4:132 Les mesures prises par la société pour gérer ou, le cas échéant, atténuer les conflits d'intérêts (au niveau de la société et du personnel) sont documentées. Cela comprend ‑ entre autres ‑ les mesures et procédures suivantes :

• instaurer des barrières (chinese walls) en matière d'information ou cloisonner physiquement ou de manière informatique des départements ;
• confier à différentes personnes des maillons conflictuels dans une chaîne de transactions ou de services ;
• confier à des personnes distinctes les responsabilités de surveillance et de reporting relatives à des activités étant et susceptibles d’être conflictuelles ;
• éviter, au sein des activités conflictuelles, tout lien direct entre la rémunération des personnes pertinentes et les revenus générés par l'activité ;
• éviter que des personnes actives au sein de la société ou externes à celle-ci et ayant des intérêts conflictuels exercent une influence inappropriée sur une activité de la société ;

• adopter une politique et des procédures appropriées pour les opérations avec les parties liées. Il pourrait s'agir, par exemple, d'exiger que les transactions soient effectuées à des conditions conformes au marché, d'obtenir un avis contraignant de membres indépendants de l'organe légal d’administration, de limiter l'exposition à de telles transactions, etc. ;
• prévoir que les membres de l'organe légal d’administration soient tenus de s'abstenir sur les questions pour lesquelles ils ont ou pourraient avoir un conflit d'intérêts potentiel, ou lorsque l'objectivité ou la capacité de la personne concernée à exercer correctement ses fonctions risquent d'être compromises ;

• limiter les activités externes des personnes pertinentes.

4:133 Il est de bonne pratique d'informer les parties prenantes intéressées de la nature générale et des sources de conflits d'intérêt ainsi que de la politique arrêtée par la société pour les identifier, les prévenir ou les gérer. Pour plus d’informations à ce sujet, il est renvoyé aux orientations EBA/GL/2021/14, au manuel « fit & proper », au règlement BNB du 9 novembre 2021,  à la communication NBB_2022_19 et à la circulaire NBB_2017_21.