5:3 Het formulier "Nieuwe benoeming" moet worden gebruikt voor elke nieuwe benoeming in een functie waarvoor een geschiktheidsbeoordeling door de NBB/ECB is vereist, en voor elke belangrijke functiewijziging, met name indien de wijziging verband houdt met de taakverdeling tussen de leden van het wettelijk bestuursorgaan van de instelling en de leden van het directiecomité^[1].

5:4 Voor elk type instelling bestaat er een specifieke versie van dit formulier. De vijf criteria voor de beoordeling van de geschiktheid komen erin aan bod^[2]. Het moet worden ondertekend door de instelling zelf evenals door de betrokken persoon.

5:5 Zoals vermeld in mededeling NBB_2021_04 van 19 januari 2021 betreffende het project HIVE en de digitalisatie van het “fit & proper”-proces, mag dit formulier uitsluitend langs elektronische weg aan de NBB/ECB worden verstrekt, via de daartoe bestemde portaalsites:

• voor significante kredietinstellingen: de portaalsite van de ECB;
• voor minder significante kredietinstellingen en alle andere instellingen: de portaalsite van de NBB.

5:6 De website van de NBB bevat de nodige verwijzingen naar de relevante portaalsites. Het formulier voor significante kredietinstellingen die onder het toezicht van de ECB staan is geharmoniseerd voor alle landen waar de ECB de bevoegde toezichthouder is, maar in sommige vragen/onderdelen wordt rekening gehouden met specifieke nationale kenmerken. Deze specifieke kenmerken zijn vermeld aan het einde van het formulier. Alvorens het formulier in te vullen, moeten de betrokken kandidaten kennis nemen van de specifieke Belgische kenmerken.

5:7 Er dient benadrukt te worden dat de NBB(/ECB) niet aanvangt met de beoordeling zolang zij geen naar behoren ingevuld standaardformulier heeft ontvangen.

5:8 Het formulier moet door de betrokkene en de instelling worden ondertekend overeenkomstig de op de portaalsites van de ECB en de NBB verstrekte instructies.

^[1] _{Er is sprake van een “belangrijke functiewijziging” binnen het wettelijk bestuursorgaan en het directiecomité, zoals onder meer bedoeld in artikel 60, §3 van de bankwet en artikel 81, §3 van de Toezichtswet Verzekeringen, en waarbij een nieuwe geschiktheidsbeoordeling moet worden uitgevoerd aan de hand van het formulier "Nieuwe benoeming", in ten minste de volgende 4 situaties:}

1. _{Een niet-uitvoerend bestuurder die voorzitter wordt van de raad van bestuur of van een gespecialiseerd comité (risico-, audit-, benoemings- en/of remuneratiecomité);}
2. _{Een niet-uitvoerend bestuurder die lid wordt van het auditcomité en/of het risicocomité;}
3. _{Een lid van het directiecomité dat voorzitter van het directiecomité (CEO) wordt; en}
4. _{Een wijziging in de taakverdeling tussen de leden van het directiecomité die een verandering in de rapportering van de onafhankelijke controlefuncties en de financiële functie inhoudt (b.v. nieuw lid van het directiecomité met de verantwoordelijkheid voor een onafhankelijke controlefunctie zoals de Chief Risk Officer of nieuw lid van het directiecomité Chief Financial Officer).}

_{Deze situaties mogen niet worden verward met het geval waarin een niet-uitvoerend bestuurder een uitvoerend bestuurder wordt of omgekeerd, wat geen belangrijke functiewijziging is binnen een besluitvormingsorgaan in de zin van artikel 60, §3 van de bankwet en artikel 81, §3 van de Toezichtswet Verzekeringen. In dat geval moet deze functiewijziging echter worden onderworpen aan een beoordeling als bedoeld in artikel 60, §1 van de bankwet en artikel 81, §1 van de Toezichtswet Verzekeringen.}

^{[2] Voor een belangrijke functiewijziging kan de NBB/ECB per geval aangeven dat bepaalde onderdelen van het formulier "Nieuwe benoeming" niet moeten worden ingevuld.}

5:13 Wanneer de uitoefening van een functie waarvoor een geschiktheidsbeoordeling is vereist, stopgezet wordt, moet daarover informatie worden verstrekt aan de NBB. Ook in dat geval moet overeenkomstig mededeling NBB_2021_04 een standaardformulier worden gebruikt dat beschikbaar is op de portaalsite van de NBB (OneGate en binnenkort Hive). Dit formulier "Stopzetting" geldt voor alle financiële instellingen die onder dit handboek vallen (met inbegrip van significante kredietinstellingen die onder het toezicht van de ECB staan).

5:14 De website van de NBB bevat de nodige verwijzingen naar de betrokken portaalsite.

5:15 Dit formulier moet door de instelling worden ondertekend overeenkomstig de op de portaalsite van de NBB verstrekte instructies.

5:16 Wanneer een te beoordelen persoon wordt vervangen, moeten er twee formulieren worden ingevuld: het formulier “Stopzetting” voor de persoon die de uitoefening van de functie stopzet en het formulier “Nieuwe benoeming” voor de persoon die de betrokken functie wenst op te nemen.