4:132 De maatregelen van de vennootschap om belangenconflicten (op het niveau van de vennootschap en van het personeel) te beheren, of indien van toepassing, te beperken, worden gedocumenteerd. Hieronder ressorteren onder meer de volgende maatregelen en procedures:

• informatiebarrières (Chinese walls) instellen of afdelingen fysiek of op IT-gebied van elkaar scheiden;
• conflicterende schakels in een ketting van transacties of diensten aan verschillende personen toevertrouwen;
• toezichtsverantwoordelijkheden en rapporteringslijnen voor (potentieel) conflicterende activiteiten aan verschillende personen toewijzen;
• een rechtstreekse band tussen de bezoldiging van relevante personen en inkomsten uit conflicterende activiteiten vermijden;
• vermijden dat personen van binnen of buiten de vennootschap met conflicterende belangen ongepaste invloed uitoefenen op een activiteit van de vennootschap;
• een aangepast beleid en adequate procedures vaststellen voor transacties met verbonden partijen. In dit verband kan bijvoorbeeld worden verlangd dat de transacties plaatsvinden tegen marktconforme voorwaarden, dat een bindend advies wordt gegeven door onafhankelijke leden van het wettelijk bestuursorgaan, dat de blootstelling aan dergelijke transacties wordt beperkt, enz.;
• bepalen dat de leden van het wettelijk bestuursorgaan zich moeten onthouden van stemming bij aangelegenheden waarin zij een potentieel belangenconflict hebben of kunnen hebben, of wanneer de objectiviteit of het vermogen van de betrokkene om de taken naar behoren uit te oefenen in het gedrang kan komen;
• externe activiteiten van relevante personen beperken.

4:133 Het verdient aanbeveling om geïnteresseerde belanghebbenden in te lichten over de algemene aard en de bronnen van de belangenconflicten, alsook over het beleid van de vennootschap om deze belangenconflicten te identificeren, voorkomen of beheren. Voor meer informatie hierover zij verwezen naar de richtsnoeren EBA/GL/2021/14, het “fit & proper”-handboek van de NBB, het NBB-reglement van 9 november 2021, mededeling NBB_2022_19 en circulaire NBB_2017_21.