3:12 Overeenkomstig de artikelen 62 en 63, § 1 van de toezichtswet beursvennootschappen dienen de leden van het wettelijk bestuursorgaan, de effectieve leiders en de verantwoordelijken voor de onafhankelijke controlefuncties de nodige tijd te besteden aan de uitoefening van hun functies in de vennootschap. Dit algemeen principe wordt nader gepreciseerd in artikel 63, §§ 1 tot en met 9 van de toezichtswet beursvennootschappen en in het reglement van de NBB van 9 november 2021 met betrekking tot de uitoefening van externe functies door leiders en verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties.

3:13 Samengevat moeten vennootschappen interne regels voor externe functies vaststellen en naleven met een drieledig doel: (i) de beschikbaarheid vrijwaren, (ii) belangenconflicten voorkomen en (iii) de openbaarmaking van de externe functies waarborgen. De vennootschappen moeten een beoordeling in concreto uitvoeren van de impact die de externe functies hebben op de functie/mandaten die wordt/worden uitgeoefend door de leiders en de verantwoordelijken voor de onafhankelijke controlefuncties. In dit kader dient voorafgaande toestemming te worden verleend door het wettelijk bestuursorgaan of de effectieve leiding op basis van een dossier, waarvan de minimuminhoud is vastgesteld in het reglement van de NBB van 9 november 2021. Vennootschappen moeten externe functies (met uitzondering van die welke worden uitgeoefend door de verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties) openbaar maken via hun jaarverslag of op hun website en ter kennis brengen van de NBB via de "fit & proper"-formulieren^[1].

3:14 Voor meer informatie over de uitoefening van externe functies zij verwezen naar het reglement van de NBB van 9 november 2021 en mededeling NBB_2022_19 van 12 juli 2022.

^{[1] In artikel 63, § 8 van de toezichtswet beursvennootschappen wordt meer specifiek bepaald dat de NBB onverwijld in kennis moet worden gesteld van de externe functies die worden uitgeoefend door de bestuurders en de effectieve leiders, met uitzondering van de effectieve leiders van het niveau "N-1" (en niet van de functies die worden uitgeoefend door de verantwoordelijken voor de onafhankelijke controlefuncties). In de praktijk mag van deze kennisgevingsverplichting enkel worden afgeweken voor nieuwe externe functies die worden verricht tijdens het uitoefenen van een andere functie (via het formulier "Nieuwe elementen – Nieuwe externe functie"). Deze afwijking doet ook geen afbreuk aan de verplichting voor de vennootschappen om deze informatie jaarlijks te actualiseren in het eManex-platform, dat een overzicht biedt van alle externe functies die worden uitgeoefend door bestuurders, effectieve leiders en verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties.}