaten kunnen enkel gebruikt worden via IDAAS.

Voor meer informatie over de digitale sleutels die gebruikt kunnen worden, zie op de website 'Nieuwe aanmeldingsprocedure voor Filing | nbb.be'.

 

4. Bescherming van de persoonlijke levenssfeer

De NBB, met maatschappelijke zetel te de Berlaimontlaan 14, 1000 Brussel, registreert de persoonsgegevens van de Gebruiker om de NBB toe te laten de Gebruiker toegang te verlenen tot de Toepassing en om de gebruiker te contacteren, bijvoorbeeld bij problemen m.b.t. het gebruik van de Toepassing of in het kader van de verwerking van een aangeboden jaarrekening of om de Mededeling van neerlegging te versturen of mails te versturen m.b.t. de betalingen.

De NBB steunt deze verwerking van persoonsgegevens op artikel 6.1, (b) en (e) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming[1].

Deze verwerking heeft betrekking op de volgende persoonsgegevens van de Gebruiker: de identiteitsgegevens, de contactgegevens, de digitale sleutel waarmee wordt aangemeld.

De NBB is verantwoordelijk voor de verwerking van deze persoonsgegevens. Deze zijn enkel toegankelijk op een ‘need-to-know’-basis voor een beperkt aantal NBB-personeelsleden die instaan voor het beheer van de Toepassing. De persoonsgegevens zullen niet aan derden worden bekendgemaakt, tenzij de NBB daartoe wettelijk verplicht is of indien er een gerechtvaardigd belang wordt aangetoond om kennis te nemen van deze gegevens. Aldus kunnen de strikt noodzakelijke gegevens desgevallend worden overgemaakt aan de (vertegenwoordigers van de) vennootschap waarvoor de jaarrekening werd neergelegd, gerechtelijke mandatarissen in de uitoefening van hun functie, magistraten, de politie mits verzoekschrift van een magistraat, de algemene administratie van de inning en invordering (FOD Financiën) of een sociaal inspecteur (FOD Sociale Zekerheid).

Opslagbeperking: de persoonsgegevens van de neerlegger worden gedurende 10 jaar bewaard.

Voor zover voldaan wordt aan de voorwaarden die de toepasselijke wet- en regelgeving in dit verband voorzien, heeft U het recht om:

  • toegang te krijgen tot deze gegevens en deze gegevens eventueel te verbeteren;
  • bezwaar te maken tegen deze verwerking om redenen die verband houden met uw specifieke situatie;
  • het wissen van deze gegevens of de beperking van de verwerking van deze gegevens te bekomen;
  • deze gegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen, en deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen;
  • klacht in te dienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer indien u van mening bent dat deze verwerking inbreuk maakt op de toepasselijke wet- en regelgeving.

Om de rechten uit te oefenen die onder de punten (1) t.e.m. (4) worden opgesomd, kan u een e-mail sturen naar de functionaris voor gegevensbescherming van de NBB, op het adres [email protected].

[1] Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG

5. Het opstellen van jaarrekeningen met de Toepassing

De Toepassing is een webtoepassing die de Gebruiker de mogelijkheid biedt om jaarrekeningen op te stellen volgens één van de modellen van de jaarrekening voor vennootschappen, verenigingen of stichtingen in het Nederlands, het Frans of het Duits,

  • hetzij door de gegevens manueel in te voeren
  • hetzij door een geldig bestand - dat werd opgesteld met behulp van een boekhoudsoftware - op te laden.

Optioneel is het ook mogelijk om een bijkomende neerlegging te doen in het Engels. Een neerlegging enkel in het Engels voldoet niet aan de wettelijke verplichting tot openbaarmaking.

De Toepassing laat toe de identificatiegegevens uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (hierna 'de KBO' genoemd) te recupereren. De NBB is niet verantwoordelijk voor de juistheid en de volledigheid van deze gerecupereerde identificatiegegevens zoals zij zijn opgeslagen in de KBO (zie ook: 9. De beschikbaar gestelde gegevens).

Voor bepaalde secties van de jaarrekening (meer bepaald de aandeelhoudersstructuur, het verslag van de commissarissen en het jaarverslag) laat de Toepassing toe PDF-bestanden te importeren indien gewenst.

De Toepassing laat eveneens toe om de ingevoerde gegevens te valideren in overeenstemming met de wettelijke en technische voorschriften beschreven in het 'Protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen in de vorm van gestructureerde databestanden' en 'Protocol voor de neerlegging langs elektronische weg van jaarrekeningen in de vorm van gestructureerde databestanden' en te visualiseren met het oog op de controle van de ingevoerde gegevens of de voorlegging voor goedkeuring door de algemene vergadering.

De Gebruiker dient de opgemaakte neerleggingsformulieren in zijn Personal Space te bewaren, van waaruit hij de formulieren kan neerleggen via de actie ‘Indienen’.

De Toepassing laat eveneens toe om bestanden in ZIP- of XBRL-formaat (aangemaakt met behulp van boekhoudsoftware) te importeren om ze vervolgens te valideren en neer te leggen via de actie ‘Indienen’.

6. Bepalingen inzake de beperkte aansprakelijkheid van de NBB

Behoudens zware of opzettelijke fout van harentwege, is de NBB niet aansprakelijk voor de rechtstreekse of onrechtstreekse schade (met inbegrip van verlies van winst, bijkomende kosten of verlies van een opportuniteit) die de Gebruiker of de onderneming lijdt als gevolg van het gebruik van de Toepassing of de onmogelijkheid deze te gebruiken, wat hiervoor ook de reden is. Behoudens zware of opzettelijke fout van harentwege is de NBB op die manier in het bijzonder, zonder limitatief te zijn, niet aansprakelijk voor de rechtstreekse of onrechtstreekse schade veroorzaakt door het doorgeven van een virus ondanks de voorziene beschermingsmaatregelen of door de onderbreking of vertraging van de toegang tot of het gebruik van de Toepassing als gevolg van bijvoorbeeld storingen op de communicatielijnen of verbindingsproblemen, de ongeoorloofde toegang door de Gebruiker of een derde tot de website van de NBB, onderhoud van of wijzigingen aan de infrastructuur van de NBB, staking of het optreden van elk geval van overmacht.

1. De NBB behoudt zich het recht voor te allen tijde de Toepassing evenals de structuur en de toegangsweg ervan te wijzigen. De NBB zal de Gebruiker hiervan verwittigen via deze website.

2. De NBB wenst de Gebruiker te waarschuwen voor 'phishing' (soms ook 'phising' genoemd). 'Phishing' (of hengelen) is een vorm van internetfraude waarbij vertrouwelijke gegevens (zoals kredietkaartnummers, wachtwoorden, enz.) worden ontfutseld aan nietsvermoedende internetgebruikers. Per e-mail wordt aan de Gebruiker gevraagd om een aantal persoonlijke gegevens te bevestigen op een kopie van een bestaande website. Deze valse website lijkt zeer sterk op de website waarop de Gebruiker denkt zich te bevinden. Teneinde phishing tegen te gaan, zal de NBB de Gebruiker nooit per e-mail uitnodigen om door te klikken naar de Toepassing en zal zij evenmin de Gebruiker per e-mail verwittigen van een wijziging van de toegangsweg tot de Toepassing. Dit zal steeds gebeuren via de website van de NBB. Voor betalingen daarentegen wordt er vanwege de betaaldienstaanbieder (CCV) wel beveiligde betaallinks uitgezonden naar een door de aangever in de toepassing opgegeven e-mailadres.

De Gebruiker zelf dient steeds het veiligheidscertificaat van de NBB te controleren. Hiervoor dient de Gebruiker de hierna vermelde stappen te ondernemen, die van toepassing zijn voor Microsoft Edge:

  • nadat de Gebruiker het internetadres heeft ingebracht en op het welkomstscherm van de Toepassing is terechtgekomen, dient hij bovenaan rechts op het gesloten hangslot te klikken en na te gaan of ‘Connection is secure’ en dan hierop klikken;
  • in het venster dat dan op het scherm verschijnt, dient hij op het certificaaticoontje rechts bovenaan te klikken en vervolgens op het tabblad ‘General’ te klikken; issued to moet ‘*.cbso.nbb.be’ zijn;
  • daarna dient hij op het tabblad ‘Details’ te klikken en vervolgens op het veld 'Thumbprint': de laatste vier karakters moeten '9343' zijn.

Indien dit niet het geval is, dient de Gebruiker dadelijk de verbinding met de NBB te verbreken en de NBB-Servicedesk te verwittigen op het nummer 02 221 40 60.
De NBB kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor de schade of het verlies opgelopen door de Gebruiker van een toepassing die zich ten onrechte voordoet als de Toepassing.

3. Het verlenen door de NBB van enige technische bijstand omtrent de werking van de Toepassing vormt enkel een middelenverbintenis, geen resultaatverbintenis.

7. Intellectuele eigendomsrechten

De NBB is en blijft de eigenaar van de intellectuele eigendomsrechten en de knowhow verbonden aan de Toepassing. Aan de Gebruiker wordt een niet-exclusieve gebruikslicentie op de Toepassing van de NBB toegekend. Er worden geen andere rechten toegekend dan het gebruik zoals uitdrukkelijk vermeld in deze Gebruiksvoorwaarden.

8. Toepasselijk recht - bevoegde rechtbanken

Alle opmerkingen in verband met deze Gebruiksvoorwaarden dienen gericht te worden aan [email protected]. Behoudens andersluidende bepalingen van dwingend recht is het Belgisch recht van toepassing op deze Gebruiksvoorwaarden. In geval van betwisting zijn enkel rechtbanken gevestigd in het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd.

9. De beschikbaar gestelde gegevens

In de toepassing FILING CBSO kunt u neerleggingsformulieren importeren in ZIP- of XBRL-formaat, een aangifte doen op basis van een PDF formulier of een nieuw neerleggingsformulier opmaken. De geïmporteerde of nieuw aangemaakte formulieren vindt u terug in de Personal Space, d.i. de werkomgeving van waaruit allerlei acties zoals betalen of indienen kunnen uitgevoerd worden.

In de toepassing worden de identificatiegegevens van de rechtspersonen zoals de naam, het adres, de rechtsvorm en de rechtstoestand door de Nationale Bank als aanvullende informatie meegegeven en zijn afkomstig uit de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), beheerd door de FOD Economie. De Nationale Bank beperkt er zich toe deze als authentiek beschouwde gegevens over te nemen en raadt u aan deze gegevens in het algemeen en de rechtstoestand in het bijzonder te controleren vooraleer ze te gebruiken en in geval van fouten, desgevallend in de formulieren aan te passen.

U kunt de in de KBO opgenomen gegevens overigens rechtstreeks raadplegen en controleren via de 'Public Search'-functie op de internetsite van de KBO.

Mochten fouten worden vastgesteld in de authentieke gegevens opgeslagen in de KBO (raadpleegbaar op de website van de FOD Economie via deze hyperlink), dan is het in principe de betrokken rechtspersoon zelf die de KBO daarvan op de hoogte dient te brengen, voor zover hij alle wettelijke verplichtingen inzake bekendmaking van identificatiegegevens heeft vervuld. De rechtzettingprocedure wordt toegelicht  op voormelde internetsite van de KBO.

De betrokken rechtspersonen zijn verantwoordelijk voor de inhoud van de documenten die ze bij de Nationale Bank hebben neergelegd. Deze worden immers door de Nationale Bank ongewijzigd beschikbaar gesteld, met dien verstande dat de NBB bepaalde gegevens vermeldt in de voorbehouden zone bovenaan het eerste blad van elk document en dat als gestructureerde databestanden neergelegde jaarrekeningen door de NBB in de vorm van een PDF-bestand gegoten worden.

Wanneer een jaarrekening die moet worden opgesteld volgens een van de modellen die door de NBB ter beschikking worden gesteld, langs elektronische weg in de vorm van een gestructureerd databestand wordt neergelegd, dan worden de secties van het model die zonder voorwerp zijn niet opgenomen in het door de NBB beschikbaar gestelde afschrift. Bovendien worden bedragen die overeenkomstig de geldende regelgeving in euro met twee decimalen werden uitgedrukt, door de NBB afgerond in euro zonder decimalen.

Als een rechtspersoon zou vaststellen dat wat hij heeft neergelegd, niet overeenstemt met wat neergelegd had dienen te worden, dan kan hij overgaan tot een 'Verbeterde neerlegging', die dan ook als dusdanig door de NBB beschikbaar zal worden gesteld.

Een register van alle vennootschapsakten gepubliceerd vanaf 1983 in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad kunt u raadplegen op de website van de internetsite van de FOD Justitie. Recente vennootschapsakten kunnen bovendien online worden gevisualiseerd. 

Hallo, mijn naam is Cybo, hoe kan ik u vandaag helpen?

Cybo