Elektronische facturatie (e-invoicing)
Wat is elektronische facturatie?
Elektronische facturatie (e-facturatie of e-invoicing) is de digitalisering van uitgaande en binnenkomende facturen in een onderneming. Een e-factuur is een elektronisch bestand opgesteld in een gestructureerd formaat (XML Peppol bis), dat per computer wordt aangeleverd en automatisch wordt verwerkt.
Om een elektronische factuur naar de Nationale Bank van België te kunnen sturen, moeten ondernemers zich aansluiten bij een Access point van het Peppol-netwerk. De Bank is aangesloten bij Mercurius, het federale toegangsportaal. Het laat ondernemers toe om hun facturen elektronisch en gratis in te dienen.
De ondernemers kunnen toegang hebben tot het Mercuriusportaal via een Access Point (AP) dat de communicatie tussen de boekhoudkundige software van de ondernemer en het genoemde portaal regelt.
Een mogelijk alternatief voor ondernemers is het gebruik van het invoerportaal op het Mercuriusplatform.
Peppol
Peppol is een internationaal netwerk met een afsprakenkader, een standaardformaat en toepassingen voor het faciliteren van e-facturatie.
Om een elektronische factuur te verzenden via het Peppol-netwerk moet de ondernemer aangesloten zijn bij een Access Point van het Peppol-netwerk. Er kan gewerkt worden met een boekhoudkundige software die Peppol-compatibel is of er kan gebruik gemaakt worden van het invoerportaal van Mercurius.
Elke elektronische factuur wordt verwerkt door het Access Point waarbij de ondernemer die de factuur uitgeeft, is aangesloten. Vervolgens wordt de factuur hetzij rechtstreeks verzonden naar de ondernemer voor wie de factuur is bedoeld, als de twee ondernemers bij hetzelfde Access Point zijn aangesloten, hetzij zal de factuur via een centrale toepassing worden doorgezonden naar het Access Point van de ondernemer (B2B) of overheid (B2G) die de factuur moet ontvangen.
De uitwisseling tussen de Access Points is gratis. De inschrijving op een Access Point bestaat uit een contract tussen de ondernemer die wil toetreden tot het Peppol-netwerk en de ondernemer die het Access Point beheert.
De Bank is aangesloten bij het Access Point voor de Belgische overheden, Mercurius, dat Peppol compliant is.
Meer informatie over Peppol in België (Engelstalig).
Meer informatie over Peppol in Europa (Engelstalig).
Meer informatie over de Belgische Peppol autoriteit (Engelstalig).
Gestructureerd formaat van de elektronische factuur
De e-factuur is een gestructureerde elektronische factuur in XML-formaat volgens de PEPPOL bis standaard.
Verplichte velden van de e-factuur:
- KBO-nummer van de Nationale Bank van België: 0203201340;
- ordernummer: de PO- of PPO-referentie die u op de bestelbon zult terugvinden;
- andere referenties: het nummer van de overheidsopdracht, indien van toepassing.
Gelieve een factuur in leesbaar formaat (bijv. pdf) als attachment in het XML-bestand mee te sturen.