Elk jaarrekeningbestand moet voldoen aan een aantal technische en vormvoorwaarden alvorens het als geldig bestand kan worden aanvaard. Deze controles vinden in de meeste gevallen volledig automatisch plaats. In een beperkt aantal gevallen is de tussenkomst van een medewerker van de Balanscentrale vereist.

1. Automatische validatie

Alle jaarrekeningbestanden doorlopen een automatische validatie. De manier waarop een via het internet neergelegd bestand wordt gecontroleerd, is afhankelijk van de bestandsvorm waarin de jaarrekening is opgemaakt en of het een standaard of specifiek model betreft:

• bij XBRL-bestanden wordt in deze fase steeds nagegaan of het geüpload jaarrekeningbestand:
  • voldoet aan de structuur- en technische voorwaarden,
  • voldoet aan alle wettelijk verplichte rekenkundige en logische controles op de inhoud,
  • correcte kenmerkende gegevens (zoals de rechtstoestand) bevat van de rechtspersoon waarvan de jaarrekening wordt neergelegd,
  • correcte gegevens bevat over het boekjaar waarvoor de jaarrekening is opgesteld;
• bij PDF-bestanden wordt in deze fase steeds nagegaan of het geüpload jaarrekeningbestand:
  • voldoet aan de technische voorwaarden,
  • hetzelfde ondernemingsnummer bevat als het ondernemingsnummer van de door de neerlegger geselecteerde rechtspersoon,
  • voldoet voor de standaardmodellen aan alle wettelijk verplichte rekenkundige en logische controles op de inhoud,
  • correcte kenmerkende gegevens (zoals de rechtstoestand) bevat van de rechtspersoon waarvan de jaarrekening wordt neergelegd,
  • correcte gegevens bevat over het boekjaar waarvoor de jaarrekening is opgesteld.

Bij de automatische validatie krijgt u vrijwel onmiddellijk een boodschap van de toepassing  FILING indien er zich een probleem stelt met één van voormelde controles. De meest voorkomende problemen zijn dan:

• "Unable to locate the following schema reference: http ://www .nbb.be/be/fr/pfs/ci/xxx-2020-02-01.xsd….": dit wil zeggen dat u uw jaarrekeningbestand heeft opgemaakt met verouderde software; u dient een nieuw bestand aan te maken met een nieuwe versie van uw boekhoudpakket (u dient hiervoor uw softwareleverancier te contacteren), ofwel het bestand aan te maken in de actuele versie van Filing.
• Het PDF-bestand bevat lagen (layers) of commentaren (comments). Het gebruik ervan is echter verboden (meer info: Protocol voor de neerlegging van jaarrekeningen en geconsolideerde jaarrekeningen in de vorm van een PDF-bestand).
  Dit kan opgelost worden door het document opnieuw af te drukken naar PDF (of desgewenst printen en scannen).

2. Visueel nazicht

Een jaarrekeningbestand wordt enkel visueel gecontroleerd wanneer:

• de toepassing FILING tijdens de automatische validatie van een XBRL-bestand bepaalde elementen vaststelt die een beslissing van u of van een medewerker van de Balanscentrale vereisen;
• u een PDF-bestand uploadt of een XBRL-bestand waarin bepaalde elementen in de vorm van een PDF-bestand zijn opgenomen; naast de automatische validatie van het bestand is een bijkomend nazicht door een medewerker van de Balanscentrale vereist.

Voor wat betreft het visueel nazicht zijn de meest voorkomende weigeringsredenen:

• "Onvoldoende contrast, tekens te klein, leesbaarheidsproblemen": vaak betreft het hier jaarrekeningen die zijn opgemaakt in een zeer klein lettertype of die zijn afgedrukt (en daaropvolgend ingescand) met een printer waarvan het inktpatroon bijna leeg was.
• "De jaarrekening is niet conform het toepasselijke standaardformulier": meestal gaat het over jaarrekeningen waarin de financiële gegevens zijn uitgedrukt in bedragen met decimalen waar die moeten uitgedrukt zijn in eenheden zonder decimalen, of over jaarrekeningen waarin een verouderd model van sociale balans voorkomt.
• "Gebrek of incoherentie in datums (begin / afsluiting / algemene vergadering)": de meest voorkomende vergissingen zijn die waarbij de datum van de algemene vergadering niet is ingevuld waar dit wel moet, de algemene vergadering nog moet plaatsvinden of de algemene vergadering heeft plaatsgevonden nog vóór het afsluiten van het boekjaar.
• "Het identificatieblad ontbreekt of is niet conform". De ondernemingen met een specifiek model dienen gebruik te maken van een specifiek voorblad voor een volledig model of (in beperkte gevallen) een specifiek voorblad voor een verkort model, met een aangepaste code per type onderneming, zoals: Kredietinstellingen, beleggingsondernemingen en beheervennootschappen van instellingen voor collectieve belegging (VOL-inst, VKT-inst), verzekeringsondernemingen (VOL-ver, VKT-ver), beheersmaatschappijen van auteursrechten (VOL-AUT, VKT-AUT) en andere (uitzonderingsgevallen) (VOL-A, VKT-A) mits vermelding op het voorblad van de wettelijke of reglementaire basis die het gebruik van een afwijkend model rechtvaardigt. Ook verenigingen en stichtingen die een afwijkend schema neerleggen dienen dit te laten voorafgaan door een specifiek voorblad.
• "De jaarrekening is niet in één enkele taal opgesteld": deze weigeringsreden wordt vaak gegeven aan jaarrekeningen waarvan de taal van de balans en resultatenrekening verschilt van de taal die wordt gebruikt voor de documenten die samen met de jaarrekening moeten worden neergelegd zoals het verslag van de commissaris of het jaarverslag; ingeburgerde vaktermen in een andere taal zoals cash flow, human resources of public relations manager worden echter wel toegestaan.
• "De ingebrachte inlichtingen komen niet overeen met de PDF": meestal gaat het hier over de begin- en/of einddatum van het boekjaar: de datums op de eerste bladzijde van de jaarrekening verschillen van de datums die zijn ingegeven in de toepassing "Filing" of omdat een identieke jaarrekening nog wacht op betaling.
• "De jaarrekening werd reeds eerder neergelegd": jaarrekeningbestanden worden vaak aangemaakt vertrekkende vanuit het jaarrekeningbestand van een vorig boekjaar; soms wordt dan per ongeluk niet het bijgewerkte jaarrekeningbestand maar wel het jaarrekeningbestand van een vorig boekjaar neergelegd.

Enkel de correcte gestructureerde mededeling die verbonden is met de neerlegging na initiatie van de betaling wordt aanvaard in geval van betaling via overschrijving. Daarvoor moet verplicht de betalingswijze ‘Overschrijving’ aangeduid worden  Een gestructureerde mededeling is als volgt gestructureerd +++ 012/3456/78910 +++.

Gebruik dus NOOIT de L-referentie van de betalingsaanvraag of betaalopdracht, gecreëerd bij initiatie van de betaling (bijvoorbeeld: L221222120931602CB8D6B58.1) en ook NIET uw referentie van CCV (bijvoorbeeld: d018ac14-7612-11ed-a7f8-c14b249a6cff).