Nutzungsbedingungen Filing CBSO

Durch die Nutzung der Applikation stimmen Sie den unten beschriebenen Nutzungsbedingungen zu.

Die Belgische Nationalbank (im Folgenden „die NBB“ ) stellt über das Internet eine IT-Applikation (im Folgenden „die Applikation Filing CBSO“ oder „Applikation“) zur Verfügung, die es möglich macht, Jahresabschlüsse und/oder andere nach dem Gesetzbuch der Gesellschaften und Vereinigungen vorgeschriebene Dokumente in Form einer strukturierten Datei zu erstellen, ZIP- oder XBRL-Dateien zu importieren, eine Erklärung auf der Grundlage eines PDF-Formulars abzugeben, diese zu validieren und bei der BNB zu hinterlegen.

Die BNB gestattet dem Benutzer von Filing CBSO (im Folgenden „der Benutzer“), nachdem dieser sich, wie nachstehend beschrieben, identifiziert hat, diese Software auf ihrer Website unter Einhaltung der aktuellen Nutzungsbedingungen (im Folgenden „die Nutzungsbedingungen“) zu benutzen.

Die BNB behält sich das Recht vor, diese Nutzungsbedingungen jederzeit zu ändern, um unter anderem die Effizienz der Erstellung und Validierung von Jahresabschlüssen mit der Applikation zu erhöhen. Die Öffentlichkeit wird so schnell wie möglich über diese Website über Änderungen informiert.

1. Zugriff auf die Applikation Filing CBSO

Der Zugriff auf die Applikation Filing CBSO ist durchgehend möglich. Die BNB behält sich das Recht vor, den Zugriff auf die Applikation ohne vorherige Ankündigung ganz oder teilweise zu sperren, wenn dies erforderlich oder unvermeidbar ist.

Der Benutzer muss sich darüber im Klaren sein, dass die Gesamtzahl der Jahresabschlüsse und/oder anderer Dokumente, die mit der Applikation eingereicht werden müssen, zu bestimmten Zeiten so groß sein kann, dass der Zugriff auf die Applikation eingeschränkt oder gar nicht möglich ist. Dies gilt insbesondere für die letzten Werktage im Juni, Juli, August und September.

2. Nutzung der Applikation

Der Benutzer ist verpflichtet, bei der Nutzung der Applikation die Nutzungsbedingungen sowie die geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten. Jedem Benutzer ist es unter anderem untersagt:

  • die Applikation für illegale oder schädliche Zwecke zu benutzen
  • den Zugriff auf die Applikation zu verhindern, zu stören, zu modifizieren oder weniger effizient zu machen, die Applikation zu beschädigen oder der BNB oder Dritten Schaden zuzufügen
  • die Applikation zu benutzen, um Computerviren oder schädliche oder illegale Informationen zu übertragen oder zu verteilen
  • nicht angeforderte Mitteilungen zu versenden.

Die BNB behält sich das Recht vor, den Zugriff auf und die Nutzung der Applikation ohne vorherige Ankündigung für jeden Benutzer, der diese Nutzungsbedingungen missachtet, einseitig zu sperren.

3. Verwendung eines gültigen digitalen Schlüssels

Die User Authentication und der damit verbundene Zugang zur Applikation erfolgt ausschließlich über CSAM, das Zugangsportal zu den Online-Diensten der Regierung, oder über IDAAS. Dies erfordert die Verwendung eines gültigen digitalen Schlüssels. Die Anmeldung ist mit verschiedenen digitalen Schlüsseln möglich:

  • mit einem belgischen elektronischen Personalausweis (eID);
  • mit itsme oder digitaler ID;
  • mit eIDAS;
  • mit einem qualifizierten Namenszertifikat anmelden, das von Globalsign oder QuoVadis ausgestellt wurde, oder mit einem Isabel-Zertifikat; kommerzielle Zertifikate können nur über IDAAS verwendet werden..

Weitere Informationen zu den verwendbaren digitalen Schlüsseln finden Sie auf der Website „Neues Anmeldeverfahren für Filing | nbb.be“.

4. Schutz der Privatsphäre

Die BNB mit Sitz in 14 de Berlaimontlaan, 1000 Brüssel, speichert die personenbezogenen Daten des Benutzers, damit die BNB dem Benutzer Zugriff auf die Applikation gewähren und ihn kontaktieren kann, beispielsweise bei Problemen im Zusammenhang mit der Nutzung der Applikation oder im Rahmen der Bearbeitung eines vorgelegten Jahresabschlusses oder für den Versand der Hinterlegungsbestätigung oder von E-Mails im Zusammenhang mit Zahlungen.

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten stützt sich die BNB auf Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b und e der Datenschutz-Grundverordnung.[1]

Diese Verarbeitung betrifft die folgenden personenbezogenen Daten des Benutzers: die Identitätsdaten, die Kontaktdaten, den digitalen Schlüssel, mit dem sich der Benutzer anmeldet.

Die BNB ist für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten verantwortlich. Diese sind nur für eine begrenzte Anzahl von NBB-Mitarbeitern zugänglich, für die die Kenntnis dieser Informationen nötig ist („need-to-know“) und die für die Verwaltung der Applikation verantwortlich sind. Die personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, es sei denn, die BNB ist dazu gesetzlich verpflichtet oder wenn ein berechtigtes Interesse an der Kenntnisnahme dieser Daten nachgewiesen wird. Auf diese Weise können die unbedingt erforderlichen Daten gegebenenfalls an die (Vertreter der) Gesellschaft, für die der Jahresabschluss hinterlegt wurde, gerichtliche Mandatare in Ausübung ihrer Pflichten, Richter, die Polizei auf Antrag eines Richters, die Generalverwaltung für Einnahme und Beitreibung (FÖD Finanzen) oder einen Sozialinspektor (FÖD Soziale Sicherheit) weitergegeben werden.

Einschränkung der Speicherung: Die personenbezogenen Daten der Person, die die Hinterlegung vornimmt, werden 10 Jahre lang gespeichert.

Soweit die diesbezüglichen Bedingungen der geltenden Gesetze und Vorschriften erfüllt sind, haben Sie das Recht:

1) Zugang zu diesen Daten zu erhalten und sie gegebenenfalls zu korrigieren;

2) dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen;

3) die Löschung dieser Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten zu verlangen;

4) diese Daten in strukturierter, gängigen und maschinenlesbarer Form zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln;

5) eine Beschwerde bei der Kommission für den Schutz der Privatsphäre einzureichen, wenn Sie glauben, dass diese Verarbeitung gegen geltende Gesetze und Vorschriften verstößt.

Um die unter Punkt 1 bis 4 aufgeführten Rechte auszuüben, können Sie eine E-Mail an den Datenschutzbeauftragten der BNB unter [email protected] senden.

 

[1] Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG.

5. Die Erstellung von Jahresabschlüssen mit der Applikation

Die Applikation ist eine Web-Applikation, die es dem Benutzer ermöglicht, Jahresabschlüsse nach einem der Jahresabschlussmodelle für Unternehmen, Vereine oder Stiftungen in niederländischer, französischer oder deutscher Sprache zu erstellen,

  • entweder durch manuelle Eingabe der Daten
  • oder durch Hochladen einer mit einer Buchhaltungssoftware erstellten gültigen Datei.

Optional ist auch eine zusätzliche Hinterlegung in englischer Sprache möglich. Mit einer Hinterlegung nur in englischer Sprache ist die gesetzliche Pflicht zur Veröffentlichung nicht erfüllt.

Mit der Applikation können die Identifikationsdaten aus der Zentralen Datenbank der Unternehmen (im Folgenden „die ZDU“) abgerufen werden. Die BNB ist nicht für die Richtigkeit und Vollständigkeit dieser Identifikationsdaten, so wie sie in der ZDU gespeichert sind, verantwortlich (siehe auch: 9. Die bereitgestellten Daten).

Für bestimmte Abschnitte des Jahresabschlusses (insbesondere die Aktionärsstruktur, den Bericht des Abschlussprüfers und den Geschäftsbericht) können mit der Applikation auf Wunsch PDF-Dateien importiert werden.

Ferner können die eingegebenen Daten mit der Applikation gemäß den gesetzlichen und technischen Vorschriften, die im „Protokoll für die elektronische Hinterlegung von Jahresabschlüssen in Form von strukturierten Dateien“ und „Protokoll für die elektronische Hinterlegung von Jahresabschlüssen“ beschrieben sind, validiert und zum Zweck der Kontrolle der eingegebenen Daten oder der Vorlage zur Genehmigung durch die Hauptversammlung visualisiert werden.

Der Benutzer ist verpflichtet, die erstellten Hinterlegungsformulare in seinem persönlichen Bereich zu speichern, von wo aus er die Formulare über die Aktion „Einreichen“ hinterlegen kann.

Mit der Applikation können auch Dateien im ZIP- oder XBRL-Format (mit Buchhaltungssoftware erstellt) importiert werden, um sie anschließend zu validieren und über die Aktion „Einreichen“ zu hinterlegen.

6. Bestimmungen zur beschränkten Haftung der BNB

Außer bei schwerem oder vorsätzlichem Fehler haftet die BNB nicht für direkte oder indirekte Schäden (einschließlich entgangener Gewinne, zusätzlicher Kosten oder entgangener Chancen), die dem Benutzer oder dem Unternehmen durch die Nutzung der Applikation oder die Unmöglichkeit, diese zu nutzen, entstehen, unabhängig davon, was der Grund hierfür ist. Außer bei schwerem oder vorsätzlichem Fehler haftet die BNB somit insbesondere u. a. nicht für direkte oder indirekte Schäden, die durch die Übertragung eines Virus trotz der vorgesehenen Schutzmaßnahmen oder durch die Unterbrechung oder Verzögerung des Zugriffs auf die Applikation oder ihre Nutzung als Folge von beispielsweise Ausfällen der Kommunikationsleitungen oder Verbindungsproblemen, unbefugtem Zugriff des Benutzers oder eines Dritten auf die Website der BNB, Wartung oder Änderung der Infrastruktur der BNB, Streik oder im Falle höherer Gewalt.

1. Die BNB behält sich das Recht vor, die Applikation sowie deren Struktur und Zugangsweg jederzeit zu ändern. Der Benutzer wird hierüber auf der Website der BNB informiert.

2. Die BNB warnt den Benutzer vor „Phishing“ (manchmal auch als „fischen“ bezeichnet). „Phishing“ (oder fischen) ist eine Form des Internetbetrugs, bei der ahnungslosen Internetbenutzern vertrauliche Informationen (wie Kreditkartennummern, Passwörter usw.) abgeluchst werden. Der Benutzer wird per E-Mail aufgefordert, persönlichen Daten auf einer Kopie einer bestehenden Website zu bestätigen. Diese gefälschte Website ist der Website sehr ähnlich, auf der sich der Benutzer zu befinden glaubt. Um Phishing zu verhindern, wird die BNB den Benutzer niemals per E-Mail auffordern, sich durch die Applikation zu klicken, noch wird sie den Benutzer per E-Mail über eine Änderung des Zugangswegs zur Applikation informieren. Dies erfolgt immer über die Website der BNB. Bei Zahlungen hingegen versendet der Zahlungsdienstleister (CCV) gesicherte Zahlungslinks an eine vom Anmelder in der Applikation angegebene E-Mail-Adresse.

Der Benutzer muss das Sicherheitszertifikat der BNB immer selbst überprüfen. Dazu muss der Benutzer die nachstehend aufgeführten Schritte ausführen, die für Microsoft Edge gelten:

  • Nachdem der Benutzer die Internetadresse eingegeben und sich das Begrüßungsfenster der Applikation geöffnet hat, klickt er auf das geschlossene Vorhängeschloss in der oberen rechten Ecke, prüft, ob „Verbindung ist sicher“ angezeigt wird, und klickt anschließend auf das Schloss;
  • In dem Fenster, das daraufhin auf dem Bildschirm erscheint, klickt er oben rechts auf das Zertifikat-Icon, anschließend auf den Reiter „Allgemein“; unter „issued to“ muss ‘*.cbso.nbb.be’ angegeben sein;
  • Dann auf den Reiter „Details“, anschließend auf das Feld „Thumbprint“ klicken: Die letzten vier Zeichen müssen „9343“ lauten.

Ist dies nicht der Fall, muss der Benutzer die Verbindung zur BNB sofort trennen und den NBB Service Desk unter 02 221 40 60 benachrichtigen.
Unter keinen Umständen kann die BNB für Schäden oder Verluste haftbar gemacht werden, die dem Benutzer einer Applikation entstehen, die sich fälschlicherweise als die Applikation ausgibt.

3. Die Bereitstellung jeglicher technischer Unterstützung durch die BNB bezüglich des Funktionierens der Applikation stellt nur eine Mittelverpflichtung, keine Ergebnisverpflichtung dar.

7. Rechte am geistigen Eigentum

Die BNB ist und bleibt Eigentümer der Rechte am geistigen Eigentum und des mit der Applikation verbundenen Know-hows. Dem Benutzer wird eine nicht-exklusive Nutzungslizenz an der Applikation der BNB eingeräumt. Andere Rechte als die ausdrücklich in diesen Nutzungsbedingungen genannte Nutzung werden nicht eingeräumt.

8. Geltendes Recht - zuständige Gerichte

Allfällige Anmerkungen im Zusammenhang mit diesen Nutzungsbedingungen sind an [email protected] zu richten. Sofern nicht zwingend gesetzlich anders vorgeschrieben, gilt für diese Nutzungsbedingungen belgisches Recht. Im Streitfall sind ausschließlich die Gerichte im Gerichtsbezirk Brüssel zuständig.

9. Die bereitgestellten Daten

In der Applikation FILING CBSO können Sie Hinterlegungsformulare im ZIP- oder XBRL-Format importieren, eine Erklärung auf der Grundlage eines PDF-Formulars abgeben oder ein neues Hinterlegungsformular erstellen. Die importierten oder neu erstellten Formulare befinden sich im Persönlichen Bereich, also der Arbeitsumgebung, von der aus alle möglichen Aktionen wie Bezahlen oder Einreichen durchgeführt werden können.

In der Applikation werden die Identifikationsdaten der juristischen Personen wie Name, Adresse, Rechtsform und Rechtsstellung von der Nationalbank als zusätzliche Informationen bereitgestellt; sie entstammen der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU), die vom FÖD Wirtschaft verwaltet wird. Die Nationalbank beschränkt sich darauf, diese als authentisch geltenden Daten zu kopieren, und empfiehlt Ihnen, diese Daten im Allgemeinen und die Rechtsstellung im Besonderen vor ihrer Verwendung zu überprüfen und bei Fehlern die Formularen gegebenenfalls zu korrigieren.

Sie können die in der ZDU enthaltenen Daten auch direkt über die Funktion “Public Search“ auf der Website der Zentralen Datenbank der Unternehmen einsehen und prüfen.

Sind in den authentischen Daten, die in der ZDU gespeichert sind (die auf der Website des FÖD Wirtschaft über diesen Hyperlink abgerufen werden können), Fehler enthalten, ist es im Prinzip Aufgabe der betroffenen juristischen Person selbst, die ZDU zu informieren, sofern sie alle gesetzlichen Verpflichtungen bezüglich der Weitergabe von Identifikationsdaten erfüllt hat. Das Berichtigungsverfahren wird auf der vorgenannten Internetseite der ZDU erläutert.

Die betroffenen juristischen Personen sind für den Inhalt der von ihnen bei der Nationalbank hinterlegten Dokumente verantwortlich. Diese werden von der Nationalbank tatsächlich unverändert bereitgestellt, mit der Maßgabe, dass die BNB bestimmte Informationen im reservierten Bereich oben auf der ersten Seite jedes Dokuments aufführt und dass Jahresabschlüsse, die als strukturierte Dateien eingereicht werden, von der BNB in Form einer PDF-Datei vorgelegt werden.

Wird ein Jahresabschluss, der nach einem der von der BNB zur Verfügung gestellten Modelle erstellt werden muss, elektronisch in Form einer strukturierten Datei hinterlegt, werden die Abschnitte des Modells, die gegenstandslos sind, nicht von der BNB in die bereitgestellte Kopie aufgenommen. Darüber hinaus werden Beträge, die gemäß den geltenden Vorschriften in Euro mit zwei Dezimalstellen angegeben sind, von der BNB in Euro ohne Dezimalstellen gerundet.

Stellt eine juristische Person fest, dass das, was sie hinterlegt hat, nicht dem entspricht, was hätte hinterlegt werden sollen, kann sie mit einer „verbesserten Hinterlegung“ fortfahren, die dann auch als solche von der BNB bereitgestellt wird.

Ein Verzeichnis aller seit 1983 in den Anhängen des Belgischen Staatsblattes veröffentlichten Gesellschaftsurkunden kann auf der Website des FÖD Justiz eingesehen werden. Neueste Gesellschaftsurkunden können darüber hinaus online visualisiert werden.