FAQ - portail Supervision

À quoi sert le portail Supervision ?

Le portail Supervision vous fournit une vue d’ensemble des déclarations de données attendues par la BNB de la part de votre(vos) établissement(s) dans le cadre des activités de supervision prudentielle. Vous pouvez :

  • Y obtenir une vue de tous les rapports (= déclarations) attendus de la part de votre établissement sur l’application de collecte OneGate, ainsi que des rapports déjà remis,
  • Y consulter les fichiers transmis à la BNB dans le cadre de déclarations de données qualitatives « non-structurées », anciennement collectées sur l’application eCorporate,
  • Y consulter et adapter si besoin les attributs de votre établissement (= des caractéristiques descriptives ou techniques),
  • Y consulter les fiches de reporting et d’identification de votre établissement,
  • Y gérer les accès des utilisateurs pour le compte de votre établissement.

À terme, le portail sera enrichi de nouvelles fonctionnalités afin de le faire devenir le canal d’interaction privilégié entre la BNB et les établissements sous sa supervision.

Accéder au portail Supervision

Comment obtenir un compte-utilisateur sur le portail ?

Seul un utilisateur qui a reçu le rôle nécessaire pour gérer les accès de votre établissement sur le portail Supervision peut vous créer un compte. Vous devez donc contacter une personne qui a ce rôle au sein de votre établissement afin de lui demander de vous inviter sur le portail Supervision.

Vous devrez lui fournir votre nom, votre prénom, votre adresse email et, dans le cas où vous souhaitez vous connecter au portail au moyen de votre carte d'identité électronique belge, votre numéro de registre national (optionnel). Une fois votre compte créé, vous recevrez automatiquement un email d'invitation contenant toutes les informations nécessaires.

 Communiquer votre numéro de registre national est optionnel pour la création de votre compte-utilisateur. Néanmoins, ceci permet de valider automatiquement l'activation de votre compte (voir point suivant), vous évitant ainsi de devoir attendre qu'un admin de votre établissement (ou tout autre utilisateur ayant le rôle de gestion des accès) le fasse.

 La BNB requiert qu’à tout moment au moins un utilisateur de votre établissement ait le rôle d’Admin. Un Admin a par défaut tous les rôles existants sur le portail Supervision, y compris celui permettant de gérer les accès des utilisateurs. Lors du lancement du portail, la BNB a invité elle-même un utilisateur-admin initial par établissement, qui a alors la charge de créer les accès supplémentaires nécessaires.

Comment activer mon compte-utilisateur sur le portail ?

Connectez-vous au portail Supervision (voir point suivant). L'application vous demande alors d'introduire un code d'activation, que vous trouverez dans l'email d'invitation que vous avez reçu lorsqu'un utilisateur de votre établissement vous a créé un compte.

Si le code introduit est valide, vous devrez alors attendre qu'un admin de votre établissement (ou tout autre utilisateur ayant le rôle de gestion des accès) valide l'activation de votre compte, après quoi vous aurez accès au portail Supervision. Vous serez notifié par email lorsque l'activation de votre compte aura été validée.

 Le code d'activation reçu dans l'email d'invitation n'est valable que 24 heures. S'il expire avant que vous ne l'utilisiez, vous pouvez demander un nouveau code d'activation à un admin (ou tout autre utilisateur ayant le rôle de gestion des accès) de votre établissement.

 L'étape de validation de l'activation du compte est nécessaire pour vérifier que c'est bien la personne initialement visée par l'invitation qui a activé le compte en question.

 Dans le cas où vous activez votre compte en choisissant de vous connecter au portail par carte d'identité électronique belge (via CSAM), si votre compte a été créé en y introduisant votre numéro de registre national, la validation de l'activation de votre compte se fera automatiquement. Vous aurez ainsi directement accès au portail, sans devoir attendre qu'un admin de votre établissement (ou tout autre utilisateur ayant le rôle de gestion des accès) ne fasse cette validation.

Pourquoi dois-je attendre qu'un admin (ou tout autre utilisateur ayant les droits de gestion des utilisateurs) de mon établissement valide l'activation de mon compte?

L'étape de validation de l'activation du compte est nécessaire pour confirmer que c'est bien la personne initialement visée par l'invitation qui a activé le compte en question. Seul un admin (ou tout autre utilisateur ayant les droits de gérer les utilisateurs) de l'établissement concerné peut réaliser cette opération.

En cas de problème lors de cette étape, contactez [email protected].

Le code d'activation que j'ai reçu par email a expiré. Comment en obtenir un nouveau ?

Il vous suffit de réclamer un nouveau code d'activation à un admin (ou tout autre utilisateur ayant les droits de gérer les utilisateurs) de votre établissement. Les codes d'activation peuvent être regénérés à la demande sur le portail Supervision.

Si ce n'est pas possible ou que votre établissement n'a pas/plus de personnes avec le rôle d'admin ou de gestion des utilisateurs, contactez [email protected].

Comment se connecter au portail ?

Pour accéder au portail de supervision, rendez-vous sur la page de connexion de l'application. Vous pouvez vous connecter de différentes manières :

  • avec votre carte d'identité électronique belge via le portail CSAM
  • avec un certificat électronique

 Première connexion
La première fois que vous vous connectez par l'une de ces deux méthodes, quelques brèves étapes d'enregistrement sont nécessaires : 
1. Remplissez les informations demandées en suivant les étapes affichées à l'écran.
2. Choisissez un mot de passe.
3. Une fois l'inscription terminée, vous recevrez par e-mail un numéro d'utilisateur, le "National Unique Identification Number", composé de 13 chiffres.
4. Gardez ce numéro d'utilisateur et le mot de passe choisi.

 Une fois que vous aurez activé votre compte-utilisateur en choisissant une de ces deux méthodes de connexion (certificat ou CSAM) vous devrez toujours utiliser la même méthode pour accéder à votre compte.

 Il est important d’utiliser le même moyen de connexion sur le portail Supervision que sur l’application OneGate, car vos droits d’accès aux rapports (= déclarations) de votre établissement sont configurés sur Onegate et ensuite partagés entre ces deux applications. Sans ça, vous ne verrez pas les rapports et documents de votre établissement sur le portail Supervision.

Si je suis déjà connecté à Supervision/OneGate, est-il nécessaire de me reconnecter sur OneGate/Supervision

Non. Si vous employez le même moyen de connexion sur l’application OneGate et sur le portail Supervision, vous serez automatiquement authentifié(e) sur les deux applications, peu apporte celle sur laquelle vous vous êtes initialement connecté(e).

Par exemple, si vous vous connectez au portail Supervision avec un certificat électronique et que vous vous rendez ensuite sur l’application OneGate, il vous suffira de cliquer sur le bouton pour confirmer votre connexion pour être automatiquement connecté à OneGate, sans devoir réintroduire d’information de login.

Quels sont les certificats électroniques acceptés sur le portail Supervision ?

Les certificats suivants sont acceptés :

J'ai un nouveau certificat électronique/mon certificat électronique a été renouvelé. Que dois-je faire pour pouvoir accéder au compte-utilisateur Supervision que j'avais avec mon ancien certificat sur Supervision/OneGate ?

Pour réaliser cette opération, vous aurez besoin

  • de votre NUIN ("National Unique Identification Number"), qui est une série de 13 chiffres reçue par email lors de votre première connexion au portail Supervision, juste après de l'étape d'enregistrement,
  • du mot de passe que vous avez choisi lors de l'étape d'enregistrement,
  • d'accéder à l'adresse email renseignée lors de l'étape d'enregistrement.

Suivez les étapes suivantes :

  1. Connectez-vous au portail Supervision au moyen de votre nouveau certificat.
  2. Cliquez sur le lien "Already Registered Account? Click here to login".
  3. Introduisez votre NUIN et votre mot de passe.
  4. Vous recevrez alors un email contenant un mot de passe à usage unique, envoyé à l'adresse email que vous avez renseignée lors de l'étape d'enregistrement
  5. Introduisez le mot de passe reçu dans l'email.

Configurer mes droits d'acces aux rapports Onegate de mon institution

Si j'ai déjà un accès par certificat ou CSAM à OneGate, est-il nécessaire de me créer aussi un compte sur Supervision (et inversement) ?

Oui. Vos comptes-utilisateur Supervision et OneGate sont bien deux comptes distincts qui doivent être créés séparément.

Cependant, vos droits d'accès aux rapports OneGate de votre établissement sont exclusivement configurés dans votre compte OneGate et récupérés/utilisés automatiquement pour votre compte Supervision.

Comment savoir quels sont les droits que j'ai sur le portail Supervision et pour quel(s) établissement(s) ?

Connectez-vous au portail Supervision et rendez-vous simplement dans votre profil-utilisateur (menu en-haut à droite de l'écran). Vous y trouverez l'ensemble des établissements auxquels vous avez accès avec votre compte, et, pour chaque établissement, les permissions dont vous bénéficiez, ainsi que la liste des admins Supervision et des admins OneGate de l'établissement.

Comment modifier mes droits d'accès aux rapports et documents sur le portail Supervision ?

Les droits d'accès des utilisateurs aux rapports et aux documents sont entièrement configurés sur OneGate. Pour ce faire, contactez un administrateur OneGate de votre établissement pour demander la modification de vos droits d'accès:

  • La liste des administrateurs de OneGate (et du portail de supervision) d'un établissement auquel vous avez accès dans le portail de supervision est visible dans votre profil du portail de supervision.

Comment modifier mes droits d'accès aux fonctionnalités du portail Supervision ?

Les droits d'accès des utilisateurs aux fonctionnalités du portail Supervision sont gérés par les admins (ou tout autre utilisateur ayant le rôle de gestion des accès) de chaque établissement. Adressez-vous à eux pour toute modification de vos droits d'accès.

La liste des admins Supervision (et OneGate) d'un établissement auquel vous avez accès est visible sur le portail, sur votre profil.

Comment lier mon compte-utilisateur à plusieurs établissements ?

Lorsque vous avez déjà un compte-utilisateur activé sur le portail Supervision pour un établissement, vous pouvez le lier à des établissements supplémentaires. Il suffit qu'un utilisateur de ces établissements vous crée un compte pour générer un nouvel email d'invitation avec un code d'activation. Rendez-vous ensuite dans votre profil-utilisateur sur le portail, et utilisez-y le code d'activation reçu au moyen du bouton prévu à cet effet (au bas de l'écran).

Notez que vous devrez patienter que l'admin de l'établissement valide l'activation du code pour que vous ayez effectivement accès à l'établissement sur le portail.

Comment puis-je devenir admin Supervision pour mon établissement ?

Il suffit qu'un admin existant de votre établissement vous attribue le rôle d'admin sur le portail Supervision. Si ce n'est pas possible, vous pouvez toujours vous adresser à [email protected].

Y a-t-il quelque chose de particulier à savoir concernant mes accès si je suis réviseur agréé ?

En tant que réviseur agréé, vous êtes traité exactement de la même manière que n'importe quel autre utilisateur du portail de supervision. Le contenu des modules "rapports attendus" et "bibliothèque de documents" est filtré en fonction des rapports auxquels vous avez accès sur OneGate.

Sur l'application OneGate, vos droits d'accès sont gérés comme ceux de tout autre utilisateur par les "admins" des institutions auxquelles vous avez accès. Cependant, lorsque vous créez votre compte OneGate, veillez à créer un compte "réviseur" :
- Si vous vous connectez avec une carte d'identité électronique (via CSAM), l'administrateur de l'institution doit prendre les mesures nécessaires pour vous envoyer une invitation pour un compte "réviseur".
- Si vous vous connectez avec un certificat électronique, il vous suffit de vous connecter à https://onegate.nbb.be/ (et de remplir le formulaire d'enregistrement du certificat s'il s'agit de votre première connexion) et de demander l'accès à l'entreprise de votre choix en sélectionnant l'option "Je veux demander l'accès en tant qu'auditeur" et en introduisant le type et le code du déclarant (= l'institution) sur OneGate. Dans la plupart des cas, il s'agira du type "KBO" suivi du code TVA de l'entreprise.

Fonctionnalités et contenu du Portail Supervision

Est-il possible de transférer des documents "libres" à la BNB sur le portail Supervision, plutôt que de les envoyer par email ?

Non, pas pour l'instant. Cela dit, avec le temps, le portail sera progressivement enrichi de nouvelles fonctionnalités. Vous en serez informés en temps voulu.

Je ne vois aucun rapports apparaître sur le portail Supervision, dans les modules "rapport attendus" et "bibliothèque de documents. Que faire ?

Les rapports que vous voyez apparaître sur le portail Supervision sont les mêmes que ceux auxquels vous avez accès sur OneGate. Pour voir ces rapports, vous devez :

  • Avoir un compte OneGate actif avec accès à des rapports (liés à la supervision prudentielle),
  • Utiliser le même moyen de connexion sur le portail Supervision que sur OneGate.

Si vous respectez bien ces conditions et ne voyez malgré tout aucun rapport sur le portail Supervision, contactez [email protected] en détaillant votre situation.

Je vois bien des rapports apparaître sur le portail Supervision, mais j'ai l'impression qu'il y en a moins que sur OneGate. Est-ce normal ?

Oui, le portail Supervision permet uniquement de consulter les rapports OneGate relatifs à la surveillance prudentielle.

Puis-je voir les rapports OneGate déclarés par le réviseur agréé pour mon établissement?

Non, la liste des rapports et leur contenu ne peuvent être consultés que par le réviseur lui-même, (dans le domaine REV sur OneGate).

Concernant les admin/gestionnaire des accès pour un étabissement...

À quoi sert le rôle d'admin et quelle est la différence entre un admin et un utilisateur qui a "juste" le droit de gérer les accès des utilisateurs ?

Un admin a par défaut accès à toutes les fonctionnalités du portail, tandis qu'un utilisateur non-admin peut n'avoir accès qu'à certaines fonctionnalités (dont celle de gestion des utilisateurs).

La BNB exige qu'à tout moment au moins un admin valide existe par établissement, afin d'assurer qu'au moins un utilisateur par établissement ait toujours accès à l'entièreté des fonctionnalités du portail. D'ailleurs, un admin est par défaut considéré comme point de contact de votre établissement pour la BNB en cas de problèmes ou questions liées au portail Supervision.

Notez qu'être admin ne vous donne en revanche pas accès par défaut à tous les rapports et documents de votre établissement. Ces droits d'accès-là sont gérés dans l'application OneGate, où les données sont collectées.

Comment puis-je inviter un nouvel utilisateur sur le portail Supervision ?

Allez dans l'outil "Accès" et cliquez sur le bouton "nouvel utilisateur". Remplissez le nom, le prénom, l'adresse e-mail et, si disponible, le numéro de registre national. Sélectionnez ensuite les permissions (= droits d'accès aux fonctionnalités du portail) que vous souhaitez donner à l'utilisateur et cliquez sur "envoyer l'invitation".

  1. Un e-mail contenant un code d'activation sera envoyé à l'adresse e-mail spécifiée. 
  2. Le destinataire doit ensuite se rendre sur le portail Supervision (https://supervision.nbb.be/), se connecter et utiliser le code d'activation lorsque l'application le demande (première connexion) ou dans son profil (si la personne a déjà un compte-utilisateur actif sur le portail).
  3. Une fois le code d'activation saisi par la personne, vous (ou tout autre utilisateur ayant le rôle de gestion des accès) devez valider l'activation du profil dans l'outil d'accès du portail. Cela permet de confirmer que la bonne personne (= le bon certificat ou la bonne carte d'identité) a activé le bon profil. 
  4. Après validation, l'utilisateur a accès au portail de supervision de votre institution. Vous recevrez une notification par email lorsque les activations de profil doivent être validées. 
  5. L'utilisateur est informé par e-mail de votre décision de validation (acceptation ou refus).

Que se passe-t-il si je rejette l'activation d'un compte par un utilisateur ?

Dans ce cas, l'utilisateur est notifié par e-mail du refus de son activation et ne peut pas accéder au portail de supervision de votre institution. Le profil en question est marqué comme "rejeté".

Vous pouvez alors faire deux actions avec le profil refusé : 

  • re-générer une invitation avec un nouveau code d'activation, à envoyer à la même adresse e-mail ou à une nouvelle adresse e-mail,
  • supprimer le profil.

Puis-je créer d'autres admin sur Supervision?

Oui, mais uniquement si vous avez vous-même le rôle d'admin. Avoir le rôle de gestion des accès sans être admin ne permet pas d'inviter un nouvel utilisateur comme admin, ni de désigner utilisateur existant comme admin.

Pour donner le rôle d'admin à un utilisateur, il suffit de sélectionner le rôle "admin" sur la page de son profil ou lors de la création de son profil.

Est-ce qu'il y a un lien entre les admins Supervision et les admins OneGate ?

Non. Une même personne peut être à la fois admin Supervision et admin OneGate pour un établissement, mais pas nécessairement.

Par ailleurs, les admins Supervision peuvent être créés directement dans le portail Supervision par d'autres admins, tandis que les admins OneGate sont créés en-dehors de OneGate par une procédure plus spécifique, documentée sur le site de OneGate.

Notez qu'il est nécessaire qu'un établissement définisse au moins un admin OneGate pour pouvoir gérer les droits d'accès aux rapports des utilisateurs qui se connectent via CSAM/e-ID.

Si elle est optionnelle lors de la création d'un nouvel utilisateur, en quoi l'introduction du numéro de registre national de l'utilisateur est-elle utile ?

L'introduction du numéro de registre national lors de la création d'un profil-utilisateur n'est utile que dans le cas où la personne qui va utiliser le profil compte utiliser sa carte d'identité belge (via CSAM) pour se connecter au portail. Lorsque cette personne activera le profil en introduisant le code d'activation sur le portail, si le numéro de registre national de sa carte d'identité correspond à celui introduit lors de la création du profil, alors l'activation sera automatiquement validée.

Autrement dit, il n'y aura pas besoin qu'un admin Supervision (ou tout autre utilisateur ayant le droit de gérer les accès) valide manuellement l'activation du profil. En conséquence, l'utilisateur(-trice) aura directement accès au portail.

Que puis-je faire si je suis admin et que je m'absente plusieurs jours ? Puis-je déléguer mes droits ?

Si vous vous absentez plusieurs jours et que vous souhaitez que d'autres personnes assument votre rôle de gestion des droits sur le portail, vous pouvez simplement ajouter les droits de gestion des accès à un ou plusieurs utilisateur le temps de votre absence. Il vous suffira de les retirer à votre retour. Il n'est pas nécessaire de désigner un utilisateur comme admin afin qu'il puisse gérer les accès des utilisateurs.

Que faire si votre admin ne peut plus exercer ses fonctions et qu'il n'y a pas d'autre admin de désigné pour votre établissement ?

Dans ce cas, contactez [email protected] et exposez votre problème. Nos collaborateurs vous assisteront pour désigner un nouvel admin. Ils peuvent également intervenir à la place d'un admin si nécessaire.

La BNB exige qu'à tout moment au moins un admin valide existe par établissement, afin d'assurer qu'au moins un utilisateur par établissement ait toujours accès à l'entièreté des fonctionnalités du portail. D'ailleurs, un admin est par défaut considéré comme point de contact de votre établissement pour la BNB en cas de problèmes ou questions liées au portail Supervision.

Accéder à OneGate

Je n'ai pas encore de compte-utilisateur sur OneGate. Comment puis-je en obtenir un ?

Tout dépend de comment vous souhaitez vous connecter à OneGate : par certificat électronique et par carte d'identité électronique belge (CSAM).

 Attention, vous devez utiliser le même moyen de connexion sur OneGate et sur Supervision si vous souhaitez pouvoir voir les rapports de votre établissement sur Supervision.

Si vous souhaitez vous connecter par certificat électronique, rendez-vous sur l'URL de OneGate pour se connecter par certificat : https://onegate-certificate.nbb.be/. Connectez-vous au portail et suivez les étapes à l'écran pour enregistrer votre certificat et demander accès pour le compte de votre établissement. Vous trouverez plus d'informations sur le site de OneGate.

Si vous souhaitez vous connecter à OneGate par carte d'identité électronique belge (CSAM), alors il faut qu'un admin OneGate de votre établissement vous invite sur le portail OneGate en vous créant un compte. Contactez cette personne pour lui adresser votre demande. Vous devrez lui fournir votre nom, votre prénom, votre adresse email ainsi que votre numéro de registre national (obligatoire sur OneGate pour y accéder via CSAM).

Les admins OneGate (et Supervision) des établissements auxquels vous avez accès sur Supervision sont visibles dans votre profil sur le portail Supervision.

Mon établissement n'a pas encore d'admin OneGate de désigné. Que faire et puis-je tout de même accéder à OneGate par carte d'identité électronique belge (CSAM) ?

Sans admin OneGate, il sera impossible pour votre établissement de gérer les accès de ses utilisateurs sur OneGate et d'inviter des personnes à se connecter par carte d'identité électronique belge (via CSAM).

Contrairement au portail Supervision, il y a une procédure spécifique à suivre pour désigner un (ou plusieurs) nouvel admin OneGate pour votre établissement. Elle est décrite sur le site de OneGate.

Notez que, pour l'instant, l'admin OneGate d'un établissement peut uniquement gérer les accès des utilisateurs qui se connectent via CSAM.

Comment désigner de nouveau admin OneGate pour mon établissement ?

Contrairement au portail Supervision, il y a une procédure spécifique à suivre pour désigner un (ou plusieurs) nouvel admin OneGate pour votre établissement. Elle est décrite sur le site de OneGate.

Mon établissement n'est pas belge. Est-il tout de même possible d'enregistrer un admin OneGate?

La procédure décrite sur le site de OneGate pour désigner un admin OneGate n'est d'application que pour les établissements belges. Contactez [email protected] pour obtenir de l'aide si votre établissement est dans l'impossibilité de désigner un admin OneGate.

Comment faire pour modifier les rapports auxquels j'ai accès sur OneGate (et donc sur le portail Supervision) ?

Les droits d'accès des utilisateurs aux rapports et aux documents sont entièrement configurés sur OneGate. 

Vos droits d'accès aux rapports sont gérés/mises à jour par l'administrateur OneGate de chaque institution à laquelle vous avez accès:

  • La liste des administrateurs OneGate (et Supervision) d'une institution à laquelle vous avez accès sur le portail Supervision est visible dans votre profil Supervision.
  • Si l'institution n'a pas encore d'administrateur OneGate, elle doit suivre la procédure décrite sur le site de OneGate pour créer un administrateur OneGate.

J'ai un accès à OneGate par certificat électronique, mais je souhaiterais désormais utiliser CSAM (carte d'identité électronique belge) pour me connecter à OneGate et Supervision. Comment faire ?

Il n'est pas possible de convertir votre compte-utilisateur OneGate lié à votre certificat en un compte-utilisateur CSAM, ni inversement.

Cependant, vous pouvez tout à fait demander à votre admin OneGate/Supervision qu'il vous crée un nouveau compte, que vous activerez avec CSAM. Il faudra donc que l'admin configure entièrement les droits d'accès de ce nouveau compte aux divers rapports de l'institution.

Si vous aviez accès aux rapports de plusieurs institutions avec votre certificat électronique, il faudra demander à un admin de chacune de ces institutions de vous créer un nouveau compte à activer avec CSAM.

Est-il possible de donner accès à des rapports sur OneGate qu'en lecture à un utilisateur ?

Oui, tout à fait. L'admin OneGate de votre établissement peut choisir pour chaque rapport de l'application si vous y avez ou non accès, en écriture ou en lecture. 

Est-il possible de ne donner accès qu'à certains rapports de mon établissement à un utilisateur sur OneGate?

Oui, tout à fait. L'admin OneGate de votre établissement (ou l'équipe OneGate Access) peut choisir pour chaque rapport de l'application si vous y avez ou non accès, en écriture ou en lecture.

Pour ce faire, il suffit d'ouvrir les détails de l'utilisateur dans l'outil de gestion des utilisateurs (uniquement accessible aux admins OneGate) et de (dé-)sélectionner dans chaque domaine les rapports auxquels l'utilisateur (ne) peut (pas) accéder, et, pour les rapports sélectionnés, d'indiquer si l'accès est en écriture ou seulement en lecture.

Cependant, il n'est pas possible de ne donner accès qu'à des exemplaires ou périodes de déclaration spécifiques d'un rapport. Lorsqu'un accès est donné à un rapport, l'utilisateur pourra voir tous les exemplaires existants de ce rapport (et ses formulaires) pour votre établissement sur OneGate.

Comment obtenir accès à un établissement supplémentaire avec mon compte OneGate ?

Cela dépend de la manière dont vous accédez à OneGate :

Si vous vous connectez à OneGate via un certificat électronique, allez sur la page d'accueil de OneGate et cliquez sur le bouton "demander un nouvel accès" dans la case "déclarant actif". Soumettez ensuite une demande d'accès en sélectionnant l'option appropriée et en saisissant le type et le code de déclaration OneGate de l'entreprise souhaitée. Dans la plupart des cas, il s'agit du type "KBO" et du code TVA de l'entreprise.

Si vous accédez à OneGate avec une carte d'identité électronique belge (via CSAM), contactez un administrateur OneGate de l'institution concernée et demandez-lui de vous créer un compte pour son institution. Vous devez lui fournir vos nom, prénom, adresse e-mail et numéro d'enregistrement national (obligatoire sur OneGate pour accéder via CSAM).

Faire des déclarations de documents qualitatifs sur Onegate

Où se trouvent les rapports qualitatifs à déclarer sur OneGate et comment y accéder ?

Les rapports dits "qualitatifs" anciennement collectés sur l'application eCorporate se trouvent actuellement répartis dans quatre domaines OneGate : AML (documents liés à la matière AML), CPA (entreprises d'assurance), MBS (banques et assimiléés) et REV (documents de réviseur).

Comment charger les fichiers de documents qualitatifs sur OneGate ?

Suivez les étapes suivantes :

  1. Rendez-vous dans OneGate,
  2. Sélectionnez le rapport concerné sous le point de menu "rapports" (vous avez le choix entre une vue des rapports par domaine ou par date d'échéance)
  3. Parmi les périodes de déclaration disponibles, sélectionnez celle que vous souhaiter déclarer (ne s'applique que si vous passez par la vue "par domaine" et pour les rapports qui ont une fréquence de collecte autre que "only once"),
  4. Ouvrez ensuite le formulaire en cliquant sur son nom (les rapports dits "qualitatifs" ne contiennent jamais qu'un seul formulaire, au sein duquel vous pouvez charger les documents qualitatifs),
  5. A l'intérieur du formulaire, chargez les fichiers nécessaires (un fichier principal, obligatoire, et des fichiers annexes, optionnels),
  6. Clôturez le formulaire (une fois clôturé, le formulaire ne peut plus être /modifié).

 

Dans le cas des rapports qui ont une fréquence de collecte "on demand" (= "occasional" dans l'application eCorporate), vous devez créer vous-même un nouveau formulaire lorsque vous en avez besoin.

Pour ce faire, sélectionnez le rapport, sélectionnez le mois en cours (vous ne pouvez pas créer de nouveau formulaire dans les mois passés), et cliquez ensuite sur le bouton "nouveau" à droite de l'écran, puis sur le nom du formulaire. Confirmez la création du formulaire dans la fenêtre qui apparaît. Compléter ensuite les étapes  4 à 6 ci-dessus.

Les rapports qui ont une fréquence de collecte "only once" ou "ongoing" sur le portail Supervision ne font l'objet que d'une seule déclaration sur OneGate. Cependant, les rapports "ongoing" doivent être mis à jour sur OneGate lorsque les données déclarées changent.

Pour ce faire, rendez-vous sur OneGate, sélectionnez le rapport concerné, sélectionnez ensuite le formulaire du rapport et cliquez sur "reopen" pour le rouvrir. Cliquez ensuite sur le formulaire, apportez-y les modifications nécessaires, puis reclôturez-le.

Notez que les rapports "ongoing" sont les seuls que vous pouvez rouvrir vous-même ; les autres ne peuvent être rouverts que par la BNB, sur demande. Notez également que la fréquence de collecte "ongoing" est affichée comme "only once" sur OneGate.

Comment déclarer des rapports de type "on demand" sur OneGate (="occasionnel" anciennement sur eCorporate) ?

Dans le cas des rapports qui ont une fréquence de collecte "on demand", vous devez créer vous-même un nouveau formulaire lorsque vous en avez besoin.

Pour ce faire, sélectionnez le rapport, sélectionnez le mois en cours (vous ne pouvez pas créer de nouveau formulaire dans les mois passés), et cliquez ensuite sur le bouton "nouveau" à droite de l'écran, puis sur le nom du formulaire à créer. Confirmez la création du formulaire dans la fenêtre qui apparaît.

Le formulaire sur demande est maintenant créé et apparaît à l'écran. Cliquez dessus pour l'ouvrir et le compléter, comme un formulaire classique. N'oubliez pas de clôturer le formulaire lorsque votre déclaration est terminée.

Sur le portail Supervision, dans le module des rapports attendus, vous pouvez cliquer sur le bouton "ajouter un rapport manuellement" au-dessus à droite de l'écran. Ceci fait apparaître une liste des rapports "on demand" auxquels vous avez accès sur OneGate. Cliquez sur le rapport voulu pour être redirigé vers OneGate sur l'écran sur lequel vous pourrez créer un nouveau formulaire.

Comment mettre à jour les données d'un rapport de type "ongoing" sur OneGate ?

Les rapports qui ont une fréquence de collecte "only once" ou "ongoing" sur le portail Supervision ne font l'objet que d'une seule déclaration sur OneGate. Cependant, les rapports "ongoing" doivent être mis à jour sur OneGate lorsque les données déclarées changent.

Pour ce faire, rendez-vous sur OneGate, sélectionnez le rapport concerné, sélectionnez ensuite le formulaire du rapport et cliquez sur "reopen" pour le rouvrir. Cliquez ensuite sur le formulaire, apportez-y les modifications nécessaires, puis reclôturez-le.

Notez que les rapports "ongoing" sont les seuls que vous pouvez rouvrir vous-même ; les autres ne peuvent être rouverts que par la BNB, sur demande. Notez également que la fréquence de collecte "ongoing" est affichée comme "only once" sur OneGate.

Contrairement à l'application eCorporate, je ne vois pas encore apparaître sur OneGate toutes les périodes de déclaration attendues sur l'année en cours. Est-ce normal ?

Oui. Les différentes périodes à déclarer sont mises à disposition sur OneGate au fur et à mesure.

Le moment auquel un rapport devient disponible pour une période de déclaration donnée dépend du rapport en question et de la façon dont il est géré par la BNB. Dans le cas où vous auriez une réclamation ou suggestion de modification concernant la mise à disponibilité des rapports sur OneGate, contactez [email protected] pour nous la soumettre.

Support et contacts

Qui contacter en cas de problème avec le portail Supervision ?

Si vous rencontrez des problèmes techniques avec le portail Supervision (disponibilité de l'application, problèmes de compatibilité avec le navigateur, problème de certificat électronique, disponibilité du site Internet, etc.), contactez le Helpdesk technique de la BNB au +32 2 221 40 60.

Si vous rencontrez des problèmes ou des questions non-techniques liées à l'utilisation du portail (problèmes avec des fonctionnalités de l'application-même, problèmes liés à l'activation d'un compte-utilisateur, etc.), contactez le Helpdesk du portail à l'adresse [email protected].

Si vous rencontrez des problèmes ou questions liés aux collectes (= "rapports" et "formulaires" sur OneGate) de données elles-mêmes (questions sur ce qui est attendu dans un formulaire, questions sur les données, etc.), référez-vous au point de contact spécifique du domaine OneGate auquel appartient le rapport/formulaire en question : https://www.nbb.be/en/statistics/onegate-declarations/contact-helpdesk-onegate. Vous pouvez égalementretrouver vos personnes de contact BNB en charge de votre dossier dans la "Fiche d’identification" de votre établissement, dans le module "Mon Institution" du portail.

Si vous rencontrez des problèmes d'accès sur l'application OneGate, ou que vous accédez à OneGate par certificat et désirez modifier vos droits d'accès aux rapports pour votre établissement, contactez [email protected].

Comment savoir qui est admin (OneGate ou Supervision) pour mon établissement ?

Malheureusement, cette information n'est disponible que si vous avez activé un compte sur le portail Supervision et avez accès à l'établissement en question. Rendez-vous dans votre profil pour y voir la liste des établissements auxquels vous avez accès et leurs admins OneGate et Supervision.

Si vous n'avez pas accès au portail Supervision pour l'établissement concerné, alors vous devez prendre contact avec cet établissement pour identifier cette personne.

Si malgré tout vous ne parvenez pas à identifier l'admin voulu, vous pouvez toujours contacter [email protected] ou [email protected] en fonction de l'application que votre problème concerne.

J'aimerais faire des suggestions d'amélioration du portail Supervision, à qui puis-je m'adresser ?

Le nouveau portail Supervision devra certainement être amélioré sur plusieurs points et sera enrichi de nouvelles fonctionnalités avec le temps. Vos idées sont les bienvenues. Transmettez-les-nous à [email protected].