4:71 Krachtens de artikelen 82, § 1 en 83, § 1 van de Toezichtswet Verzekeringen dienen alle bestuurders, effectieve leiders en verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties voldoende tijd te besteden aan de vervulling van hun taken bij de onderneming^[1]. Dit geldt ook in perioden van sterk verhoogde activiteit, zoals reorganisaties, crisissituaties, fusies, enz.

4:72 De tijdsbesteding moet per geval worden beoordeeld, rekening houdend met de functie van de betrokkene, de aard en de complexiteit van de activiteiten, evenals de omvang, het risicoprofiel en de organisatiestructuur van de onderneming.

4:73 Er wordt aanbevolen om bij de algemene beoordeling van de tijdsbesteding uit te gaan van (i) basisaannames, (ii) een kwantitatieve beoordeling van het aantal externe functies dat de betrokkene uitoefent en (iii) een kwalitatieve beoordeling van de tijd die nodig is voor de beoogde functie.

4:74 De onderneming dient zelf te bepalen welke aannames zij hanteert bij de beoordeling van de tijdsbesteding van alle te beoordelen personen. Het wordt als een goede praktijk beschouwd om aan te nemen dat de functies van lid van het directiecomité en verantwoordelijke voor een controlefunctie voltijds worden uitgeoefend, behoudens uitzonderingen die verband houden met synergieën tussen verschillende functies binnen de groep.

4:75 Het gelijktijdig uitoefenen van verschillende mandaten is een belangrijke factor die de tijdsbesteding kan beïnvloeden. Hoewel er voor de onder dit hoofdstuk vallende bestuurders van ondernemingen geen maximumaantal mandaten geldt, is het aan te bevelen dat de ondernemingen het aantal externe functies dat door de betrokkene wordt uitgeoefend analyseren en nagaan of dit aantal strookt met hun interne regels inzake externe functies (kwantitatieve beoordeling).

4:76 Naast de kwantitatieve beoordeling moeten de ondernemingen ook kwalitatief beoordelen of de betrokkene voldoende tijd heeft om de beoogde functie uit te oefenen, rekening houdend met alle relevante elementen (aantal vergaderingen, af te leggen trajecten, vereiste introducties en opleidingen, enz.).

4:77 De ondernemingen bezorgen de NBB via het fit & proper-formulier “Nieuwe benoeming” het resultaat van hun algemene beoordeling van de tijdsbesteding, waarbij ze indien mogelijk een onderscheid maken tussen kwantitatieve en kwalitatieve beoordelingen^[2]. Deze algemene beoordeling moet rekening houden met de bovengenoemde elementen en ten minste een schatting omvatten van het aantal dagen per jaar dat aan de betrokken functie en, in voorkomend geval, aan de andere beroepsactiviteiten van de betrokken persoon wordt besteed.

^{[1] Zie met name artikel 83 van de Toezichtswet Verzekeringen.}

^{[2] Overeenkomstig mededeling NBB_2022_19 betreffende externe functies moet de onderneming de NBB via het eManex-platform in kennis stellen van alle externe functies die de betrokkenen uitoefenen en moeten materiële wijzigingen van bestaande externe functies ook aan de NBB worden meegedeeld via het formulier "Nieuwe elementen" (zie ook hoofdstuk 5 van dit handboek).}