4:57 Er moet een onderscheid worden gemaakt tussen (i) onafhankelijkheid van geest en (ii) “formele” onafhankelijkheid als bedoeld in de definitie van "onafhankelijk bestuurder" in artikel 15, 94° van de Toezichtswet Verzekeringen.

4:58 Wat het eerste begrip betreft (onafhankelijkheid van geest), is het zo dat van elke persoon die een functie als bestuurder, effectieve leider of verantwoordelijke voor een onafhankelijke controlefunctie uitoefent, verwacht wordt dat hij/zij plichtsbewust, objectief en onafhankelijk kan oordelen in het belang van de onderneming en haar stakeholders, na zorgvuldige afweging van alle beschikbare informatie en meningen en los van allerlei externe invloeden.

4:59 Wat de formele onafhankelijkheid betreft, zij verwezen naar de criteria van artikel 15, 94° van de Toezichtswet Verzekeringen. Het gaat om een kwalificatie die wordt toegekend aan enkele niet-uitvoerende bestuurders die tot taak hebben alle stakeholders van de onderneming te vertegenwoordigen en toezicht te houden op het management, met name door deel te nemen aan de gespecialiseerde comités van de raad van bestuur.

4.3.3.1 Onafhankelijkheid van geest en belangenconflicten

4:60 Bestuurders, effectieve leiders en verantwoordelijken voor een onafhankelijke controlefunctie moeten hun eigen beslissingen op een degelijke, objectieve en onafhankelijke manier kunnen nemen. Onafhankelijkheid van geest blijkt uit het karakter en het gedrag van de betrokkene en kan worden beïnvloed door belangenconflicten.

4:61 Zo moet de onderneming beoordelen of de te beoordelen persoon al dan niet:

1. blijk geeft van de vereiste gedragsvaardigheden, waaronder:
   
   1. moed, overtuiging en kracht om de voorgestelde besluiten die aan hem/haar worden voorgelegd effectief te beoordelen en ter discussie te stellen;
   2. het vermogen om vragen te stellen en afwijkende standpunten uit te drukken; en
   3. het vermogen om groepsdenken te weerstaan;
2. geconfronteerd kan worden met belangenconflicten die afbreuk kunnen doen aan zijn/haar vermogen om zijn/haar functie met de vereiste onafhankelijkheid van geest en objectiviteit uit te oefenen.

4:62 Gelet op dit risico op belangenconflicten bepaalt de Toezichtswet Verzekeringen dat het wettelijk bestuursorgaan governancemechanismen dient in te stellen om dergelijke conflicten te voorkomen. In dit verband zij verwezen naar artikel 83 van de Toezichtswet Verzekeringen betreffende de uitoefening van externe functies[^1] en naar artikel 93 van diezelfde wet betreffende leningen, kredieten, borgstellingen en verzekeringsovereenkomsten voor leiders, aandeelhouders en verbonden personen^[2].

4:63 Voor situaties die aanleiding kunnen geven tot belangenconflicten zij verwezen naar circulaire NBB_2016_31^[3]. Het begrip belangenconflicten is niet beperkt tot de vermogensrechtelijke belangenconflicten als bedoeld in het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

4:64 De onderneming dient in overeenstemming met haar beleid ter zake voor de betrokkene vast te stellen met welke feitelijke of potentiële belangenconflicten hij/zij geconfronteerd kan worden en te beoordelen of deze al dan niet zwaarwegend zijn^[4].

4:65 Alle al dan niet zwaarwegende feitelijke of potentiële belangenconflicten op het niveau van de raad van bestuur of de effectieve leiding of in hoofde van een verantwoordelijke voor een onafhankelijke controlefunctie moeten naar behoren worden besproken en gedocumenteerd; er dienen besluiten over te worden genomen en er dient op passende wijze mee om te worden gegaan door het bevoegd orgaan (d.w.z. dat de nodige maatregelen moeten worden genomen). De betrokkene mag geen stem uitbrengen in situaties waarin van een belangenconflict sprake kan zijn.

4:66 Als er een zwaarwegend belangenconflict wordt vastgesteld, moet de onderneming (i) een gedetailleerde beoordeling maken van de situatie; (ii) beslissen welke beperkende maatregelen zij zal nemen op basis van haar intern beleid inzake belangenconflicten; en (iii) beslissen welke maatregelen zij zal nemen om het belangenconflict te voorkomen, indien zij het niet op adequate wijze kan beperken of beheren.

4:67 De onderneming moet de NBB op de hoogte stellen van elk zwaarwegend feitelijk of potentieel belangenconflict dat van invloed kan zijn op de onafhankelijkheid van geest van een lid van de raad van bestuur, een effectieve leider of een verantwoordelijke voor een onafhankelijke controlefunctie. In dat geval verstrekt de onderneming aan de NBB minstens de volgende informatie: (i) een beschrijving van het vastgestelde belangenconflict, (ii) een beschrijving van de binnen de onderneming uitgevoerde beoordeling, (iii) de conclusie van de onderneming betreffende de beperkende of preventieve maatregelen die zij heeft genomen en (iv) de motivering voor de toereikendheid van deze maatregelen (“conflict of interests statement”).

4.3.3.2 Onafhankelijkheid van geest versus formele onafhankelijkheid in de zin van artikel 15, 94° van de Toezichtswet Verzekeringen

4:68 Zoals reeds vermeld mag het begrip “onafhankelijkheid van geest” niet worden verward met “formele onafhankelijkheid” in de zin van artikel 15, 94° van de Toezichtswet Verzekeringen. Een onafhankelijke bestuurder in de formele betekenis is een niet-uitvoerende bestuurder die geen band heeft met de aandeelhouder en die de belangen van alle stakeholders van de onderneming vertegenwoordigt. Overeenkomstig de Toezichtswet Verzekeringen is de aanwezigheid van een of meer onafhankelijke bestuurders vereist in de gespecialiseerde comités van het wettelijk bestuursorgaan^[5].

4:69 Het begrip “onafhankelijkheid” is gedefinieerd in artikel 15, 94° van de Toezichtswet Verzekeringen, dat een lijst bevat van 9 criteria. De onderneming heeft echter de mogelijkheid om aan de NBB aan te tonen dat, hoewel niet alle criteria vervuld zijn, de onafhankelijkheid van de betrokkene niet in het gedrang komt (overeenkomstig het “comply or explain”-principe)^[6].

4:70 In de praktijk zullen de beslissingen van de NBB over enerzijds de geschiktheid van de betrokkene en anderzijds de rechtvaardiging van de niet-naleving van een van de in artikel 15, 94° van de Toezichtswet Verzekeringen opgenomen onafhankelijkheidscriteria doorgaans gelijktijdig worden genomen. Het kan echter niet worden uitgesloten dat deze twee beslissingen los van elkaar worden genomen wanneer de kwestie van de onafhankelijkheid ook betrekking heeft op het doorlopend toezicht op de governance.

^{[1] Zie in dit verband ook het koninklijk besluit van 8 februari 2022 tot goedkeuring van het reglement van de Nationale Bank van België van 9 november 2021 met betrekking tot de uitoefening van externe functies door leiders en verantwoordelijken voor een onafhankelijke controlefunctie van gereglementeerde ondernemingen, alsook mededeling NBB_2022_19 over hetzelfde onderwerp.}

^{[2] Zie ook circulaire NBB_2017_21 over leningen, kredieten, borgstellingen en verzekeringsovereenkomsten voor leiders, aandeelhouders en verbonden personen.}

^{[3] Met inbegrip van de punten over leningen aan leiders en externe functies.}

^{[4] Wat betreft de belangenconflicten die kunnen voortvloeien uit leningen, kredieten, verzekeringsovereenkomsten en borgstellingen als bedoeld in artikel 93 van de Toezichtswet Verzekeringen, zij eraan herinnerd dat enkel leningen, kredieten en borgstellingen die meer bedragen dan 100.000 euro als zwaarwegend worden beschouwd.}

^{[5] Zie artikel 48 van de Toezichtswet Verzekeringen, dat bepaalt dat ondernemingen die verplicht zijn een auditcomité, een risicocomité en een remuneratiecomité op te richten, ervoor moeten zorgen dat in elk van deze comités ten minste één onafhankelijke bestuurder zetelt. Voorts moet de meerderheid van de leden van het auditcomité onafhankelijk zijn.}

^{[6] In dat geval dient de onderneming samen met het fit & proper-formulier van de betrokken bestuurder een verzoek om afwijking in, waarin zij de gegrondheid van dit verzoek motiveert. De NBB beslist in het kader van haar governancetoezicht of dit verzoek om afwijking al dan niet wordt ingewilligd.}