6:2 Elke vennootschap beschrijft en documenteert haar volledige interne organisatieregeling in haar governancememorandum. Het wettelijk bestuursorgaan keurt het governancememorandum goed en zorgt voor de actualisering ervan^[1].

6:3 Het governancememorandum is een prudentieel document dat integraal deel uitmaakt van het vergunningsdossier en heeft in deze context een vertrouwelijk karakter.

6:4 Het memorandum behoort in de eerste plaats tot de verantwoordelijkheid van de vennootschap. Het wordt aangepast telkens er zich betekenisvolle wijzigingen voordoen die een impact hebben op de beleidsstructuur en organisatie van de vennootschap en wordt minstens éénmaal per jaar door het wettelijk bestuursorgaan geëvalueerd overeenkomstig de artikelen 19 en 56 van de toezichtswet beursvennootschappen. De vennootschap dient uitvoerige toelichting te verschaffen indien zij niet aan de goede praktijken voldoet die worden opgelegd door dit handboek en door circulaires of internationale richtsnoeren ("comply or explain"-beginsel).

6:5 Bij dit handboek is een model van governancememorandum gevoegd. Het gebruik van dit model is facultatief. Het wordt ook beschouwd als een goede praktijk om bij het governancememorandum een inventaris te voegen van het governancebeleid en van de van kracht zijnde interne reglementen met, indien mogelijk, links naar de relevante documenten of de documenten zelf.

^{[1]  Art. 21, § 3, 23 en 56, § 6 van de toezichtswet beursvennootschappen}