4.6.1 Tijdstip van de beoordeling

4:109 De NBB beoordeelt de geschiktheid van personen die een onder de Toezichtswet Verzekeringen vallende functie wensen te vervullen vóór zij daadwerkelijk in functie treden. De NBB voert ook een beoordeling uit wanneer feiten en/of omstandigheden dit rechtvaardigen. De concrete draagwijdte en de beoordelingsmethode verschillen naargelang van het tijdstip waarop de beoordeling plaatsvindt.

4.6.1.1 Vóór de infunctietreding

4:110 Deze beoordeling vindt plaats bij de aanvraag van een vergunning^[1] door een onderneming of wanneer een onderneming die reeds over een vergunning beschikt, voornemens is om iemand aan te stellen in een functie die onder de Toezichtswet Verzekeringen valt. In dit laatste geval kan het gaan om iemand die reeds werkzaam is bij de betrokken onderneming of om een externe persoon.

4.6.1.2 Tijdens de uitoefening van een functie

4:111 In het kader van het door de NBB uitgeoefend doorlopend prudentieel toezicht wordt de geschiktheid van de personen die onder de Toezichtswet Verzekeringen vallen ook herbeoordeeld als er nieuwe feiten en/of omstandigheden zijn die redelijkerwijs een herbeoordeling rechtvaardigen. Het behoort tot de bevoegdheid van de NBB om te bepalen wat nieuwe feiten en/of omstandigheden zijn.

1) Herbeoordeling op basis van specifieke signalen

4:112 In de praktijk gaat de NBB af op signalen die twijfel zaaien over iemands geschiktheid en dus de noodzaak kunnen rechtvaardigen om te toetsen of de betrokkene voldoende geschikt is voor de door hem/haar uitgeoefende functie. Deze signalen kunnen zeer divers zijn^[2].

4:113 Wanneer een strafrechtelijke, administratieve, burgerrechtelijke of tuchtrechtelijke procedure wordt geopend ten aanzien van een persoon in functie, die twijfel kan doen rijzen over de deskundigheid of professionele betrouwbaarheid van de betrokkene, kan de NBB de raad van bestuur van de betrokken onderneming vragen of hij - in het licht van de feiten waarvan de betrokkene wordt beschuldigd - meent het vertrouwen in die persoon te kunnen behouden. De onderneming dient van de betrokken persoon volledige transparantie te verkrijgen over de tenlastegelegde feiten. De NBB voert in elk geval zelf een beoordeling uit en houdt daarbij rekening met de motivering van de raad van bestuur en de aard van de tenlastegelegde feiten.

4:114 Indien de NBB een nieuwe beoordeling uitvoert, zal deze voornamelijk betrekking hebben op het optreden en het functioneren van de betrokkene in de praktijk. Zo gaat de NBB onder meer na op welke wijze de betrokkene zijn/haar kennis en vaardigheden heeft ingezet en of de besluitvorming en bedrijfsvoering al dan niet getuigen van professioneel gedrag.

4:115 De nieuwe beoordeling kan voor één of meer personen tegelijk worden uitgevoerd, naargelang van de aanleiding voor de herbeoordeling. Indien bijvoorbeeld bezorgdheid over de bedrijfscultuur de aanleiding vormt voor de herbeoordeling, dan zullen er waarschijnlijk meerdere personen opnieuw worden beoordeeld. Indien de aanleiding van de herbeoordeling daarentegen verband houdt met bezorgdheid over specifieke activiteiten van de onderneming (een bepaald product of een specifieke markt, een bepaalde interne controlelijn) die behoren tot het takenpakket van een welbepaald persoon, dan zal de herbeoordeling zich waarschijnlijk op deze specifieke persoon richten, zonder dat dit afbreuk doet aan de mogelijkheid om later andere personen aansprakelijk te stellen wegens niet-nakoming van hun toezichthoudende taken.

4:116 Het aantreden van een nieuwe bestuurder leidt niet automatisch tot de herbeoordeling van de collectieve geschiktheid van de reeds in functie zijnde leden van de raad van bestuur van de onderneming. Een gewijzigde samenstelling van het bestuursorgaan, al dan niet door het aantreden van een nieuwe persoon, kan echter wel een redelijke grond zijn voor een herbeoordeling van de collectieve geschiktheid. Dit kan met name het geval zijn indien een persoon met een bepaalde deskundigheid aftreedt en er voor deze persoon geen (tijdelijke) vervanging wordt gezocht of gevonden of nog, indien leden van de raad van bestuur van functie veranderen (bijvoorbeeld van niet-uitvoerende naar uitvoerende bestuurder).

2) Herbeoordeling zonder specifieke signalen

4:117 De NBB kan de individuele en collectieve geschiktheid van te beoordelen personen ook doorlopend herbeoordelen - zonder dat er specifieke signalen zijn - in het kader van de uitoefening van haar algemeen risicogebaseerd toezicht.

4.6.2 Beoordelingsprocedure

4.6.2.1 Vóór de infunctietreding

4:118 Overeenkomstig artikel 81 van de Toezichtswet Verzekeringen dienen de ondernemingen de NBB voorafgaandelijk op de hoogte te brengen van voorstellen tot benoeming, herbenoeming of ontslag van de personen die onder de toepassing van de wet vallen. Wanneer een persoon van functie verandert, dient dit als een nieuwe benoeming te worden beschouwd. Er is tevens sprake van een verandering van functie wanneer er binnen de raad van bestuur en het directiecomité een significante nieuwe taakverdeling is vastgesteld.

4:119 Conform de beginselen van behoorlijk bestuur, streeft de NBB ernaar haar beslissing binnen een redelijke termijn te nemen, bij voorkeur binnen 2 maanden. Afhankelijk van het geval kunnen geschiktheidsbeoordelingen leiden tot bijkomende verificaties (bv. één of meer interviews, raadpleging van andere (buitenlandse) toezichthouders, raadpleging van opgegeven referenties, opvraging van bijkomende informatie bij het gerecht of andere autoriteiten, enz.), die op hun beurt bijkomend analysewerk voor de NBB met zich kunnen meebrengen. Dit kan tot gevolg hebben dat het eigenlijke onderzoek van het dossier meer tijd vergt. In dergelijke gevallen (tijdrovende /complexe dossiers) hanteert de NBB als richtlijn dat binnen 4 maanden een beslissing moet worden genomen.

4:120 Deze indicatieve termijnen beginnen te lopen zodra de naar behoren ingevulde formulieren en alle nodige informatie aan de NBB zijn toegezonden. Wanneer de NBB bijkomende informatie opvraagt bij de onderneming, worden deze termijnen opgeschort totdat de betrokken informatie is verstrekt. De ondernemingen wordt verzocht rekening te houden met deze indicatieve termijnen voor het tijdig overmaken van het schriftelijk dossier via de standaardformulieren.

4:121 De benoeming kan niet plaatsvinden vóór de NBB een beslissing heeft genomen. Kort na het indienen van de naar behoren ingevulde formulieren kan de onderneming via de gebruikelijke kanalen contact opnemen met de NBB om na te gaan of deze laatste het dossier al dan niet als tijdrovend /complex beschouwt. Indien dit het geval is, kan de benoeming uitzonderlijk plaatsvinden onder opschortende voorwaarde en kan ze onder vermelding van die voorwaarde ook openbaar gemaakt worden.

4:122 Wanneer een voordracht tot benoeming betrekking heeft op een persoon die voor het eerst wordt voorgedragen voor een onder de wet vallende functie, raadpleegt de NBB de FSMA.^[3]. De FSMA maakt de relevante feitelijke informatie over aan de NBB binnen een termijn van een week na ontvangst van het verzoek om advies.

4.6.2.2 Tijdens de uitoefening van een functie

4:123 Het is aan de NBB om te beslissen of de geschiktheid van een persoon in functie opnieuw moet worden beoordeeld. Zo kan de NBB naar aanleiding van vaststellingen of analyses in het kader van de uitoefening van haar toezicht op een specifieke onderneming, beslissen over te gaan tot een herbeoordeling van de geschiktheid van de betrokken personen. Die beslissing kan bijvoorbeeld gebaseerd zijn op rapporten of vaststellingen waaruit een negatieve of afwijzende houding blijkt ten aanzien van algemeen aanvaarde best practices (bijvoorbeeld inzake transparante en volledige informatiedoorstroming naar het wettelijk bestuursorgaan), het ontstaan van concrete twijfels over de vraag of de onderneming, de leden van de raad van bestuur of het directiecomité of de verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties in het verleden of het heden aan de vereisten op het gebied van de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme voldeden of voldoen, het herhaaldelijk of bewust niet opvolgen van aanbevelingen van de NBB, een vastgesteld gebrek aan beschikbaarheid om vergaderingen bij te wonen, het verstrekken van onvolledige of onjuiste informatie aan de NBB of aandeelhouders, een niet-coöperatieve houding ten aanzien van de NBB, enz.^[4].

4:124 In geval van herbeoordeling van een persoon laat de NBB de onderneming weten welke informatie zij wenst te ontvangen. De NBB kan alle nodige informatie opvragen voor haar beoordeling (met name de door de onderneming uitgevoerde periodieke beoordelingen) of de betrokkenen interviewen.

4:125 Wanneer de NBB overgaat tot een herbeoordeling, kan zij de persoon in kwestie om medewerking verzoeken. Indien de betrokkene zijn/haar medewerking weigert, kan de NBB de onderneming daarvan op de hoogte brengen om de nodige informatie te verkrijgen. Indien het resultaat niet bevredigend is, kan de NBB administratieve maatregelen (met name de vervanging van de betrokkene) nemen en/of administratieve sancties opleggen.

4.6.3 Informatie voor de beoordeling

4.6.3.1 Informatiebronnen van de NBB

4:126 Om een zo volledig mogelijk beeld te verkrijgen van de geschiktheid van een persoon, gebruikt de NBB een breed scala aan informatiebronnen, zoals:

• het door de onderneming en de betrokkene naar behoren ingevuld en ondertekend toepasselijk standaardformulier (zie hoofdstuk 5 van dit handboek), met inbegrip van de informatie die de NBB zo nodig kan verkrijgen van de referenties die erin zijn opgenomen;
• de door de onderneming verrichte geschiktheidsbeoordeling, met inbegrip van de beoordeling van de collectieve geschiktheid door de raad van bestuur en de beoordeling van de belangenconflicten en de tijdsbesteding;
• de toezichtsinformatie en -antecedenten waarover de NBB als prudentiële toezichthouder beschikt;
• het geschiktheidsbeleid van de onderneming, het functieprofiel dat door de onderneming werd opgesteld voor de betrokken functie en de selectiebeslissing die door de raad van bestuur werd genomen, waarvan het verslag bij het geschiktheidsformulier dient te worden gevoegd;
• adviezen van de FSMA;
• adviezen van andere autoriteiten die toezicht houden op de onderneming (zoals de toezichthoudende autoriteiten die belast zijn met de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme, de financiële inlichtingeneenheden en de bevoegde handhavende instanties, de belastingautoriteiten, enz.);
• informatie die werd verkregen van de gerechtelijke autoriteiten;
• informatie uit databanken van EIOPA (bv. over geschiktheid);
• indien voorhanden, de door de onderneming uitgevoerde periodieke (en schriftelijk vastgelegde) herbeoordeling van de betrokkene op basis van het toepasselijke functieprofiel, inclusief de overwegingen die tot deze herbeoordeling hebben geleid;
• overige informatie waarover de onderneming beschikt en die relevant kan zijn voor de geschiktheidsbeoordeling;
• openbare informatie.

4:127 De NBB is bevoegd om alle informatie op te vragen die zij noodzakelijk acht voor de geschiktheidsbeoordeling van een persoon^[5]. Het is aangewezen dat ondernemingen belangrijke wijzigingen in hun geschiktheidsbeleid systematisch en spontaan melden aan de NBB.

4.6.3.2 Bewust achterhouden of verkeerd overmaken van informatie

4:128 De onderneming en de te beoordelen persoon verschaffen de NBB via de standaardformulieren en op haar verzoek juiste en volledige informatie. Bij twijfel over de relevantie of materialiteit van bepaalde informatie moet de betrokken informatie toch worden verstrekt of moet de onderneming via de gebruikelijke kanalen nagaan bij de NBB of het nodig is deze informatie te verstrekken. Veroordelingen, van welke aard ook, moeten steeds worden opgenomen in de formulieren. Alleen de NBB is bevoegd om te oordelen in welke mate zij relevant of materieel zijn voor de geschiktheidsbeoordeling.

4:129 De vaststelling van een tekortkoming op dit gebied heeft een negatieve invloed op de beoordeling door de NBB. Het niet melden van relevante en materiële informatie wordt door de NBB beschouwd als een toezichtsantecedent. De NBB kan een dergelijke tekortkoming op het spoor komen via andere informatiebronnen.

4:130 Indien de instelling opzettelijk informatie achterhoudt, leidt dit onmiddellijk tot een weigering aangezien hieruit een gebrek aan transparantie ten aanzien van de NBB blijkt.

4.6.4 Techniek van het interview

4:131 Bij een geschiktheidsbeoordeling kan de NBB ervoor opteren de betrokken persoon te interviewen. Zij doet dit met name wanneer zij van mening is dat een gesprek met de betrokkene wenselijk of noodzakelijk is om een volledig en duidelijk beeld te verkrijgen van diens deskundigheid en/of professionele betrouwbaarheid. De NBB hanteert hierbij een risicogebaseerde benadering en houdt rekening met de aard, de omvang en het risicoprofiel van de onderneming, met de beoogde functie en met alle andere elementen die vragen zouden doen rijzen over de door de onderneming en de betrokkene verstrekte informatie. Als algemene regel geldt dat er in het geval van significante ondernemingen altijd een interview plaatsvindt bij nieuwe benoemingen in de functie van CEO (of gelijkwaardige functie) of voorzitter van de raad van bestuur van de onderneming. In alle andere gevallen kunnen interviews, afhankelijk van de concrete noden, ook worden gebruikt voor deskundigheids- en betrouwbaarheidsbeoordelingen. Indien er na het initiële interview nog bezorgdheden zijn, kan hiervoor een tweede specifiek interview worden gehouden.

4:132 Het interviewpanel bestaat uit minimum twee leden. Voor kandidaten voor de functie van Compliance Officer kan het interview samen met de FSMA worden afgenomen.

4:133 Tijdens dit interview gaat de NBB na of het beeld dat de onderneming heeft geschetst van de geschiktheid van een persoon, strookt met de wijze waarop die persoon overkomt tijdens het interview, eventueel in combinatie met andere toezichtsinformatie en -antecedenten met betrekking tot de onderneming of de persoon in kwestie.

4:134 Het interview laat de NBB tevens toe zich ervan te vergewissen dat de betrokkene goed op de hoogte is van zijn verwachtingen en van die van de onderneming. In voorkomend geval wijst de NBB de onderneming op domeinen waar verdere inspanningen nodig zijn (bijvoorbeeld een gebrek aan kennis van een specifiek onderwerp).

4:135 Het interview vindt in principe plaats zonder dat de betrokken onderneming hierbij aanwezig is, maar de NBB kan daar anders over beslissen.

4:136 Indien het interview twijfels over de geschiktheid van de kandidaat doet ontstaan of bevestigt, of een aantal te verbeteren punten aan het licht brengt, deelt de NBB deze beoordeling van het interview schriftelijk mee aan de voorzitter van de raad van bestuur van de onderneming en aan de betrokkene.

4:137 Bij het stopzetten van een functie kan een zogenaamd "exitinterview" voor de NBB bijzonder nuttig zijn om nadere informatie over het stopzetten van de functie of de governance van de onderneming in het algemeen te verkrijgen.

4.6.5 Resultaat en gevolgen van de beoordeling

4:138 Na afloop van de geschiktheidsbeoordeling (naargelang van het geval vóór of tijdens de uitoefening van een welbepaalde functie), brengt de NBB de onderneming onverwijld op de hoogte van het resultaat van de beoordeling en, eventueel, van enkele onderliggende bevindingen.

4:139 In voorkomend geval kan de NBB haar beslissing tot goedkeuring vergezeld doen gaan van aanvullende bepalingen (ancillary provisions) om eventuele tekortkomingen van ondergeschikte aard te verhelpen. Deze aanvullende bepalingen mogen geen betrekking hebben op aspecten die verband houden met de professionele betrouwbaarheid.

4:140 Ze kunnen de vorm aannemen van aanbevelingen^[6] maar ook van voorwaarden^[7] of verplichtingen^[8]. Aangezien de geschiktheid een voortdurend karakter heeft, beschikt de NBB te allen tijde over de mogelijkheid om de daadwerkelijke naleving van dergelijke voorwaarden of verplichtingen te monitoren, en, indien nodig, een herbeoordeling uit te voeren.

4:141 Wanneer een onderneming aan de NBB onvoldoende informatie verschaft over de geschiktheid van een te beoordelen persoon, deelt deze laatste de onderneming mee dat de benoeming van de betrokkene niet kan worden goedgekeurd omdat zijn/haar geschiktheid onvoldoende is aangetoond en verzoekt zij de onderneming het dossier in te trekken, of neemt zij een negatief besluit.

4:142 Negatieve besluiten van de NBB aangaande de geschiktheid van een persoon worden steeds grondig gemotiveerd. Er kan een beroep worden ingesteld bij de Raad van State. De concrete beroepsmogelijkheden worden vermeld in de kennisgevingsbrief.

4:143 Tot slot kan nog worden opgemerkt dat de NBB tevens - los van enige formele positieve, negatieve of voorwaardelijke beslissing inzake de geschiktheid - de onderneming kan contacteren om feedback te geven over een ingediende kandidatuur. Indien de onderneming de kandidatuur bijvoorbeeld intrekt tijdens de behandeling van het dossier door de NBB, kan deze laatste - in het kader van, enerzijds, de verantwoordelijkheid die op de onderneming rust om de geschiktheid te beoordelen en/of anderzijds, het bredere governanceperspectief - feedback geven over de vastgestelde problemen. Indien nodig kan de NBB ook passende prudentiële maatregelen opleggen om bepaalde tekortkomingen in het geschiktheidsbeleid of de governance van de onderneming te verhelpen.

^{[1] Voor benoemingen die in het kader van een vergunningsdossier worden onderzocht, moeten dezelfde geschiktheidscriteria worden gehanteerd en moet de procedure in grote lijnen op dezelfde wijze worden toegepast, rekening houdend met de specifieke kenmerken van de vergunningscontext. Het besluit van de NBB wordt echter volgens een ad-hocplanning genomen, zodat de infunctietreding samenvalt met het besluit over de vergunning.}

^{[2] Voorbeelden zijn de opening van of ontwikkelingen in strafrechtelijke, burgerrechtelijke, administratieve of tuchtrechtelijke procedures, het bestaan van goede redenen om te vermoeden dat in verband met de onderneming geld wordt of werd witgewassen of terrorisme wordt of werd gefinancierd, of dat gepoogd wordt of werd geld wit te wassen of terrorisme te financieren, of dat er een verhoogd risico is daarop, een onverwachte verandering in de bedrijfsresultaten, bezorgdheid over het gehanteerde bedrijfsmodel of over de integere en beheerste bedrijfsvoering, de uitbreiding van activiteiten naar het buitenland, de uitbesteding van (kern)taken, het structureel niet of niet tijdig reageren op verzoeken om informatie vanwege de toezichthouder, een groot verloop van medewerkers, een slechte administratie, het (herhaaldelijk) overtreden van wet- en regelgeving. In voorkomend geval gaat het om een combinatie van signalen die in hoofde van de toezichthouder twijfel zaaien over iemands geschiktheid.}

^{[3] Artikel 81, § 2 van de Toezichtswet Verzekeringen.}

^{[4] Zie met name de Memorie van Toelichting bij de wet van 5 december 2017 houdende diverse financiële bepalingen, Parl.St. Kamer, 2017-2018, nr. 54-2682/001, p. 24.}

^{[5] Artikel 36/19 van de wet van 22 februari 1998 tot vaststelling van het organiek statuut van de Nationale Bank van België.}

^{[6] Aanbevelingen zijn bedoeld om best practices bij de ondernemingen te bevorderen en op wenselijke verbeteringen te wijzen. De NBB formuleert niet alleen aanbevelingen in het kader van de geschiktheidsbeoordeling, maar in alle domeinen van het prudentieel toezicht.}

^{[7] Een voorwaarde is een vereiste die wordt opgelegd aan een onder prudentieel toezicht staande onderneming (en die ook een rechtstreekse weerslag kan hebben op de benoemde persoon) in plaats van wat anders een negatief besluit zou zijn. De meest voorkomende voorwaarden zijn met name: (i) een verbintenis tot het volgen van een specifieke opleiding; (ii) het opgeven van een bestuursfunctie, een mandaat of een andere functie buiten de onderneming; (iii) een proefperiode voor de verantwoordelijken voor onafhankelijke controlefuncties (net onder het niveau van het directiecomité), na afloop waarvan de NBB kan beslissen om haar aanvankelijke positieve beslissing al dan niet te valideren.}

^{[8] In het besluit van de NBB kan eveneens een verplichting zijn opgenomen om specifieke informatie te verstrekken met het oog op de doorlopende beoordeling van de deskundigheid en professionele betrouwbaarheid of om een specifieke maatregel te nemen met betrekking tot de deskundigheid en professionele betrouwbaarheid, die niet de te benoemen persoon maar de gehele onder prudentieel toezicht staande onderneming betreft. In tegenstelling tot wat voor een voorwaarde geldt, heeft het niet naleven van een verplichting niet automatisch een invloed op de beoordeling van de deskundigheid en professionele betrouwbaarheid van de te benoemen persoon. De meest voorkomende verplichtingen zijn met name: (i) melden van lopende rechtszaken; (ii) ingaan op verzoeken tot verbetering van schriftelijk vastgelegde beleidslijnen met betrekking tot belangenconflicten; (iii) ingaan op verzoeken tot verbetering op het gebied van collectieve geschiktheid.}