4:71 Les articles 82, §1^er et 83, §1 de la Loi de contrôle des assurances prévoient que tous les administrateurs, dirigeants effectifs et responsables de fonctions de contrôle indépendantes doivent consacrer suffisamment de temps à l'exercice de leurs tâches au sein de l'entreprise^[1]. Cela vaut également en période d'activité très intense, comme en cas de restructuration, en situation de crise, lors d’une fusion, etc.

4:72 L’évaluation de l’investissement en temps est à évaluer au cas par cas, en tenant compte de la fonction de la personne concernée et de la nature, de la complexité des activités, de la taille, du profil de risques et de la structure organisationnelle de l’entreprise.

4:73 Il est recommandé que l'évaluation globale de l’investissement en temps se fasse sur la base (i) d’hypothèses de base, (ii) d’une évaluation quantitative du nombre de fonctions extérieures exercées par la personne concernée et (iii) d’une évaluation qualitative du temps nécessaire à la fonction envisagée.

4:74 L’entreprise doit déterminer elle-même les hypothèses de base à l’évaluation de l’investissement en temps applicables pour l’ensemble des personnes soumises au contrôle de l’aptitude. Une bonne pratique en termes d’hypothèse de base est de considérer que les fonctions de membre du comité de direction et de reponsable d’une fonction de contrôle sont des fonctions à temps plein, sauf dérogations liées à des synergies entre plusieurs fonctions au sein du groupe.

4:75 Le cumul des mandats est un facteur important qui peut influer sur l'investissement en temps. Bien que les administrateurs des entreprises visés par le présent chapitre ne soient pas soumis à un nombre maximum de mandats, il est recommandé aux entreprises d’analyser le nombre de fonctions extérieures exercées par la personne concernée et d’évaluer la conformité de ce nombre avec leurs règles internes en matière de fonctions extérieures (évaluation quantitative).

4:76 Outre l’évaluation quantitative, les entreprises doivent évaluer de manière qualitative si la personne concernée dispose du temps suffisant pour exercer la fonction envisagée et ce en prenant en compte tous les éléments pertinents (nombre de réunions, trajets nécessaires, initiations et formations nécessaires, etc.).

4:77 Les entreprises communiquent à la BNB -via le formulaire fit & proper « Nouvelle nomination »- le résultat de leur évaluation globale de l’investissement en temps, en distinguant si possible l’évaluation quantitative et l’évaluation qualitative^[2]. Cette évaluation globale doit tenir compte des éléments d’évaluation repris ci-dessus et au moins présenter une estimation du nombre de jours par an alloués à la fonction concernée et, le cas échéant, aux autres activités professionnelles de cette personne.

^{[1] Voir notamment l’article 83 de la Loi de contrôle des assurances.}

^{[2] Conformément à ce qui est prévu dans la communication NBB 2022_19 concernant les fonctions extérieures, l’attention est attirée sur le fait que l’entreprise doit aussi compléter l’application BNB eManex pour toutes les fonctions extérieures occupées par les personnes concernées et que les modifications matérielles à des fonctions extérieures existantes doivent également être communiquées à la BNB via le formulaire « Nouveaux éléments » (cf. également le chapitre 5 du présent manuel).}