Vérification de l’identité au cours de la relation d’affaires et mise en œuvre de mesures alternatives à la clôture d’une relation d’affaires : commentaires et recommandations de la BNB

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1. Situations visées

L’article 37 de la Loi anti-blanchiment impose aux institutions financières d’adopter des mesures de vigilance accrue à l’égard de certaines relations d’affaires qui ont été nouée bien que l’ensemble des devoirs de vigilance n’ont pas été exécutés. Il s’agit des cas suivants :

  1. lorsqu’une institution financière a fait usage de la faculté de dérogation prévue à l’article 31 de la loi anti-blanchiment et a différé la vérification de l’identité d’un client (ou, le cas échéant, de son ou ses mandataire(s) ou bénéficiaire(s) effectif(s)) avec lequel une relation d’affaires vient d’être nouée, dans un cas prévu par ses procédures internes et nécessitant de ne pas interrompre l’exercice des activités.
    Dans ce cas, la relation d’affaires et les opérations réalisées au cours de celle-ci doivent faire l’objet d’une vigilance accrue jusqu’à ce que l’identité de l’ensemble des personnes concernés ait été vérifiée;
  2. lorsqu’une institution financière a mis en œuvre une des mesures alternatives à la clôture de la relation d’affaires autorisées par la BNB à l’article 15 de son règlement :
    • soit parce que l’institution financière a fait usage de la faculté de dérogation prévue à l’article 31 de la Loi anti-blanchiment et a différé la vérification de l’identité d’un client (ou, le cas échéant, de son ou ses mandataire(s) ou bénéficiaire(s) effectif(s)) avec lequel une relation d’affaires vient d’être nouée, dans un cas prévu par ses procédures internes et nécessitant de ne pas interrompre l’exercice des activités, et qu’elle se trouve dans l’impossibilité de vérifier l’identité des personnes impliquées dans les plus brefs délais après le premier contact avec le client(cas de l’article 33, § 1er, de la Loi) ;
    • soit parce qu’elle constate, pendant le cours d’une relation d’affaires, qu’elle ne peut plus satisfaire à son obligation de vigilance continue à l’égard des opérations effectuées par le client ou procéder à la mise à jour des données et informations concernant les personnes impliquées ou les caractéristiques de la relation (cas de l’article 35, § 2).

​Dans ces hypothèses, alors que la Loi impose, en principe, qu’il soit mis un terme à la relation d’affaires (laquelle a, par définition, déjà été nouée), les institutions financières doivent accompagner de mesures de vigilance accrue les mesures alternatives à la clôture de la relation qu’elles ont appliquées conformément à l’article 15 du Règlement BNB anti-blanchiment.

2. Mesures de vigilance accrue

Les mesures de vigilance accrue à mettre en œuvre en application de l’article 37 de la Loi anti-blanchiment doivent être proportionnées au niveau de risque réévalué, conformément à l’article 19, § 2, de la loi. Pour plus d’informations à ce sujet, il renvoyé à la page « Commentaire général sur les cas de vigilance accrue », extraite de l’exposé des motifs de la Loi anti-blanchiment.

La BNB recommande que l’intensité des mesures de vigilance à mettre en œuvre soit ainsi déterminée, conformément à l’évaluation individuelle des risques requise par l’article 19 précité de la loi (voir la page « Evaluation individuelle des risques »), dans les procédures internes de l’institution, en fonction de l’existence ou non d’autres facteurs de risque élevé associés à l’opération ou à la relation d’affaires concernée. Il y a lieu de tenir compte à cet effet de l’ensemble des caractéristiques de l’opération ou de la relation d’affaires, notamment sa nature et sa finalité ainsi que l’importance des sommes impliquées.

Généralement, l’encadrement spécifique d’une relation d'affaires dans l'attente de la vérification de l'identité de l’ensemble des personnes impliquées devrait comprendre un ensemble de mesures cohérentes limitant drastiquement, pendant cette période, les possibilités offertes au client dans le cadre de cette relation. Pourraient ainsi, par exemple, être prises en considération le report de la liquidation des opérations, la limitation des sources d'alimentation du compte ouvert à un seul autre compte bancaire ouvert au nom du client auprès d'un établissement de crédit établi dans l'EEE ou dans un pays tiers équivalent, etc.

En cas d’application d’une des mesures alternatives à la clôture de la relation d’affaires visées à l’article 15 du Règlement BNB anti-blanchiment, il y a lieu de tenir compte, dans la détermination des mesures de vigilance accrue à mettre en œuvre en complément, qu’il n’a pas été mis fin à cette relation. Les mesures de vigilance accrue doivent notamment permettre à l’institution financière, dans ce cas, de s’assurer que les restrictions mises à la relation d’affaires sont effectivement appliquées et respectées.

3. Signalement à l’AMLCO

On attire l’attention sur le fait que, dès lorsqu’il peut s’agir d’indices de BC/FT, (i) toute anomalie dans le fonctionnement d’une relation d’affaires pour laquelle une institution assujettie a fait usage de la faculté de dérogation visée à l’article 31 de la Loi anti-blanchiment et a différé la vérification de l’identité des personnes impliquées, ainsi que, dans la même hypothèse, (ii) toute anomalie dans le processus de vérification, en ce compris l’impossibilité de vérifier l’identité des personnes concernées dans les plus brefs délais après le premier contact avec le client, de même que (iii) toute impossibilité de continuer à satisfaire à l’obligation de vigilance continue au cours d’une relation d’affaires ou de mettre à jour les éléments d’information concernant les personnes impliquées et les caractéristiques de la relation d’affaires concernée, doit être considérée comme un « fait atypique » et faire l’objet d’une analyse spécifique et d’un rapport interne sous la responsabilité de l’AMLCO, conformément à l’article 46 de la loi, en vue de déterminer s’il y a lieu de procéder à une déclaration de soupçons à la CTIF (cf. articles 37, § 1er, et 35, § 2, alinéa 2, de la loi).

Ceci implique que les anomalies ou impossibilités précitées fassent l’objet, préalablement, d’un constat et de la transmission d’un signalement à l’AMLCO, dont les modalités devraient être précisées dans les procédures internes adoptées par l’institution financière en application de l’article 8 de la Loi anti-blanchiment (pour plus d’information à ce sujet, voir la page « Politiques, procédures, processus et mesures de contrôle interne » et le point 1.4 de la page « Vigilance à l’égard des relations d’affaires et des opérations occasionnelles et détection des faits et opérations atypiques »).

4. Mesures de contrôle interne

Il est attendu des institutions financières qu’elles contrôlent de manière périodique et permanente l’adéquation des mesures organisationnelles mises en place pour respecter les obligations de vigilance accrue en cas de vérification de l’identité des personnes impliquées dans une relation d’affaires au cours de celle-ci ou en cas de mise en œuvre de mesures alternatives à la clôture d’une relation d’affaires. A cet égard, la BNB attend en particulier de la fonction d’audit interne qu’elle porte une attention spécifique à l’adéquation et à l’efficacité des mesures de vigilance accrue adoptées par les institutions financières.