Belangenconflicten

Wettelijk en regelgevend kader:

  1. Bankwet: Art. 21, § 1, 3° en 72-73
  2. NBB-reglement:
  3. Relevante thematische NBB-circulaires:
  4. Internationale referentiedocumenten:

 

Het bedrijf van een instelling wordt gekenmerkt door de samenloop van velerlei belangen, die vaak gelijklopend maar even dikwijls uiteenlopend of conflicterend zijn en die passende omkadering vereisen.

Zonder exhaustiviteit na te streven, kunnen er belangenconflicten bestaan tussen:

  • de aandeelhouders en de instelling;
  • de bestuurders en de instelling;
  • de medewerkers en de instelling en, bij uitbreiding, de cliënten van de instelling;
  • de instelling en haar cliënten, als gevolg van het toegepaste bedrijfsmodel en/of de verschillende diensten en activiteiten die de instelling aanbiedt;
  • cliënten onderling;
  • de instelling en haar moederonderneming, dochteronderneming of andere verbonden ondernemingen, bij intragroeptransacties.

Onverminderd de toepassing van bepalingen van het WVV of van andere specifieke regelgeving (beleggingsdiensten, marktmisbruik), moeten er twee soorten beleid inzake belangenconflicten worden ontwikkeld:

Beleid inzake belangenconflicten op het niveau van de instelling

Het wettelijk bestuursorgaan is verantwoordelijk voor de vaststelling en de goedkeuring van en het toezicht op de tenuitvoerlegging en de handhaving van doeltreffend beleid voor het identificeren, beoordelen, beheren en beperken of voorkomen van feitelijke en potentiële belangenconflicten op het niveau van de instelling, bijvoorbeeld als gevolg van de verschillende activiteiten en rollen van de instelling, van verschillende instellingen die onder de prudentiële consolidatie vallen of van verschillende bedrijfsonderdelen of eenheden binnen een instelling, of met betrekking tot externe belanghebbenden (met inbegrip van, in voorkomend geval, entiteiten waar een bestuurder van de instelling een externe functie bekleedt).

Voor meer informatie over het beleid inzake belangenconflicten op het niveau van de instelling zij verwezen naar de paragrafen 105 tot en met 107 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/05.

Beleid inzake belangenconflicten op het niveau van het personeel

Het wettelijk bestuursorgaan is verantwoordelijk voor de vaststelling en de goedkeuring van en het toezicht op de tenuitvoerlegging en handhaving van doeltreffend beleid voor het identificeren, beoordelen, beheren en beperken of voorkomen van feitelijke en potentiële conflicten tussen de belangen van de instelling en de particuliere belangen van personeelsleden, met inbegrip van leden van het wettelijk bestuursorgaan, die de vervulling van hun taken en verantwoordelijkheden en de werkzaamheden van de instelling negatief zouden kunnen beïnvloeden.

Het beleid inzake belangenconflicten op het niveau van het personeel dient erop gericht te zijn belangenconflicten van personeelsleden te identificeren, met inbegrip van conflicten met de belangen van hun naaste familieleden. 

Voor meer informatie over het beleid inzake belangenconflicten op het niveau van het personeel zij verwezen naar de paragrafen 108 tot en met 131 van de richtsnoeren EBA/GL/2021/05.

De EBA-richtsnoeren bevatten ook een reeks aanbevelingen over "leningen en andere transacties met leden van het leidinggevend orgaan en hun verbonden partijen". Deze bepalingen moeten worden gelezen in samenhang met artikel 72 van de bankwet en circulaire NBB_2017_21, die de verstrekking van leningen, kredieten en borgstellingen aan leden van het wettelijk bestuursorgaan en met hen verbonden personen regelen[1]. Voor meer informatie hierover zij verwezen naar punt 3.3 van dit handboek.

Algemene maatregelen voor alle soorten belangenconflicten

De maatregelen van de instelling om belangenconflicten te beheren, of indien van toepassing, te beperken, worden gedocumenteerd. Hieronder ressorteren onder meer de volgende maatregelen en procedures:

  • informatiebarrières (Chinese walls) instellen of afdelingen fysiek of op IT-gebied van elkaar scheiden;
  • conflicterende schakels in een ketting van transacties of diensten aan verschillende personen toevertrouwen;
  • toezichtsverantwoordelijkheden en rapporteringslijnen voor (potentieel) conflicterende activiteiten aan verschillende personen toewijzen;
  • een rechtstreekse band tussen de bezoldiging van relevante personen en inkomsten uit conflicterende activiteiten vermijden;
  • vermijden dat personen van binnen of buiten de instelling met conflicterende belangen ongepaste invloed uitoefenen op een activiteit van de instelling;
  • een aangepast beleid en adequate procedures vaststellen voor transacties met verbonden partijen. In dit verband kan bijvoorbeeld worden verlangd dat de transacties plaatsvinden tegen marktconforme voorwaarden, dat een bindend advies wordt gegeven door onafhankelijke leden van het wettelijk bestuursorgaan, dat de blootstelling aan dergelijke transacties wordt beperkt, enz.;
  • bepalen dat de leden van het wettelijk bestuursorgaan zich dienen te onthouden van de stemming over aangelegenheden waarin zij een mogelijk belangenconflict hebben of kunnen hebben, of wanneer de objectiviteit of het vermogen van de betrokkene om zijn taken naar behoren uit te oefenen, in het gedrang kan komen;
  • externe activiteiten van relevante personen beperken.

Het wordt als een goede praktijk beschouwd om de algemene aard en de bronnen van belangenconflicten, alsook het beleid van de instelling om deze te identificeren, voorkomen of te beheren, aan de belanghebbenden mee te delen. Voor meer informatie hierover zij verwezen naar de richtsnoeren EBA/GL/2021/05, het Fit & Proper-handboek van de NBB, het reglement van de NBB van 9 november 2021 en mededeling NBB_2022_19 over de uitoefening van externe functies en naar circulaire NBB_2017_21 over leningen aan leiders.

 

[1] Artikel 72 van de bankwet is niet van toepassing op (gemengde) financiële holdings.