Overeenkomstig artikel 60 van de antiwitwaswet moeten de financiële instellingen de volgende documenten en informatie op om het even welke informatiedrager bewaren:

1° de identificatiegegevens van de cliënten, lasthebbers en uiteindelijke begunstigden, in voorkomend geval bijgewerkt in overeenstemming met artikel 35 van de antiwitwaswet, en een afschrift van de bewijsstukken of van het resultaat van de raadpleging van een informatiebron, als bedoeld in artikel 27, met inbegrip van:

1. indien beschikbaar, informatie verkregen door middel van elektronische identificatiemiddelen die worden aangeboden of erkend binnen de authenticatiedienst zoals bedoeld in de artikelen 9 en 10 van de wet van 18 juli 2017 inzake elektronische identificatie, die de identiteit van personen online bevestigt;
2. indien beschikbaar, informatie verkregen door middel van relevante vertrouwensdiensten zoals bedoeld in Verordening 910/2014.

De voornoemde documenten en informatie worden bewaard gedurende tien jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of vanaf de uitvoering van de occasionele verrichting;

2° de documenten waarin de maatregelen zijn vastgelegd die zijn genomen om te voldoen aan de verplichting tot verificatie in het geval bedoeld in artikel 23, § 1, derde lid van de antiwitwaswet, met inbegrip van de informatie over de eventuele moeilijkheden die zich tijdens het verificatieproces hebben voorgedaan. Deze documenten worden bewaard gedurende tien jaar vanaf het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of vanaf de uitvoering van de occasionele verrichting;

3° onverminderd de naleving van andere wetgeving inzake bewaring van documenten, de bewijsstukken en registratiegegevens van de verrichtingen die nodig zijn voor het identificeren en nauwkeurig reconstrueren van de uitgevoerde verrichtingen, gedurende tien jaar vanaf de uitvoering van de verrichting;

4° het schriftelijk verslag over de analyse van de atypische verrichtingen, op grond waarvan eventueel een melding aan de CFI wordt verricht, alsook het verslag dat wordt opgesteld ingeval niet voldaan kan worden aan de waakzaamheidsverplichtingen, gedurende tien jaar vanaf de uitvoering van de onderliggende verrichting (volgens dezelfde modaliteiten als in 3°).

De voornoemde bewaartermijnen van tien jaar worden verminderd tot zeven jaar voor in 2017 uitgevoerde verrichtingen, en respectievelijk tot acht en negen jaar voor in 2018 en 2019 uitgevoerde verrichtingen (zie art. 60, tweede lid van de antiwitwaswet). De bewaringstermijn is ook zeven jaar voor informatie en documenten die betrekking hebben op zakelijke relaties of verrichtingen die tot en met 5 jaar vóór de inwerkingtreding van de antiwitwaswet zijn beëindigd of afgesloten (zie art. 62, § 2 van de deze wet). Er zij opgemerkt dat door deze in de antiwitwaswet vastgelegde termijnen na te leven, automatisch wordt voldaan aan de in de Europese verordening betreffende geldovermakingen vastgestelde verplichting om informatie over de betaler en de begunstigde gedurende vijf jaar te bewaren.

De NBB merkt op dat het afschrift van de bewijsstukken aan de hand waarvan de financiële instelling de identiteit van de cliënt of van zijn lasthebber heeft gecontroleerd, mag worden genomen op een duurzame gegevensdrager (die volgens de definitie van artikel I.1.15° van het Wetboek van economisch recht onder andere een elektronische gegevensdrager mag zijn), die ook voor de bewaring ervan mag worden gebruikt. Diezelfde bewaringsverplichtingen gelden ook voor de documenten aan de hand waarvan de instelling de identiteit van de uiteindelijke begunstigden heeft gecontroleerd, of, bij ontstentenis daarvan, voor de verantwoording van waarom die controle redelijkerwijze niet mogelijk bleek.  

Artikel 61 van de antiwitwaswet bepaalt ook dat de financiële instellingen in plaats van een afschrift van de bewijsstukken te bewaren, de referenties van deze stukken mogen bewaren, op voorwaarde dat deze referenties, wegens hun aard en de modaliteiten voor de bewaring ervan, hen met zekerheid in staat stellen de betreffende stukken onmiddellijk over te leggen op verzoek van de CFI of andere bevoegde autoriteiten (met name de NBB), gedurende de bewaringsperiode bepaald in hetzelfde artikel, en zonder dat deze stukken ondertussen mogen worden gewijzigd of veranderd. De financiële instellingen die voornemens zijn om gebruik te maken van die afwijking preciseren voorafgaandelijk, in hun interne procedures, de categorieën van bewijsstukken waarvan ze de referenties bewaren in plaats van een afschrift, evenals de modaliteiten voor de opvraging van de betreffende stukken die het mogelijk maken om ze op verzoek over te leggen.

Opdat de financiële instellingen in staat zouden zijn om a posteriori, en met name aan de NBB in het kader van de uitoefening van haar toezichtsbevoegdheden, aan te tonen dat ze effectief hebben voldaan aan hun wettelijke en reglementaire verplichtingen tot waakzaamheid ten aanzien van de cliënten en de verrichtingen en aan hun verplichtingen inzake de analyse van atypische verrichtingen en de melding van vermoedens, en dat ze de bepalingen van de Europese verordening betreffende geldovermakingen en de bindende bepalingen betreffende financiële embargo’s hebben nageleefd, legt artikel 24 van het antiwitwasreglement van de NBB op om de geschreven of elektronische documenten waarin ze de maatregelen hebben vastgelegd die ze daartoe effectief hebben genomen, gedurende dezelfde als de hierboven vermelde termijnen te bewaren.

Overeenkomstig artikel 62, § 1 van de antiwitwaswet zijn de financiële instellingen verplicht de persoonsgegevens te wissen bij het verstrijken van de voornoemde bewaringstermijnen.