Identiteitsverificatie tijdens de zakelijke relatie en tenuitvoerlegging van andere maatregelen dan de beëindiging van een zakelijke relatie: commentaar en aanbevelingen van de NBB
1. Beoogde situaties
Artikel 37 van de antiwitwaswet bepaalt dat de financiële instellingen maatregelen van verhoogde waakzaamheid moeten nemen ten aanzien van bepaalde zakelijke relaties die werden aangeknoopt hoewel niet alle waakzaamheidsverplichtingen werden vervuld. Het gaat om de volgende situaties:
- wanneer een financiële instelling heeft gebruikgemaakt van de in artikel 31 van de antiwitwaswet bepaalde mogelijkheid tot afwijking en de verificatie van de identiteit van een cliënt (of, in voorkomend geval, van zijn lasthebber(s) of uiteindelijke begunstigde(n)) met wie een zakelijke relatie werd aangeknoopt, heeft uitgesteld, in een situatie die wordt omschreven in haar interne procedures en waarin de uitoefening van de activiteiten niet mag worden onderbroken.
In dat geval moet ten aanzien van de zakelijke relatie en van de verrichtingen die tijdens die relatie werden uitgevoerd, een verhoogde waakzaamheid aan de dag worden gelegd totdat de identiteit van alle betrokken personen is geverifieerd; - wanneer een financiële instelling een van de andere maatregelen dan de beëindiging van de zakelijke relatie die door de NBB in artikel 15 van haar reglement worden toegestaan, ten uitvoer heeft gelegd:
- hetzij omdat de financiële instelling heeft gebruikgemaakt van de in artikel 31 van de antiwitwaswet bepaalde mogelijkheid tot afwijking en de verificatie van de identiteit van een cliënt (of, in voorkomend geval, van zijn lasthebber(s) of uiteindelijke begunstigde(n)) met wie een zakelijke relatie werd aangeknoopt, heeft uitgesteld, in een situatie die wordt omschreven in haar interne procedures en waarin de uitoefening van de activiteiten niet mag worden onderbroken, en omdat het voor haar niet mogelijk is om de identiteit van de betrokken personen zo spoedig mogelijk na het eerste contact met de cliënt te verifiëren (geval bedoeld in artikel 33, § 1, van de Wet);
- hetzij omdat zij tijdens een zakelijke relatie vaststelt dat zij niet langer kan voldoen aan haar verplichting tot doorlopende waakzaamheid ten aanzien van de door de cliënt uitgevoerde verrichtingen of dat zij de gegevens en informatie over de betrokken personen of de kenmerken van de relatie niet langer kan bijwerken (geval bedoeld in artikel 35, § 2).
In deze hypotheses moeten de financiële instellingen, aangezien de Wet bepaalt dat de zakelijke relatie (die per definitie reeds is aangeknoopt) in principe beëindigd moet worden, aanvullende maatregelen van verhoogde waakzaamheid nemen bovenop de maatregelen die ze overeenkomstig artikel 15 van het antiwitwasreglement van de NBB ten uitvoer hebben gelegd als alternatief voor de beëindiging van de zakelijke relatie.
2. Maatregelen van verhoogde waakzaamheid
De maatregelen van verhoogde waakzaamheid die met toepassing van artikel 37 van de antiwitwaswet ten uitvoer moeten worden gelegd, moeten evenredig zijn met het overeenkomstig artikel 19, § 2, van de Wet opnieuw beoordeelde risiconiveau. Voor meer informatie hierover zij verwezen naar de pagina “Algemene commentaar op de gevallen van verhoogde waakzaamheid”, waarvan de inhoud is overgenomen uit de memorie van toelichting bij de antiwitwaswet.
De NBB raadt aan om de intensiteit van de te nemen waakzaamheidsmaatregelen overeenkomstig de individuele risicobeoordeling vereist door het voornoemde artikel 19 van de Wet (zie de pagina “Individuele risicobeoordeling”) te bepalen in de interne procedures van de instelling, afhankelijk van het al dan niet bestaan van andere factoren die op een hoog risico wijzen en die verband houden met de betrokken verrichting of zakelijke relatie. Daartoe moet rekening worden gehouden met alle kenmerken van de verrichting of de zakelijke relatie, met name de aard en het doel ervan, en met de omvang van de bedragen in kwestie.
Over het algemeen zou de specifieke omkadering van de zakelijke relatie in afwachting van de verificatie van de identiteit van alle betrokken personen een reeks coherente maatregelen moeten omvatten die de mogelijkheden van de cliënt in het kader van deze relatie drastisch beperken tijdens die periode. Zo zou bijvoorbeeld kunnen worden overwogen om de vereffening van verrichtingen uit te stellen, om de stijvingsbronnen van de geopende rekening te beperken tot één andere bankrekening die op naam van de betrokken cliënt is geopend bij een in een EER-lidstaat of een daarmee gelijkgesteld derde land gevestigde kredietinstelling, enz.
Wanneer een van de in artikel 15 van het antiwitwasreglement van de NBB bedoelde andere maatregelen dan de beëindiging van de zakelijke relatie worden toegepast, moet bij het bepalen van de te nemen aanvullende maatregelen van verhoogde waakzaamheid rekening worden gehouden met het feit dat deze relatie niet werd beëindigd. De maatregelen van verhoogde waakzaamheid moeten de financiële instelling in dat geval met name in staat stellen te verzekeren dat de aan de zakelijke relatie opgelegde beperkingen effectief worden toegepast en nageleefd.
3. Melding aan de AMLCO
Er zij benadrukt dat, zodra er aanwijzingen kunnen zijn van WG/FT, (i) elke anomalie in de werking van een zakelijke relatie waarvoor een onderworpen entiteit heeft gebruikgemaakt van de in artikel 31 van de antiwitwaswet bedoelde mogelijkheid tot afwijking en de verificatie van de identiteit van de betrokken personen heeft uitgesteld en, in diezelfde situatie, (ii) elke anomalie in het verificatieproces, waaronder het onvermogen om de identiteit van de betrokken personen zo spoedig mogelijk na het eerste contact met de cliënt te verifiëren, en (iii) elk onvermogen om te blijven voldoen aan de verplichting tot doorlopende waakzaamheid tijdens een zakelijke relatie of om de informatie over de betrokken personen en de kenmerken van de betrokken zakelijke relatie bij te werken, moet worden beschouwd als een “atypisch feit” waarvoor een specifieke analyse moet worden verricht en een intern verslag moet worden opgesteld onder de verantwoordelijkheid van de AMLCO overeenkomstig artikel 46 van de Wet, teneinde te bepalen of er een vermoeden moet worden gemeld aan de CFI (zie de artikelen 37, § 1, en 35, § 2, tweede lid, van de Wet).
Dit impliceert dat de voornoemde anomalieën of gevallen van onvermogen voorafgaandelijk moeten worden vastgesteld en aan de AMLCO worden gemeld, volgens de modaliteiten die zouden moeten worden verduidelijkt in de met toepassing van artikel 8 van de antiwitwaswet vastgestelde interne procedures (voor meer informatie verwijzen we naar de pagina “Gedragslijnen, procedures, processen en internecontrolemaatregelen” en naar punt 1.4 van de pagina “Waakzaamheid ten aanzien van zakelijke relaties en occasionele verrichtingen en opsporing van atypische feiten en verrichtingen”).
4. Internecontrolemaatregelen
Van de financiële instellingen wordt verwacht dat zij periodiek en doorlopend de geschiktheid controleren van de organisatorische maatregelen die worden ingevoerd om te voldoen aan de verplichtingen tot verhoogde waakzaamheid voor de verificatie van de identiteit van de bij een zakelijke relatie betrokken personen tijdens de zakelijke relatie of voor de tenuitvoerlegging van andere beperkende maatregelen dan de beëindiging van een zakelijke relatie. In dit verband verwacht de NBB in het bijzonder dat de interne auditfunctie specifiek aandacht besteedt aan de geschiktheid en aan de doeltreffendheid van de door de financiële instellingen genomen maatregelen van verhoogde waakzaamheid.