2.1. Taken

De AMLCO maakt deel uit van de tweede verdedigingslinie en is als zodanig verantwoordelijk voor het concreet sturen van het SWG/FTP-beleid binnen de financiële instelling. De rol en verantwoordelijkheden van de AMLCO moeten duidelijk worden vastgelegd en gedocumenteerd. Hij/zij is met name belast met de volgende taken, zoals uiteengezet in de EBA-richtsnoeren EBA/GL/2022/05 van 14 juni 2022:

1. ontwikkelen en bijhouden van een kader voor de beoordeling van WG/FT-risico’s met het oog op de algemene en individuele risicobeoordeling;
2. concreet ten uitvoer leggen van de organisatorische maatregelen die opgesomd zijn in artikel 8 van de antiwitwaswet, zorgen dat deze regelmatig worden geëvalueerd en voor zover noodzakelijk worden gewijzigd of bijgewerkt;
3. voorstellen doen voor de aanpassingen die vereist zijn in geval van wijzigingen in wettelijke of reglementaire vereisten of in WG/FT-risico’s, en voor de aanpak van gebreken en tekortkomingen die bij de monitoring en het toezicht zijn vastgesteld;
4. toezien op de effectieve toepassing van de internecontrolemaatregelen op het gebied van SWG/FTP door de bedrijfsonderdelen en interne eenheden, die de eerste verdedigingslinie vormen;
5. advies uitbrengen voordat medewerkers op een passend hoog hiërarchisch niveau een definitief besluit nemen over de aanvaarding of voortzetting van een zakelijke relatie met hoogrisicocliënten overeenkomstig de op risico gebaseerde interne SWG/FTP-gedragslijnen van de financiële instelling. Indien de betrokken medewerkers het advies van de AMLCO niet opvolgen, dienen ze hun besluit naar behoren vast te leggen en te bepalen hoe ze de door de AMLCO aan de orde gestelde risico’s denken te beperken;
6. analyseren van atypische verrichtingen en gevallen waarin de waakzaamheidsplichten niet konden worden vervuld (overeenkomstig de artikelen 45 en 46 van de antiwitwaswet);
7. beslissen om, indien nodig, vermoedens aan de CFI te melden (overeenkomstig artikel 47 van de antiwitwaswet en de uitvoeringsbepalingen van artikel 54 van dezelfde wet). De AMLCO beslist autonoom om een melding aan de CFI te verrichten, zonder zijn/haar beslissing voor te leggen aan de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende;
8. gevolg geven aan de verzoeken om bijkomende inlichtingen die aan de financiële instelling worden gericht door de CFI (overeenkomstig de artikelen 48 en 49 van de antiwitwaswet);
9. bewust maken en opleiden van de personeelsleden en, in voorkomend geval, van de agenten en distributeurs van de financiële instelling over aangelegenheden die verband houden met SWG/FTP;
10. jaarlijks een programma opstellen voor de monitoring op het vlak van SWG/FTP, dat met name betrekking heeft op de toepassing van de vereiste maatregelen ter voorkoming van WG/FTP door aangestelden, agenten en distributeurs die in contact staan met het cliënteel, en dit programma ten uitvoer leggen;
11. zorgen voor een vlotte doorstroming van informatie over SWG/FTP binnen de financiële instelling en voor feedback aan de bestuursorganen (raad van bestuur en directiecomité/effectieve leiding), evenals aan de toezichthoudende autoriteiten. In dit verband stelt de AMLCO minstens eenmaal per jaar een activiteitenverslag op en bezorgt hij/zij dit aan het directiecomité (of, in voorkomend geval, aan de effectieve leiding) en aan de raad van bestuur (zie punt 2.5). De AMLCO dient daarnaast in ieder geval het volgende onder de aandacht te brengen van de voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende: (a) gebieden waarop de controlemaatregelen op het gebied van SWG/FTP zouden moeten worden toegepast of verbeterd; (b) voorstellen voor passende verbeteringen in aansluiting op punt (a); (c) een voortgangsverslag van belangrijke herstelprogramma’s, ten minste eenmaal per jaar als onderdeel van het voornoemde activiteitenverslag, en informatie, verstrekt op ad-hoc basis of periodiek, afhankelijk van de verbeteringen, over het niveau van blootstelling aan WG/FT-risico’s en de getroffen of aanbevolen maatregelen om deze risico’s effectief te beheren; (d) of er voldoende personele en technische middelen aan de AMLCO zijn toegewezen en of deze middelen aanvulling behoeven.

2.2. Algemene beginselen

Krachtens artikel 9, § 2, van de antiwitwaswet moeten financiële instellingen één of meer personen aanwijzen die belast zijn met de tenuitvoerlegging en de aansturing van het SWG/FTP-beleid (de “AMLCO”). In de praktijk wijzen financiële instellingen meestal een AMLCO aan die naargelang van de aard of de omvang van de financiële instelling en van haar WG/FT-risicoprofiel, aan het hoofd zal staan van een AML-cel of alleen zal werken.

De NBB aanbeveelt een gecentraliseerd model aan, waarbij slechts één persoon wordt aangewezen, binnen de compliancefunctie, voor de AMLCO-functie.

Wanneer de organisatiestructuren van de financiële instelling dit rechtvaardigen (bv. wegens een organisatie per metier), kan deze functie ook worden toegewezen aan verschillende personen die elk hun eigen bevoegdheidsdomein hebben (gedecentraliseerd model). In dat geval moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

1. elke aangewezen AMLCO voldoet aan de voorwaarden inzake geschiktheid op het gebied van SWG/FTP die opgenomen zijn in punt 2.3 en beschikt over het hiërarchische niveau en de bevoegdheden die nodig zijn voor de doeltreffende, onafhankelijke en autonome uitoefening van de AMLCO-functie. Concreet mag geen van de aangewezen AMLCO’s hiërarchisch afhangen van een operationele eenheid of functie; en
2. er moeten doeltreffende coördinatieprocedures zijn opgezet om te waken over de algehele coherentie van het SWG/FTP-beleid binnen de financiële instelling.

De praktijk die de NBB bij sommige financiële instellingen heeft vastgesteld en die erin bestaat om in het commercieel departement “AML-correspondenten” aan te duiden, met wie de AMLCO moet samenwerken om bepaalde taken uit te voeren, kan afhankelijk van de specifieke kenmerken van de betrokken financiële instelling wenselijk en passend zijn voor een effectieve en adequate tenuitvoerlegging van alle maatregelen ter voorkoming van WG/FTP.

De AMLCO-functie zelf kan echter niet worden verdeeld tussen een lid van de compliancefunctie en dergelijke AML-correspondenten, die deel uitmaken van het commercieel departement en hiërarchisch afhangen van de verantwoordelijke van dat departement. Deze hiërarchische band belet deze AML-correspondenten immers te voldoen aan de voorwaarden inzake onafhankelijkheid en autonomie van de AMLCO-functie, die opgenomen zijn in artikel 9, § 2, derde lid, 2°, van de antiwitwaswet, niettegenstaande het feit dat ze ook een hiërarchische band hebben met de Compliance Officer, voor hun taken die verband houden met SWG/FTP, naast hun band met de verantwoordelijke van het commercieel departement, voor hun andere taken en functies. Wanneer er voor een dergelijke organisatie geopteerd wordt, moet de AMLCO volledig verantwoordelijk blijven voor de volledige functie, met inbegrip van de taken die er deel van uitmaken en waarvoor hij/zij een beroep doet op dergelijke AML-correspondenten.

2.3. Voorwaarden en regels voor de aanwijzing van de AMLCO

Krachtens artikel 9, § 2, derde lid, van de antiwitwaswet en met het oog op een doeltreffende, onafhankelijke en autonome uitoefening van de AMLCO-functie, moet de AMLCO beschikken over:

1. de nodige professionele betrouwbaarheid,
2. passende deskundigheid en kennis van het Belgisch wettelijk en reglementair kader inzake SWG/FTP,
3. voldoende tijd, en
4. het hiërarchisch niveau en de nodige bevoegdheden binnen de instelling, met inbegrip van de bevoegdheid om op eigen initiatief aan de raad van bestuur en aan het directiecomité of, in voorkomend geval, aan de effectieve leiding alle noodzakelijke of nuttige maatregelen voor te stellen om de conformiteit en doeltreffendheid van de interne maatregelen op het gebied van SWG/FTP te waarborgen.

2.3.1. In financiële instellingen naar Belgisch recht

§1. Plaats in het organogram

De AMLCO moet worden aangeduid binnen de compliancefunctie. Deze keuze moet worden gemaakt door het directiecomité van de financiële instelling of, indien er geen directiecomité is, de effectieve leiding ervan. De AMLCO kan de verantwoordelijke van de compliancefunctie zijn (niveau "N-1") of, in middelgrote of grote ondernemingen, een medewerker van de compliancefunctie (niveau "N-2").

De interne procedures van de financiële instelling moeten waarborgen dat de AMLCO te allen tijde onbeperkte en directe toegang heeft tot alle informatie die nodig is voor de uitoefening van zijn/haar taken. De AMLCO beslist zelf tot welke informatie hij/zij in dit opzicht toegang nodig heeft.

Bij een aanzienlijk incident moet de AMLCO kunnen rapporteren aan de raad van bestuur en er directe toegang toe hebben.

De AMLCO moet worden aangeduid onder de werknemers van de financiële instelling die zich fysiek in België bevinden, onder voorbehoud van de toepassing van het evenredigheidsbeginsel. Deze verplichting vloeit voort uit het feit dat de antiwitwaswet, waarvan de AMLCO de naleving moet verzekeren, territoriaal van toepassing is, evenals uit artikel 9, § 2, derde lid, 2°, van de antiwitwaswet, waarin bepaald wordt dat de AMLCO met name kennis moet hebben van het Belgisch wettelijk en reglementair kader en beschikbaar moet zijn, in de mate die vereist is voor de effectieve, onafhankelijke en autonome uitoefening van zijn/haar functies. Als een financiële instelling van deze verplichting wil afwijken op grond van het evenredigheidsbeginsel, moet zij de nodige systemen en controlemaatregelen hebben ingevoerd om ervoor te zorgen dat de AMLCO toegang heeft tot alle informatie en systemen die nodig zijn voor de uitoefening van zijn/haar taken, en beschikbaar is om onmiddellijk te vergaderen met de CFI en de toezichthouder. De financiële instelling moet aan de toezichthouder ook bewijs kunnen leveren dat de maatregelen die zij heeft ingevoerd, adequaat en efficiënt zijn.

Zoals vermeld in punt 2.2. kan de AMLCO-functie niet worden toegewezen aan “AML-correspondenten”, om de in dat punt vermelde redenen.

§2. Geschiktheid op het gebied van SWG/FTP en band (of niet) met de "fit & proper"-beoordeling door de prudentiële toezichthouder

• AMLCO die verantwoordelijk is voor de compliancefunctie

Van de AMLCO wordt verwacht dat hij/zij voldoet aan de geschiktheidsvereisten op het gebied van SWG/FTP zoals uiteengezet in punt 2.3., en van de financiële instellingen dat ze eerst en vooral de geschiktheid op het gebied van SWG/FTP verifiëren van de personen die ze van plan zijn aan te stellen in de AMLCO-functie.

Indien de AMLCO verantwoordelijk is voor de compliancefunctie van de financiële instelling moet hij/zij krachtens de sectorale prudentiële regelgeving ook worden onderworpen aan een beoordeling van zijn/haar betrouwbaarheid, kennis, vaardigheden en ervaring (“fit & proper”-beoordeling). Deze beoordeling valt onder de bevoegdheid van de prudentiële toezichthouder en wordt dus uitgevoerd door de NBB of, in het geval van kredietinstellingen en naargelang van de toepasselijke bevoegdheidsverdeling, door de Europese Centrale Bank. Zie in dit verband mededeling NBB_2022_34 van 20 december 2022 over de actualisering van het “fit & proper”-handboek.

Van de financiële instellingen wordt verwacht dat ze overeenkomstig de in punt 3 beschreven regeling:

• in het “fit & proper”-formulier “nieuwe benoeming” voor een kandidaat-verantwoordelijke van een onafhankelijke controlefunctie expliciet vermelden dat deze kandidaat eveneens de functie van AMLCO zal uitoefenen; of
• de NBB onmiddellijk per e-mail op de hoogte brengen van de aanstelling als AMLCO van een bestaande verantwoordelijke van een onafhankelijke controlefunctie.

Sinds 1 juni 2018 geldt als voorwaarde voor de aanstelling van de verantwoordelijke van de compliancefunctie in een kredietinstelling, beursvennootschap of verzekerings- of herverzekeringsonderneming naar Belgisch recht dat de betrokkene geslaagd is voor een bekwaamheidsproef die wordt ingericht door de NBB/FSMA en die met name betrekking heeft op SWG/FTP. Door te slagen voor deze bekwaamheidsproef bewijst de betrokkene dat hij/zij kennis heeft van het Belgisch wettelijk en reglementair kader inzake SWG/FTP, wat vereist is om de AMLCO-functie te kunnen uitoefenen. Dit slagen geldt echter niet als bewijs dat aan alle criteria van artikel 9, § 2, van de antiwitwaswet is voldaan.

• AMLCO die een medewerker van de compliancefunctie is

Middelgrote of grote financiële instellingen waarvan de compliancefunctie uit meerdere personen bestaat, kunnen de AMLCO aanwijzen onder de medewerkers van het complianceteam ("N-2").

Van de AMLCO wordt verwacht dat hij/zij voldoet aan de geschiktheidsvereisten op het gebied van SWG/FTP die uiteengezet zijn in punt 2.3., en van de financiële instellingen dat ze eerst en vooral de geschiktheid op het gebied van SWG/FTP verifiëren van de personen die ze van plan zijn aan te stellen in deze functie.

Als de AMLCO een medewerker van niveau N-2 en dus geen verantwoordelijke van een onafhankelijke controlefunctie is, moeten de hierboven vermelde “fit & proper”-beoordeling en bekwaamheidsproef doorgaans niet worden uitgevoerd. Van de betrokken financiële instellingen wordt verwacht dat ze de NBB onmiddellijk per e-mail op de hoogte brengen van de aanstelling van een medewerker van niveau N-2 als AMLCO, overeenkomstig de in punt 3 beschreven regeling.

De financiële instelling dient er zorg voor te dragen dat de AMLCO op doorlopende basis werkzaam is in het kader van haar algemene bedrijfscontinuïteitsbeheer. Zij houdt rekening met de mogelijkheid dat de AMLCO uit zijn/haar functies wordt ontheven en zorgt dat er een plaatsvervanger beschikbaar is die de vereiste geschiktheid op het gebied van SWG/FTP bezit, waaraan de taken van de AMLCO kunnen worden gedelegeerd wanneer deze enige tijd afwezig is of zijn/haar integriteit niet langer buiten twijfel staat. Van de betrokken financiële instellingen wordt verwacht dat ze deze omstandigheden en de identiteit van de persoon die de AMLCO vervangt, onmiddellijk per e-mail melden aan de NBB, overeenkomstig de in punt 3 beschreven regeling.

§3. Beschikbaarheid

De AMLCO moet over de nodige tijd beschikken om zijn/haar taken naar behoren te kunnen vervullen. Zie in dit verband punt 2.4.2.

Het toewijzen van de AMLCO-functie aan een persoon die deze functie voltijds uitoefent, is mogelijk niet evenredig in kleine financiële instellingen en/of financiële instellingen met een laag WG/FTP-risicoprofiel. In dit geval kan om redenen van evenredigheid worden overwogen om de functie van AMLCO te combineren met die van voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende, zoals beschreven in punt 5.5.

§4. Talenkennis

Er wordt verwacht dat de AMLCO een van de landstalen voldoende beheerst in een professionele context, in het bijzonder gelet op de kennis van het Belgisch wettelijk en reglementair kader inzake SWG/FTP die van hem/haar is vereist, en op de taken waarmee hij/zij belast is (zie punt 2.1.).

Er kan aanvaard worden dat de AMLCO slechts één taal beheerst die in internationale kringen pleegt te worden gebruikt, wanneer de betrokken financiële instelling aantoont dat, enerzijds, de voorwaarden voor de toepassing van het evenredigheidsbeginsel vervuld zijn en, anderzijds, dat de beheersing van die ene taal op zich niet van die aard is dat ze de voorwaarden inzake de geschiktheid op het gebied van SWG/FTP, met inbegrip van de voorwaarde om kennis te hebben van het Belgisch wettelijk en reglementair kader, of de effectieve uitvoering van zijn/haar taken in het gedrang brengt. 

2.3.2. In bijkantoren in België van financiële instellingen naar buitenlands recht

Er zij verwezen naar de voorwaarden inzake de geschiktheid op het gebied van SWG/FTP van punt 2.3., die ook hier van toepassing zijn.

Om de redenen die reeds werden uiteengezet in punt 2.3.1., § 1, en onder voorbehoud van de toepassing van het evenredigheidsbeginsel (zie punt 5), is de NBB van oordeel dat de AMLCO van een in België gevestigd bijkantoor van een financiële instelling die onder het recht van een ander EER-land of van een derde land ressorteert, moet worden aangesteld onder de werknemers die fysiek werkzaam zijn in het betrokken bijkantoor in België (en niet onder de werknemers die zich fysiek in de moederonderneming bevinden), rekening houdend met het territoriaal toepassingsgebied van de antiwitwaswet, het wettelijk vereiste om kennis te hebben van het Belgisch wettelijk en reglementair kader en de beschikbaarheid die van de AMLCO wordt verwacht.

Wanneer de AMLCO ook de verantwoordelijke van de compliancefunctie is in het bijkantoor in België van een financiële instelling die onder het recht van een derde land ressorteert, moet hij/zij worden onderworpen aan een “fit & proper”-beoordeling door de prudentiële toezichthouder, als bedoeld in punt 2.3.1., § 2. Van de betrokken financiële instellingen wordt verwacht dat zij in het “fit & proper”-formulier “nieuwe benoeming” voor een kandidaat-verantwoordelijke van een onafhankelijke controlefunctie expliciet vermelden dat deze kandidaat eveneens de functie van AMLCO zal uitoefenen.

In alle andere gevallen moet de NBB onmiddellijk per e-mail op de hoogte worden gebracht van de aanstelling van de AMLCO.

Deze mededelingen moeten overeenkomstig de in punt 3 beschreven regeling worden verricht.

2.4. Organisatie

2.4.1. Geschiktheid van de personele en technische middelen

De beleidsbepalende organen van de financiële instellingen (raad van bestuur en directiecomité of effectieve leiding) moeten erop toezien dat de AMLCO te allen tijde beschikt over het geschikte personeel en materiaal om hem/haar in staat te stellen de wettelijke en reglementaire verplichtingen inzake SWG/FTP effectief na te leven. De aan SWG/FTP toegewezen middelen moeten evenredig zijn aan de WG/FT-risico’s.

2.4.2. Organisatie van een AML-cel of AMLCO die alleen werkt

Afhankelijk van de aard of de grootte van de financiële instelling en van haar WG/FT-risicoprofiel, kan de AMLCO naargelang van het geval hetzij de leiding hebben over een AML-cel binnen de compliancefunctie, hetzij de AMLCO-functie alleen uitoefenen.

§1. AML-cel

In grote financiële instellingen en/of in financiële instellingen met een hoog WG/FT-risicoprofiel, beveelt de NBB aan om binnen de compliancefunctie een AML-cel op te richten die toeziet op de naleving van de verplichtingen die door of krachtens de antiwitwaswet zijn opgelegd. Deze cel, die onder leiding van de AMLCO staat, moet samengesteld zijn uit betrouwbare personen die over de nodige kennis beschikken op het gebied van SWG/FTP. In dit verband beveelt de NBB aan om de AMLCO te betrekken bij de procedures voor de aanwerving en inschakeling van de werknemers die deel zullen uitmaken van de AML-cel waarover hij/zij de leiding heeft. De AMLCO die aan het hoofd van een dergelijke cel staat, coördineert de werkzaamheden ervan en speelt een centrale rol voor de belangrijkste beslissingen (bv. de beslissing om verdachte verrichtingen of feiten al dan niet te melden aan de CFI). De AMLCO mag zijn/haar functie cumuleren met die van verantwoordelijke van de compliancefunctie, op voorwaarde dat de AML-cel waarover hij/zij de leiding heeft, samengesteld is uit een of meer personen die uitsluitend worden ingezet voor het beheer van aspecten die verband houden met SWG/FTP.

§2. Alleen werkende AMLCO

In kleinere financiële instellingen en/of in financiële instellingen met een laag WG/FT-risicoprofiel, kan de AMLCO als enige belast worden met alle taken die verband houden met SWG/FTP. In dit geval is de AMLCO een op zichzelf staande functie die in principe niet met andere functies kan worden gecombineerd, behalve met de functie van voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende, zoals beschreven in punt 5.5 hieronder.

2.4.3. Interactie met “AML-correspondenten”, die rechtstreeks in contact staan met de cliënten

Om naar behoren te kunnen voldoen aan de verplichtingen met betrekking tot de waakzaamheid ten aanzien van het cliënteel en de verrichtingen, kan het nodig zijn dat de AMLCO binnen de departementen van de financiële instelling of onder de externe distributeurs AML-correspondenten aanwijst, die als doorgeefluik kunnen fungeren voor alle vragen in verband met SWG/FTP. Hiervoor moet de AMLCO medewerkers met een geschikt profiel aanwerven en ervoor zorgen dat zij bij hun aanwerving en vervolgens op continue basis, opleidingen kunnen volgen die nuttig zijn voor en aangepast zijn aan de taken die zij moeten vervullen op het vlak van waakzaamheid.

2.5. Activiteitenverslag van de AMLCO

Artikel 7 van het witwasreglement van de NBB bepaalt dat de AMLCO minstens eenmaal per jaar een activiteitenverslag moet opstellen en dit aan het directiecomité (of aan de effectieve leiding indien er geen directiecomité is) en aan de raad van bestuur moet bezorgen. Er moet een kopie van dit verslag naar de NBB worden verstuurd (zie de pagina Rapportering door financiële instellingen).

Dit verslag is een belangrijk document voor de beleidsbepalende organen om hun taken naar behoren te kunnen vervullen. Het doel ervan is om deze organen op het hoogste niveau van de onderworpen financiële instelling periodiek te informeren over de aard en de intensiteit van de WG/FT-risico's waaraan ze is blootgesteld, evenals over de maatregelen die de AMLCO heeft genomen of die hij aanbeveelt om deze risico's te verminderen en doeltreffend te beheren. Hoewel SWG/FTP van groot belang is voor het prudentieel toezicht (voor de compliancefunctie), wordt met de in de antiwitwaswet opgenomen doelstellingen ook beoogd de misdaad te bestrijden. Dit rechtvaardigt dat de SWG/FTP een specifieke behandeling en bijzondere aandacht krijgt. Bijgevolg verlangt de NBB dat het jaarlijks activiteitenverslag van de AMLCO en het jaarlijks activiteitenverslag van de compliancefunctie los van elkaar worden opgesteld.

Wat de inhoud van het jaarlijks activiteitenverslag van de AMLCO betreft, beveelt de NBB aan dat het met name het volgende bevat:

1. de expliciete vermelding of een herziening van de op grond van artikel 16 van de antiwitwaswet verplichte algemene risicobeoordeling al dan niet vereist is voor het verslagjaar alsook een rechtvaardiging van het genomen besluit;
2. de voornaamste conclusies van de actualisering van de algemene risicobeoordelingdie wordt opgelegd door artikel 16 van de antiwitwaswet, wanneer deze actualisering in het voorbije jaar is gebeurd;
3. een bondige beschrijving van de organisatorische structuurop het vlak van SWG/FTP en, in voorkomend geval, de significante wijzigingen die er in het voorbije jaar in zijn aangebracht en de redenen daarvoor, waarbij met name een onderscheid wordt gemaakt tussen de organisatie van het toezicht dat wordt uitgeoefend door de personen die rechtstreeks in contact staan met de cliënten of die belast zijn met de uitvoering van hun verrichtingen, en die van de taken van de AMLCO;

Deze beschrijving dient een bondige beschrijving te bevatten van de personele en technische middelen die door de financiële instelling zijn toegewezen aan SWG/FTP en de bevestiging dat deze middelen toereikend zijn of, indien dit niet het geval is, een beoordeling van de extra middelen die vereist zijn om te kunnen voldoen aan de verplichtingen inzake SWG/FTP; 

Wanneer de financiële instelling haar voor SWG/FTP verantwoordelijke hooggeplaatste leidinggevende belast heeft met de uitvoering van de taken van AMLCO, in overeenstemming met artikel 9, § 3, van de antiwitwaswet, bevat het jaarlijks activiteitenverslag een bevestiging dat de omstandigheden die dit besluit rechtvaardigden, ongewijzigd zijn gebleven of, indien dit niet het geval is, een beschrijving van de maatregelen die de instelling heeft genomen of zal nemen om rekening te houden met de gewijzigde omstandigheden;

Wanneer de financiële instelling besloten heeft alle of een deel van de taken van de AMLCO-functie uit te besteden aan een derde of aan een andere entiteit van de groep, wordt in het jaarlijks activiteitenverslag van de AMLCO vermeld welke controles er op de door de door de dienstverlener verrichte diensten zijn uitgevoerd en of er zich in het kader van de uitbesteding belangrijke incidenten hebben voorgedaan in het afgelopen jaar, en wordt er een beoordeling gegeven van de volledigheid, de tijdigheid en de kwaliteit van de door de onderaannemer geleverde diensten en, in voorkomend geval, een beschrijving van de genomen of voorgestelde maatregelen om ten volle rekening te houden met deze beoordeling;

4. een bondige beschrijving van de eventuele wijzigingen die in de toegepaste risicogebaseerde aanpak zijn aangebracht en in de gedragslijnen, procedures, implementatieprocessen en internecontrolemaatregelen inzake SWG/FTP, evenals de redenen voor die wijzigingen;
5. een gestructureerd overzicht van de werkzaamheden die de AMLCO in het afgelopen jaar heeft verricht, dat met name informatie bevat over:
    
   1. het aantal, de aard en het bedrag van de opgespoorde atypische verrichtingen die aan de AMLCO zijn overgemaakt voor analyse,
   2. het aantal, de aard en het bedrag van de atypische verrichtingen die daadwerkelijk geanalyseerd zijn door of onder het gezag van de AMLCO,
   3. het aantal, de aard en het bedrag van de meldingen van verdachte verrichtingen die aan de CFI zijn toegezonden (onderscheiden per land waar werkzaamheden worden ontplooid),
   4. het aantal en de aard van de monitoringopdrachten die verricht zijn om de toepassing van de gedragslijnen, controlemaatregelen en procedures door de aangestelden, agenten, distributeurs en dienstverleners, evenals de toereikendheid van controlemiddelen die de financiële instelling voor SWG/FTP-doeleinden inzet,
   5. het aantal en de aard van de verstrekte opleidingen en het aantal en de aard van de georganiseerde sensibiliseringsacties, en
   6. een beschrijving van alle andere maatregelen die de AMLCO heeft genomen;
6. een analyse van de ontwikkelingen of tendensen, van de specifieke methodes en middelen die eventueel zijn vastgesteld in verband met SWG/FTP, met name wat betreft het soort cliënteel, het soort verrichtingen, de betrokken valuta's of alle andere relevante informatie;
7. toezichtactiviteiten, met inbegrip van de communicatie met de financiële instelling, die de toezichthouder heeft verricht, ingediende verslagen, vastgestelde overtredingen en opgelegde sancties, de maatregelen van de financiële instelling om de vastgestelde overtredingen te verhelpen en het stadium waarin de herstelactie verkeert, onverminderd eventuele andere periodieke verslagen die mogelijk vereist zijn in geval van een toezichtactiviteit of herstelmaatregel; en
8. alle andere nuttige gegevens over de werking van de AMLCO-functie en de maatregelen ter voorkoming van WG/FT die worden toegepast.

In voorkomend geval kan het nuttig zijn dat het jaarlijks activiteitenverslag van de AMLCO steunt op de antwoorden die door de financiële instelling zijn verstrekt op de door de NBB opgestelde periodieke of thematische vragenlijsten die de instelling in de loop van het afgelopen jaar heeft beantwoord. In dit verband zij verwezen naar de pagina Rapportering door financiële instellingen. 

Bij de opstelling van het jaarlijks activiteitenverslag dient het evenredigheidsbeginsel te worden toegepast. Het niveau van de informatie die erin moet worden opgenomen, kan variëren naargelang van de omvang en de diversiteit van de WG/FT-risico's waaraan de financiële instelling is blootgesteld. Zo verwacht de NBB dat het jaarlijks activiteitenverslag van de AMLCO veel gedetailleerder is in het geval van een financiële instelling die gediversifieerde en grootschalige activiteiten uitoefent, inclusief activiteiten met een hoog risico, dan in het geval van een financiële instelling die op kleinere schaal een beperkter gamma aan producten en diensten aanbiedt met geringere risico's. Het niveau van de informatie die in het jaarlijks activiteitenverslag wordt opgenomen, moet echter in elk geval voldoende zijn om de hoge leiding van de financiële instelling in staat te stellen zich een oordeel te vormen over de aard en de omvang van de WG/FT-risico's waaraan ze is blootgesteld, evenals over de adequaatheid en doeltreffendheid van de mechanismen ter voorkoming van WG/FT die door de instelling ten uitvoer worden gelegd en, in voorkomend geval, van de verbeteringen die erin moeten worden aangebracht.

Om de kwaliteit van de activiteitenverslagen van de AMLCO's van de financiële instellingen beter te garanderen en om ervoor te zorgen dat deze verslagen een effectieve toegevoegde waarde hebben voor de effectieve leiding van de financiële instellingen waaraan ze gericht zijn, met name door te vermijden dat ze zich beperken tot het herhalen van de inhoud van de interne gedragslijnen en procedures of dat belangrijke informatie erin ontbreekt en, in het algemeen, om de relevantie ervan te vergroten, heeft de NBB een typemodel voor activiteitenverslagen van AMLCO’s opgesteld: pdf - word

De NBB nodigt de financiële instellingen uit om gebruik te maken van dit model, teneinde:

• de kwaliteit van het activiteitenverslag van de AMLCO in het algemeen te verbeteren en, bijgevolg, de hoge leiding van de financiële instellingen verder bewust te maken van de uitdagingen op het gebied van SWG/FT;
• in tweede instantie, de NBB in staat te stellen een geharmoniseerde en consistente aanpak te hanteren voor de verwerking van de gegevens die haar jaarlijks worden gerapporteerd over SWG/FT-aangelegenheden door de financiële instellingen die onder haar toezicht staan (hiertoe nodigt de NBB de AMLCO's van de financiële instellingen uit om haar van het bovenvermelde verslag een kopie te bezorgen in .docx-formaat - zie in dit verband de pagina Rapportering door financiële instellingen).

Voor zover de financiële instelling volledig verantwoordelijk blijft voor de AMLCO-functie, kan met toepassing van het evenredigheidsbeginsel en/of om redenen van efficiëntie worden toegestaan dat de uitvoeringstaken van de AMLCO-functie die haar door de antiwitwaswet en het antiwitwasreglement van de NBB zijn toegewezen, geheel of gedeeltelijk worden uitbesteed aan hetzij een derde, hetzij een andere entiteit die tot dezelfde groep behoort.

Voor meer informatie over de beginselen en de concrete modaliteiten waaraan deze uitbesteding moet voldoen, zij verwezen naar de pagina Nakoming van verplichtingen door derden.