4:99 De beoordeling van de individuele en collectieve geschiktheid vindt plaats vóór de infunctietreding en vervolgens, tijdens de uitoefening van de functie, op regelmatige basis.

4.5.1 Beoordeling vóór de infunctietreding 

4:100 Alvorens een kandidaat te benoemen voert de onderneming een waakzaamheidsonderzoek uit, waarvan het niveau afhangt van de beoogde functie. Dit handboek bevat concrete aanbevelingen en richtlijnen die de onderneming kan hanteren bij de beoordeling van de geschiktheid van een persoon.

4:101 Wanneer de onderneming na afloop van het door haar verrichte onderzoek de kandidaat voor de betrokken functie wenst aan te werven, wordt aanbevolen deze interne selectiebeslissing schriftelijk vast te leggen. De beslissing bevat idealiter niet alleen het besluit tot selectie, maar tevens de overwegingen die tot die beslissing hebben geleid (motivering voor de individuele en desgevallend collectieve geschiktheid). In voorkomend geval worden ook de afspraken vermeld die werden gemaakt om de deskundigheid van de betrokkene op bepaalde punten te verbeteren.

4.5.2 Herbeoordeling tijdens de uitoefening van een functie

4:102 De vereiste van geschiktheid heeft een voortdurend karakter: overeenkomstig artikel 40 van de Toezichtswet Verzekeringen dienen de betrokkenen permanent over de vereiste professionele betrouwbaarheid en passende deskundigheid te beschikken.

1) Periodieke herbeoordeling

4:103 Aanbevolen wordt dat de raad van bestuur en, in voorkomend geval, het benoemingscomité, periodiek de structuur, omvang, samenstelling en prestaties van de raad van bestuur en de kennis, vaardigheden, ervaring en mate van betrokkenheid van individuele leden van de raad van bestuur alsook van deze raad als geheel beoordelen. Deze periodieke herbeoordeling moet minstens eenmaal per jaar worden uitgevoerd voor significante ondernemingen, en om de twee jaar voor minder significante ondernemingen.

2) Herbeoordeling op basis van specifieke gebeurtenissen

4:104 Wanneer de onderneming op de hoogte wordt gebracht van een gebeurtenis die een invloed kan hebben op de beoordeling van de individuele geschiktheid van een te beoordelen persoon of op de beoordeling van de collectieve geschiktheid van een besluitvormingsorgaan^[1], dient zij na te gaan of een formele herbeoordeling nodig is in het licht van de gevolgen van deze gebeurtenis voor de geschiktheid van de betrokken persoon, en moet zij de onderliggende overwegingen schriftelijk vastleggen. Indien de onderneming concludeert dat een ad-hoc-herbeoordeling noodzakelijk is, dient zij dit onmiddellijk ter kennis te brengen van de NBB. Voorbeelden van gebeurtenissen die automatisch moeten leiden tot een herbeoordeling van de collectieve geschiktheid van een orgaan zijn: een belangrijke wijziging in het bedrijfsmodel, de risicobereidheid of de strategie van de onderneming; een belangrijke wijziging in de samenstelling van de raad van bestuur of het directiecomité; redelijke gronden om te vermoeden dat geld werd of wordt witgewassen of financiering van terrorisme heeft plaatsgevonden of plaatsvindt of daar een poging toe is of wordt gedaan; enz.

3) Procedures en processen voor de herbeoordeling van de geschiktheid

4:105 Er wordt aanbevolen procedures en processen in te stellen om de individuele en collectieve geschiktheid van de onder dit handboek vallende personen permanent, periodiek of op basis van specifieke gebeurtenissen te controleren. De periodieke herbeoordelingen, de overwegingen of een ad-hoc-herbeoordeling nodig is in geval van specifieke gebeurtenissen en de op deze specifieke gebeurtenissen gebaseerde herbeoordelingen zelf moeten schriftelijk worden vastgelegd.

4:106 De onderneming moet de NBB onmiddellijk op de hoogte brengen indien er bij periodieke herbeoordelingen of bij herbeoordelingen naar aanleiding van specifieke gebeurtenissen significante tekortkomingen worden vastgesteld. Dit dient te gebeuren aan de hand van het fit & proper-formulier "Nieuwe elementen".

4) Conclusie van de beoordeling of herbeoordeling

4:107 Als de door de onderneming uitgevoerde beoordeling of herbeoordeling tot de conclusie leidt dat een persoon niet geschikt is om te worden benoemd in de beoogde functie, mag deze persoon niet worden benoemd. Als de betrokkene al benoemd is, dient deze benoeming te worden herroepen. Met uitzondering van de tekortkomingen op de criteria voor de beoordeling van de professionele betrouwbaarheid, dient een onderneming, als zij bij haar beoordeling of herbeoordeling gemakkelijk te verhelpen tekortkomingen vaststelt, passende corrigerende maatregelen te nemen om deze tekortkomingen tijdig te verhelpen.

4:108 In ieder geval dient de NBB onmiddellijk op de hoogte te worden gesteld van eventueel vastgestelde belangrijke tekortkomingen^[2]. Daarbij dienen de maatregelen te worden vermeld die zijn genomen of gepland om deze tekortkomingen te verhelpen, evenals de termijn voor de uitvoering ervan^[3].

^{[1] Zie artikel 81, § 4 van de Toezichtswet Verzekeringen.}

^{[2] Artikel 81, § 4 van de Toezichtswet Verzekeringen.}

^{[3] Zie met name de Memorie van Toelichting bij de wet van 5 december 2017 houdende diverse financiële bepalingen, Parl.St. Kamer, 2017-2018, nr. 54-2682/001, p. 24: “Het behoort tot de primaire verantwoordelijkheid van de betrokken persoon en de instelling om elk relevant nieuw feit dat een invloed kan hebben op het “fit & proper”-karakter van de betrokkene, onverwijld te melden aan de toezichthouder. [...] [Zij dienen] de toezichthouder steeds juiste en volledige informatie te verschaffen opdat de eerstgenoemde een correct beeld kan vormen van de geschiktheid van de betrokkene. De niet-naleving hiervan kan in voorkomend geval als gevolg hebben dat de toezichthouder de betrokken persoon diskwalificeert, hetgeen impliceert dat de betrokken persoon niet langer als geschikt wordt beschouwd.”.}