6:2  Chaque société décrit et documente l'ensemble de ses modalités d'organisation interne dans son mémorandum de gouvernance. L’organe légal d'administration approuve le mémorandum de gouvernance et s’assure de sa mise à jour^[1].

6:3  Le mémorandum de gouvernance est un document prudentiel qui fait partie intégrante du dossier d'agrément et revêt à ce titre un caractère confidentiel.

6:4  Le mémorandum relève en premier lieu de la responsabilité de la société. Il sera adapté à chaque fois qu'interviennent des modifications significatives ayant un impact sur la structure de gestion et l'organisation de la société, et fera au moins une fois par an l'objet d'une évaluation par l’organe légal d’administration conformément aux articles 19 et 56 de la loi de contrôle des sociétés de bourse. La société doit fournir des informations circonstanciées lorsqu'il ne satisfait pas aux meilleures pratiques telles que prévues dans le présent manuel et dans les circulaires ou les orientations internationales (approche comply or explain).

6:5  Un modèle de mémorandum de gouvernance est joint en annexe au présent manuel. L'utilisation de ce modèle est facultative. Une bonne pratique est également de mettre en annexe du mémorandum de gouvernance un inventaire des politiques de gouvernance et des règlements d’ordre intérieur en vigueur, avec si possible des liens vers les documents pertinents ou les documents eux-mêmes.

^{[1]  Art. 21, §3, 23 et 56, §6 de la loi de contrôle des sociétés de bourse.}